43
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasi isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1.
Pengaturan ruangan. Ruang menyimpan arsip harus :
a. Dijaga agar tetap kering dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan
kelembaban 50-60. b.
Terang sinar matahari tak langsung
c. Mempunyai ventilasi udara yang merata
d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan harus dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Universitas Sumatera Utara
44
Caranya dengan meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
4. Larangan-larangan
a. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip.
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5.
Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
dari pemeliharaan arsip adalah : a.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Universitas Sumatera Utara
45
Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari:
a. Pengaturan ruangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban
udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu
dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai.
b. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang
tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga
seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan
pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali.
Universitas Sumatera Utara
46
d. Larangan-larangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang
membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang
merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
e. Kebersihan
Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat
pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.
2. Pencegahan Kerusakan Arsip