c Kemudian sistem penemuan kembali harus logis,
konsisten dan mudah diingat. d
Harus di dukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun,
suka kerja, senang bekerja details tentang informasi. Dari uraian di atas dapat diketahui, bahwa sistem
penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Hal ini juga
harus di dukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, maka dengan itu arsip akan
dapat mudah ditemukan kembali.
4. Pemeliharaan dan PenjagaanArsip
Supaya pemeliharaan dan penjagaan arsip dapat efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan
mengenai hal tersebut.Dengan demikian mereka selalu menjaga dan mengamankan arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan
pemeliharaan dan penjagaan arsip tersebut terdapat beberapa syarat, yakni:
a Ruang arsip harus bebas dari kesibukan industri, maka
ruangan perlu diberi filter untuk menyaring udara. b
Ruang penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruang kantor Unit Kerja lainnya.
c Ruang penyimpanan arsip harus diberi AC, alat pengukur
suhu udara dan kelembaban. d
Dalam mencegah atau membasmi serangga perlu diadakan fumigasi.
23
.
23
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, Jakarta: Djambatan, 1996, Cet. 4, hal. 78-87.
Sedangkan Penjagaan Arsip menurut Barthos Basir, dapat dilakukan dengan beberapa macam cara, yaitu:
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya sehingga sekali
dibersihkan dengan vacuum cleaner. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama
sekali, sebab hanya akan memindahkan debu dari satu tempat ke tempat lain.
2. Pemeriksaaan ruangan dan sekitarnya
Sedikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan sekitarnya hendaknya diperiksa untuk
mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan racun serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga , Dieldrin, Pryethrum, Gaama
Benzene Hexachloride. 4.
Mengawasi serangga anai-anai Untuk menghindari serangga anai-anai dapat
dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada
kayu, hendaknya di oles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan
garis-garis yang ada pada kayu. 5.
Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang
terbawah dengan lanati sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan
untuk membersihkan lantai dibawah rak. 6.
Meletakkan arsip Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan
lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut
jangan diletakkan secara berdesakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya
daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi
kalu yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip
yang berkarat akan dapat merusakkan kertas. 7.
Membersihkan arsip Arsip-arsip
hendaknya dibersihkan
dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip
dihinggapi anai-anairayap dan sejenisnya hendaknya dipisahkan.
8. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar
matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan menganginkan. Untuk membantu
mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela dan pintu lebar-lebar.
Dapat pula dipergunakan kertas penyerap blotting; taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap
tersebut. 9.
Arsip-arsip yang tidak terpakai Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi,
hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak
betaburan disana-sini. Susunlah sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
10. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusaksobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose
tape, sebab alat perekat ini dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas
yang sama dengan menggunkan perekat kanji. 11.
Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau
oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang
lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. akan tetapi untuk pertolongan pertama
yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah
dengan kertas tisue secara lepas.
24
24
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet. 6, hal. 50-60.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan penjagaan arsip mencakup dua aspek,
yaitu: 1
Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
2 Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan
arsip.
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
