a Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
12
Berdasarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi
dalam penyelenggaraan administarsi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu
instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak
diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk
disimpan abadi sebagai arsip statis.
3. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai “pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan,
pembuatan laporan,
pertanggung jawaban dan pengendalian setepat- tepatnya”.
13
12
Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 1989, hal. 4
13
Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 1989, hal. 2
Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan “suatu ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan
program pengembangan
dari organisasi
yang bersangkutan”.
14
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi
perorangan, organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuta keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.
4. Fungsi Kearsipan
Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya arsip menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah
arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan,
pelaksanaan kegiatan
pada umumnya
atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari.
15
Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut:
a Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari siatu organisasikantor.
14
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000, cet. 7, hal. 116
15
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005, Cet. 7, hal. 2
b Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun. c
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kurang dipergunakan sehingga penemuannya yang masih cepat masih dapat ditawar atau
frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
16
Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumen-dokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan
untuk keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan
dapat dimusnahkan. Untuk arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor, karena masih sering digunakan, sedangkan
arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan
