Kesimpulan yang didapat dari uraian di atas bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1 Pemindahan arsip In-aktif ke pusat arsip
2 Pemusnahan arsip yang dilakukan unit kerja dan di
pusat arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. 3
Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional.
C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik
Untuk membantu kelancaran dalam Sistem kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan
yang baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan Sistem kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip. Untuk pelaksanaan arsip harus baik
dan benar. Faktor-faktor kearsipan yang dimaksud adalah: a.
Pegawai kearsipan yang memenuhi syarat Seorang pegawai, untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik harus memnuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk pegawai tata usaha, umumnya yaitu:
1 Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut
masalah surat menyurat dan arsip. 2
Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yaitu organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
3 Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
4 Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata
kearsipan yang sedang dijalankan.
5 Berkepribadian, yaitu: memiliki ketekunan, kesabaran,
ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasian organisasi.
30
Menurut Ig. Wursanto, formasi kearsipan meliputi: 1
Agendaris adalah pegawai yang bertugas membukukan semua surat.
2 Arsiparis adalah pegawai yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi dan melayani arsip apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan.
3 Ekspeditor adalah pegawai yang bertugas mengatur
pengiriman surat-surat yang akan dikirim dan dicatat dalam suatu buku pengiriman yang disebut buku ekspedisi.
4 Kurir adalah pegawai yang bertugas mengirim atau
mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat. 5
Petugas dokumen adalah pegawai yang bertugas dalam hal pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan, dan pengawasan
terhadap benda-benda berharga. 6
Petugas pengganda terdiri dari juru ketik, juru stensil dan juru fotocopy.
31
Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan Sistem kearsipan harus ditopang dengan adanya
pegawai kearsipan yang cakap, agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai harapan. Untuk itu, pegawai kearsipan pun perlu
30
A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta: Rajawali Press, 1986, hal. 103-104
31
Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Tata Usaha, Jakarta: Pustaka Dian, 1988, Cet. Ke-3, hal. 191
pelatihan dan penataran agar lebih menyempurnakan lagi sebagai fungsinya.
b. Fasilitas kearsipan yang memadai
Fasilitas kearsipan mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat
golongan, yaitu: 1
Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, Komputer, Laptop, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya.
2 Alat-alat penerimaan surat seperti: Bisa lewat online email,
bakkotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya. 3
Alat penyimpanan surat setelah diarsipkan, seperti: file, map ordner, folder, lemari, filing cabine dan sebagainya.
4 Alat-alat lainnya, ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok
soal dan sebagainya.
32
Folder adalah tempat arsip, sekat merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok
masalah yang lain, filing cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal, box untuk tempat arsip inaktif
dan lain-lain. Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap
organisasi niscaya menyediakan fasilitas tersebut bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada
saat diperlukan dengan cepat dan tepat. Selain itu dengan adanya fasilitas yang memadai maka arsip-arsip akan terjaga
kebersihannya.
32
A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta: Rajawali Press, 1986, hal. 103
Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik dan modern juga dapat mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip atau Sistem
kearsipan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing
cabinet, dan pencahayaan yang baik. Ruang atau tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting dalam
kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari
berbagai jenis kerusakan arsip.
33
Salah satu pekerjaan kantor yang utama adalah mengelola arsip. Arsip dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku,
foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti
atas tujuan
organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan- kebijaksanaan,
keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan suatu organisasi, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Jadi,
kalau hendak dirumuskan secara singkat, arsip adalah segala dokumen yang mempunyai mnafaat bagi organisasi sehingga
perlu disimpan.
Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah, agar pencapaian tujuan sekolah dan upaya peningkatan kualitas
pendidikan dapat berjalan dengan baik, maka sekolah perlu menyelenggarakan Sistem sekolah dengan baik. Karena kegiatan
operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga
33
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, hal. 196
perlu melaksanakan Sistem kearsipan beserta proses-prosesnya seperti proses perencanaan kearsipan, peralatan penataan arsip,
proses penemuan kembali arsip, proses penyusutan dan pemusnahan arsip dan proses pengawasan dan penjagaan arsip.
Demikian proses Sistem arsip yang baik yang dilaksanakan dalam upaya peningkatan kualitas pendidikan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A.
Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakn di SMK Islamiyah yang terletak Jl. Kihajar
Dewantara No.23
Ciputat, Tangerang
Selatan-Banten Tel.0217409814 - 7471649. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan
Desember 2012 hingga Juni 2013.
Tabel 1 Jadwal Penyusunan Skripsi No Penulisan skripsi
Des Jan
Feb Maret April
Mei Juni
1 Proposal Skripsi 2 Seminar Proposal
3 Revisi Proposal 4 Bimbingan Skripsi
5 Penelitian
39
