Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam organisasi, maka pekerjaan atua kegiatan yang berhubungan
dengan penggunaan arsip disebut sebagai Sistem kearsipan. Jika Sistem kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali
data-data dan surat-surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu yang lama, bahkan akan menghambat
dalam menentukan keputusan dan membuat laporan. Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem
kearsipan adalah proses pengurusan yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk
memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan Sistem kearsipan seorang manajer
atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran
mudah dicapai dengan efektif dan efisien. Pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu kegiatan administrasi itu
mencakup pelaksanaan fungsi-fungsi sistem kearsipan yang meliputi proses penciptaan arsip, pencatatan dan pendistribusian arsip,
penyimpanan dan penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan serta pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang
dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan
fungsinya. Arsip
yang tercipta
tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang
tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebaginya.
Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan,
sehingga dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar.
Formulir adalah salah satu bagian dari jenis arsip yang penting dan sangat erat kaitannyadengan Sistem kearsipan secara
keseluruhan. Sekitar 30 dari seluruh arsip yang tercipta terdiri dari formulir. Salah satu unsur keterkaitan formulir dengan
Sistem kearsipan khususnya terletak pada aspek penyimpanannya filing. Baik yang berkaitan dengan kemudahan untuk
penyimpanannya, ketepatan penggunaan peralatan penyimpanan, maupun yang berkaitan dengan kualitas arsip. Dalam banyak hal
masalah yang dihadapi dalam merancang formulir adalah karena kurang diperhatikannya aspek kearsipan dan bagaimana formulir
yang dirancang mempengaruhi dalam penyimpanannya. Misalnya dalam penetapan ukuran formulir tidak dikaitkan dengan alat
yang digunakan untuk menyimpan. Ukuran formulir yang terlampau besar dari folder atau laci filing cabinet akan
menyulitkan dalam penyimpanannya. Formulir dengan ukuran besar ini sering diketemukan pada pengurusan keuangan dan
kepegawaian. Tujuan dari merancang formulir adalah :
a. Untuk menjamin formulir yang dirancang
bermutu dan sesuai dengan kebutuhan. b.
Untuk menjamin kesederhanaan formulir. c.
Untuk mendesain layout tata letak formulir sehingga mudah pengisiannya.
d. Untuk menghemat waktu dalam memahami
formulir. e.
Untuk menjamin kemudahan dan kecepatan dalam pengisian formulir.
f. Tercapainya keseragaman dan standarisasi
formulir. g.
Penghematan biaya
dalam pembuatan
formulir.
18
2. Pencatatan dan Pendistribusian Arsip
