46
d. Larangan-larangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang
membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang
merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
e. Kebersihan
Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat
pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.
2. Pencegahan Kerusakan Arsip
Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain adalah : 1.
Penggunaaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Penyemprotan bahan kimia untuk mencegah membasmi serangga atau bakteri. Dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
Universitas Sumatera Utara
47
a. Fumigasi untuk seluruh gudang
b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d. Fumigasi rutin
3. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, dilakukan dengan 2 cara yaitu:
a. Tradisionil yaitu dengan melapisi kertas ”handmade” dan “chiffon”.
b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara 2 lembar
plastik. 4.
Microfilm Suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Keuntungan penggunaan “microfilm” yaitu menghemat ruangan microfilm
dapat memperkecil arsip sampai 2 dari ukuran orisinilnya, melindungi arsip dari kerusakan lebih tahan lama, memudahkan penggunaan karena
bentuknya kecil serta tampak lebih rapi.
Universitas Sumatera Utara
48
Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat
dilihat berdasarkan: 1.
Penggunaan AC Air Condition
Pada Bagian Kemahasiswaan, ruangan penyimpanan arsip sudah menggunakan AC Air Condition. Sehingga, kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik. 2.
Fumigasi Di Bagian Kemahasiswaan, fumigasi sudah dilakukan untuk mencegah
atau membasmi serangga yang dapat merusak arsip dan fumigasi ini dilakukan untuk seluruh ruangan serta dilakukan secara rutin enam bulan
sekali. 3.
Restorasi Arsip Untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak, Bagian Kemahasiswaan sudah
menggunakan restorasi arsip yaitu dengan cara laminasi, yaitu menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik agar arsip yang telah diperbaiki dapat
dipergunakan kembali. 4.
Microfilm
Bagian Kemahasiswaan, belum mempergunakan pencegahan kerusakan arsip dengan microfilm. Karena, alat tersebut tidak tersedia di Bagian
Kemahasiswaan.
Universitas Sumatera Utara
49
G. Sistem Kearsipan
