Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan penjagaan arsip mencakup dua aspek,
yaitu: 1
Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
2 Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan
arsip.
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk
itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan.
Jumlah arsip akan selalu berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertmbahan
jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya
penyusutan, pemindahan
dan pemusnahan
arsip. Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar
yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip
penting untuk
menentukan dasar
kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilai dari berbagai segi, yaitu:
a. Dilihat dari segi umum dan kepentingan bagi organisasi,
maka arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
b. Dilihat dari segi kepentingan administrasi perkantoran,
ada arsip aktif dan arsip pasif. c.
Dillihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai
guna penunjang, atau nilai guna penelitianilmiah.
25
Dengan demikian suatu arsip dapat mempunyai sebuah nilai atau lebih dari kegunaannya, dan tidak semua arsip
mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar arsip akan berakhir kegunaannya setelah jangka waktu penyimpanannya
atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
b. Jadwal Retensi Arsip
Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu
daftar yang menunjukkan: a
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan
Arsip file inaktif b
Jangka waktu
lamanya penyimpanan
masing- masingsekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun
dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip.
25
Suparjati, Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, 1999, hal 34
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip retensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.
26
Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu Vital, penting, berguna, dan tidak berguna.
Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik di file aktif maupun di file inaktif, hendaklah sesuai dengan kebutuhan
kantor masing-masing.
Sesudah terdapat
kesepakatan, seyogianya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan
atau surat keputusan. Ada 4 empat golongan arsip, yaitu:
a Arsip Vital persentase nilai 90-100. Yaitu penting bagi
kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian perusahaan.
b Arsip penting persentase nilai 50-89. Arsip ini
melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama
lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
c Arsip berguna persentase nilai 10-49. Arsip jenis ini
berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file inaktif
selama sepuluh tahun. Contohnya surat pesanan. d
Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca.
27
26
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, 2006, Cet. 6, hal. 210
Kebanyakan kantor membentuk tim tertentu untuk menyusun pedoman Jadwal Retensi dan masalah-masalah
kearsipan lainnya. Dengan adanya Jadwal Retensi maka petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau
dimusnahkan. Menurut Boedi Martono, penyusutan arsip berarti
pengurangan arsip dengan cara: a
Memindahkan arsip In-aktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file In-aktif.
b Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan
peraturan yang berlaku. c
Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional R.I.
28
Berdasarkan kegiatan
pemusnahan hendaklah
dilakukan secara periodik dengan berpatokan pada jadwal retensi, arsip-arsip aktif akan dimusnahkan, kecuali untuk
arsip In-aktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Lembaga Arsip Nasional
untuk disimpan dan dilestarikan sebagai asset bangsa. Prosedur pemusnahan pada umumnya melalui
langkah- langkah sebagai berikut: “1 Seleksi, 2
Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan daftar peralatan, 3 Pembuatan berita acara pemusnahan, 4
Pelaksanaan pemusnahan.
29
27
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005, Cet. 7, hal. 212-213.
28
Boedi Martono, Penyusutan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994, Cet Ke-1, hal. 40
29
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, hal. 218
Kesimpulan yang didapat dari uraian di atas bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1 Pemindahan arsip In-aktif ke pusat arsip
2 Pemusnahan arsip yang dilakukan unit kerja dan di
pusat arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. 3
Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional.
C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik
Untuk membantu kelancaran dalam Sistem kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan
yang baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan Sistem kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip. Untuk pelaksanaan arsip harus baik
dan benar. Faktor-faktor kearsipan yang dimaksud adalah: a.
Pegawai kearsipan yang memenuhi syarat Seorang pegawai, untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik harus memnuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk pegawai tata usaha, umumnya yaitu:
1 Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut
masalah surat menyurat dan arsip. 2
Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yaitu organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
3 Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
4 Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata
kearsipan yang sedang dijalankan.
