Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip

43

F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip

1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasi isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pengaturan ruangan. Ruang menyimpan arsip harus : a. Dijaga agar tetap kering dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan kelembaban 50-60. b. Terang sinar matahari tak langsung c. Mempunyai ventilasi udara yang merata d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan harus dipenuhi. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Universitas Sumatera Utara 44 Caranya dengan meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. 4. Larangan-larangan a. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip. b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5. Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah : a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Universitas Sumatera Utara 45 Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari: a. Pengaturan ruangan Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai. b. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali. Universitas Sumatera Utara 46 d. Larangan-larangan Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. e. Kebersihan Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.

2. Pencegahan Kerusakan Arsip