33
B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.
Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut Sri Endang, 2009 : 15 :
a Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini
semestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna
maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa
diakronimkan dengan “ALFRED” yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, educational
value, Documentary valueatau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.
b Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh
arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.
c Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari
arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Universitas Sumatera Utara
34
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sitematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip.
Menurut Suparjati 2000 : 10-11 Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :
a. Menurut Subjek atau Isinya
1. Arsip Keuangan,yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan. Misalnya: a.
Laporan Keuangan
b. Surat Perintah Membayar SPM
c. Surat Perintah Membayar SPM Giral
d. Surat Permintaan Pembayaran SPP
e. Surat Penagihan SPn
f. Daftar Gaji
g. Surat Pertanggungjawaban
2. Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Misalnya : a.
Daftar riwayat hidup pegawai
b. Surat lamaran
Universitas Sumatera Utara
35
c. Surat-surat pengangktan pegawai
d. Absensi pegawai
e. Kartu tik opegawai
f. Kartu pegawai
3. Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
pemasaran. Misalnya : a.
Surat penawaran
b. Surat pesanan
c. Surat permintaan kebutuhan barang
d. Surat perjanjiankontrak penjualan atau pembelian
e. Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor, dan verkoper.
f. Daftar harga barang
g. Daftar daerah pemasaran
4. Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pendidikan. Misalnya : a.
Garis-garis Besar Program Pengajaran GBPP b.
Satuan pelajaran SP
c. Program pengajaran
d. Rekapitulasi Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar
Universitas Sumatera Utara
36
e. Daftar absensi siswa dan guru
b. Menurut Masalahnya
Arsip dibagi atas : 1.
Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai dan surat keputusan.
4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.
5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alatmesin yang digunakan, dan jenis barang.
c. Menurut Nilai atau Kegunaannya
Suatu arsip kemungkinan mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu sebagai berikut:
1. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi
Universitas Sumatera Utara
37
2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan
4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan
5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan
6. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
7. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian
8. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan
9. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi
d. Menurut Sifat Kepentingannya
1. Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hak penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan
memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting.
2. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih
dipergunakan atau dibutuhkan.
3. Arsip penting important archives, yaitu arsip yang mempunyai nilai
hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.
4. Arsip vital vital archives, yaitu arsip yang bersifat permanen
maksudnya data disimpan untuk selama-lamanya.
Universitas Sumatera Utara
38
e. Menurut Keseringan Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3 macam:
1. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja. 2.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi masih diperlukan juga dalam proses
penyelenggaraan kerja. 3.
Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.
f. Menurut Fungsinya
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :
1. Arsip dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3 macam:
a Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan kantor.
b Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan
Universitas Sumatera Utara
39
c Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
g. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi: 1.
Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-
daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I dan II yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
h. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 empat macam, yaitu :
1. Arsip asli
2. Arsip tembusan atau tindasan
3. Arsip salinan
4. Arsip berupa ketikan
Universitas Sumatera Utara
40
D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi kurang baik
pengelolaanya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan
dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi artinya adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang
berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu
memperlancar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 43 :
A. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik
3. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. 5.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada hal ini merupakan
informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik demi terciptanya kelancaran aktivitas di
Bagian Kemahasiswaan.
Universitas Sumatera Utara
41
E. Kegunaan Arsip
Kategori