BAB II KAJIAN TEORI DAN KERANGKA BERFIKIR
A. Hakikat Arsip
1. Pengertian Arsip
Menurut Hadi Abu Bakar, istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive, berasal dari bahasa
Yunani “Arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata“arche”
berkembang menjadi kata “ta archia”yang berarti catatan.
5
Lebih lanjut Handi Haryadi menyebutkan bahwa Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang kemudian berubah menjadi ta archia,
lalu berubah lagi menjadi Archeon. Arche berarti permulaan, cacatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan Archea dokumen atau catatan mengenai
permasalahan. Dalam bahasa indonesia, Arsip merupakan tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.
6
5
Hadi Abu Bakar ,Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Djambatan: Jakarta, 1996, Cet Ke- 2, hal. 8
6
Haryadi Hendi, Administrasi Perkantoran, jakarta:Visi media, 2009, hal. 42
6
Pengertian Arsip di Negara kita Indonesia, diatur dalam Undang- undang Nomor 7 tahun 1971 tentang: “KETENTUAN-KETENTUAN
POKOK KEARSIPAN” yang pada BAB 1 Pasal 1 berbunyi sebagai
berikut, Arsip adalah: a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
berbangsa.
7
Yang dimaksud naskah-naskah yang dibuat dalam bentuk corak apapun dari suatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis
maupun yang dapat dilihat atau didengar seperti halnya rekaman, film dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah
yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang di himpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Sedangkan yang dimaksud dengan badan-badan pemerintahan yakni seluruh aparatur pemerintahan, termasuk dalam hal ini perusahaan-
perusahaan yang modalnya untuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah dan badan-badan pemerintah yang akansudah dilebur pada
waktu undang-undang dikeluarkan.
8
Wursanto mengemukakan pengertian arsip adalah kumpulan surat- menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak-tanduk
dokumenter dokumentaire handeling, yang disimpan sehingga pada tiap
7
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2001, hal. 185
8
Ig. Wursanto, Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan , Yogyakarta: Kanisius,1991, Cet-1, hal. 23
kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan- tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan
pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan
9
. Dari beberapa teori di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
suatu tanda bukti, dokumen atau kumpulan warkat, surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebagainya, yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Dengan demikian maka kearsipan dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan dokumenarsip, baik arsip dinas, maupun arsip pribadi yang disimpan secara statis sehingga jika
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dan kearsipan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan,
pencatatan, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
2. Jenis Arsip
Kategori