Surat jadi itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatanganinya.
d Pencatatan
1. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan
disertai kelengkapan lainnya lampiran, amplop menjadi surat dinas resmi.
2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku
verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku buku agenda yang khusus dipakai
untuk mencatat surat dinas resmi keluar.
3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat
siap untuk dikirim. Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada
urusan pengirimanekspedisi. e
Pengiriman surat Urusan pengirimanekspedisi melaksanakan tugas
pengiriman surat keluar. Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat intern
dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dalam sistem tradisional ini agenda dipergunakan buku
ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar mempergunakan buku ekspedisi ekstern.
f Penyimpanan berkasarsip surat
Surat yang telah diproses atau ditanggapi dan pertinggal surat keluar yang telah dikirimkan untuk
sementara disimpan oleh sekretaris urusan arsip, karena berkas tersebut masih bersifat dinamis.
19
3. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip
a. Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsipFiling System adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Dan
karena orang biasanya tidak mungkin dapat mengingat selalu segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia
dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat yang harus dimilliki adalah ketelitian, kerapihan,
serta menguasai bidangnya. Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraanfiling
yang dapat dipergunakan, yaitu : 1
Sistem abjad Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun
nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun
subjek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat
19
Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Prestasi Pustaka 2011, hal. 37- 45
menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama
perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial
atau perhimpunan-perhimpunan.
Untuk dapat
menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar peraturan-
peraturan ini dapat ditentuakan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang
telah ditentukan.Dalam sistem pengarsipan secara alfabetis menurut abjad, umumnya diberi judul nama orang atau
nama organisasiperusahaan. 2
Sistem subjek Untuk dapat melaksanakan sistem subjek ini, maka
seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah- masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam
surat-surat setiap
harinya. Masalah-masalah
itu dikelompokkan menjadi satu subjek, umpamanya maslah-
masalah di bawah “Kepegawaian”, maslah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu
maslah pokok subjek di bawah “keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari
pokok masalah subjek, misalnya : Kepegawaian, Cuti, Kenaikan pangkat, Lamaran, Dsb.
Demikian seterusnya semua pokok masalah dijadikan subjek dan semua masalah-masalah yang
berkenaan dengan satu pokok masalah dijadikan sub subjek.
3 Sistem geografis
Untuk melaksanakan filing sistem geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah
wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini
adalah kota-kota yang berada didalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
nama-nama dari pelanggan atau nasabah-nasabah yang ada disetiap kota di daerah wilayah itu. Umpamanya :
Indramayu Malang
Jakarta
Ahmad Parno
Irwan Bahrun
Rahman Karina
4 Sistem nomor
Sistem nomor ini merupakan sistem filing yang tidak langsung, karena sebelummenentukan nomor-nomor
yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-
kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Umpamanya:
Kepegawaian 12
Cuti 12,1
Kenaikan pangkat 12,2
Lamaran 12,3
5 Sistem kronologi
Sistem ini pergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat
atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan-bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perhal surat atau bahan. Selanjutnya juru arsip hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat atau
bahan-bahan yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya.
Juru arsip dapat mempergunakan sistem ini untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat
dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk
setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak
masalah, maka sebaliknya juru arsip mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai
20
. Dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik, tergantung tepat atau tidaknya penggunaan arsip tersebut, dan harus sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan
dalam penemuan
kembali dari
tempat penyimpanannya secara mudah dan cepat. Fasilitas kearsipan
yang baik juga dapat mendukung keberhasilan Sistem arsip. Dapat disimpulkan bahwa setiap petugas kearsipan
hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada dikantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai
dengan ciri-ciri yang telah disebutkan di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka pastinya
Sistem kearsipan tersebut dapat berjalan dengan lancar.
20
Barthos Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, hal. 43-48
2. Penemuan kembali arsip
Menurut Wijaya untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat
sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali dokumen atau arsip
sangatlah erat hubungan dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau arsip. Tanpa mengetahui
sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip akan mengalami
kesulitan.
21
Menurut Abu Bakar Hadi tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem penemuan kembali arsip
retrival system adalah “menemukan informasi yang
terkandung dalam surat atau arsip tersebut”. Penerimaan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem
penyimpanan filing system yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan
sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.
22
Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati,
yaitu:
a Kebutuhan si pemakai arsip harus teliti terlebih
dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. b
Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maak disusunlah kata tangkap atau
indeks sebagai tanda pengenal.
21
Wijaya, A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, Cet. 4, hal. 172
22
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, Jakarta: Djambatan, 1996, Cet. 4, hal. 74
c Kemudian sistem penemuan kembali harus logis,
konsisten dan mudah diingat. d
Harus di dukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun,
suka kerja, senang bekerja details tentang informasi. Dari uraian di atas dapat diketahui, bahwa sistem
penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Hal ini juga
harus di dukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, maka dengan itu arsip akan
dapat mudah ditemukan kembali.
4. Pemeliharaan dan PenjagaanArsip
