B. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif yaitu untuk menggambarkan, memaparkan, dan mengungkapkan
hasil penelitian mengenai Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian surat,
penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, secara gamblang sehingga penelitian dapat
tergambar secara jelas. Penelitian deskriptif biasanya tidak diarahkan untuk menguji hipotesis, melainkan untuk mencari informasi untuk
mengambil keputusan atau kesimpulan. Berdasarkan proses sifat dan analisis datanya, penelitian ini bersifat ekpolaratif bertujuan untuk
menggambarkan keadaan atau status fenomena. Karena penelitian ini mendeskripsikan suatu gejala nyata yang ada dilapangan maka tidak ada
intervensi dari peneliti.
C. Sumber Data Informan
Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah semua pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah,
yaitu: 1.
Kepala Sekolah 2.
Kepala Tata Usaha 3.
Guru
D. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang akurat dalam menyusun laporan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa tekhnik pengambilan data
primer data asli antara lain:
1. Wawancara.
Wawancara adalah cara menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan melakukan tanya jawab lisan secara
sepihak, berhadapan muka, dan dengan arah serta tujuan yang telah ditentukan.
34
Berkaitan dengan hal ini, wawancara yang akan dilakukan penulis kepada Kepala Tata usaha Pegawai Tata Usaha dan
Kepala Sekolah untuk memperoleh data-data dan fakta empiris mengenai objek penelitian tentang proses pelaksanaan Sistem
Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian
surat, penyimpanan,
penemuan kembali,
pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, dengan melakukan sejumlah wawancara kepada pihak-pihak terkait
yang mengetahui secara jelas bagaimana Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang selama ini telah dilakukan di SMK Islamiyah.
2. Angket questioner
Angket adalah suatu alat pengumpulan data yangberupa serangkain pertanyaan tertulis yang diajukan kepada subjek
penelitianresponden untuk mendapatkan jawaban secara tertulis. Dalam hal ini penulis mengajukan sejumlah pertanyaan secara
sistematis yang ditujukan kepada guru-guru SMK Islamiyah dengan menyediakan alternative jawaban yang harus dijawab.
Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup menggunakan Persentasi .
1 Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering 76-
100= Sangat Baik. 2
Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering -51- 75= Baik.
3 Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas
26-50= Kurang Baik.
34
Anas Sudijono, Pengantar Evaluasi Pendidikan, Jakarta:PT RajaGrafindo, 2006, hal.8
4 Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas 0-
25= Sangat Kuarang Baik.
3. Studi Dokumentasi.
Menurut Suharsimi Arikanto Metode Dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan,
transkip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, ledger, agenda, dan sebagainya.
35
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan pada subjek penelitian, tetapi
melalui dokumen.
36
kelengkapan terhadap data-data penunjang karya ilmiah, peneliti menampung sumber-sumber informasi non
manusia dengan harapan dapat memperoleh informasi yang lebih luas mengenai
pokok penelitian.
Dokumentasi digunakan
untuk memperoleh data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian ini
yaitu tentang Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan, misalnya profil sekolah, berkas-berkas
yang berkaitan dengan Arsip, dan lain-lain.
Tabel 2 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Tata Usaha
Variabel Dimensi
Indikator Item
Pelaksanaan Sistem
Kearsipan Penciptaan Arsip
1. Menciptakan arsip yang
baik dan benar. 2.
Mendesain formulir 1,2,3 dan 4
4,5,6 dan 8 Pendistribusian
Arsip 1.
Mendistribusikan arsip dengan cepat dan teliti.
2. Mencatat surat masuk
dan surat keluar. 3.
penyortiran surat. 9, 10
11, 12 13, 14, 15
35
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Yogyakarta: Rineka Cipta, 2002, hal. 109
36
Mahmud, Metode Penelitian Pendidikan, Bandung: CV Pustaka Setia, 2011, hal. 183
Penyimpanan arsip
1. Penyimpanan
arsip yang baik dan benar.
2. Menemukan kembali
arsip yang disimpan. 16, 17
18, 19
Pemeliharaan arsip
1. Memelihara arsip yang
baik dan benar. 2.
Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip.
20, 21
22, 23, 24, 25, 26
Penyusutan dan pemusnahan arsip
6. Melakukan penilaian
arsip. 7.
Menyusutkan arsip
sesuai jadwal retensi arsip.
8. Memusnahkan arsip.
27, 28
29, 30
31, 32
Tabel 3 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Kepala Sekolah
Variabel Dimensi
Indikator Item
Pelaksanaan Sistem
Kearsipan Pengarahan
Kearsipan 1.
Keterlibatan Kepala Sekolah dalam Sistem arsip.
2. Kebijakan dalam Sistem
arsip. 33, 34,
35,42 36, 37,
38
Pegawai Kearsipan
1. Merekrut pegawai kearsipan.
2. Pembinaan atau pelatihan
untuk para pegawai kearsipan guna meningkatkan kualitas
kerja. 39, 40
41
Tabel 4 Kisi-Kisi Angket Guru
Dimensi Indicator
No item Pelaksanaan
Sistem kearsipan
1. Penciptaan arsip dengan baik dan benar
2. Pendistribusian arsip dengan cepat
3. Penyimpanan arsip secara sistematis
4. Penemuan kembali dan Pemeliharaan
arsip yang baik 5.
Penilaian dan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensinya
1,2,3 5
4,6,7,8,11 12,13
14,15
Pengawasan kearsipan
1. Evaluasi program kearsipan
2. Program pengawasan pelaksanaan
kegiatan kearsipan. 9,10,16
17
E. Teknik Analisis Data
Kategori