1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan pada setiap badan usaha, baik di pemerintahan maupun
badan swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini
lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai sumber pengingat bagi suatu perusahaan. Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang
sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan harus dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam
perusahaan atau unit kerja tersebut. Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Menyimpan arsip harus
dilakukan dengan sebaik mungkin agar setiap arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan
kembali. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem
atau penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak arsip yang bertumpuk di dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersbut mudah rusak
dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal
tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga
Universitas Sumatera Utara
2
mengakibatkan pandangan terhadap pelaksaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu tidak mudah untuk diubah, tergantung dari
kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau
meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan tekonologi modern seperti sekarang dikarenakan bahwa teknologi modern dapat menciptakan
berbagai perangkat terhadap kegiatan kearsipan. Oleh karena itu, dalam melaksanakan sistem kearsipan dibutuhkan teknik dan
keterampilan tertentu. Karena data yang dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu, dalam melakukan kegiatan ini harus
didukung dengan fasilitas yang baik. Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip
dalam kegiatan administrasi. Dan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat yaitu data-data
mengenai kemahsiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada suatu saat dibutuhkan dapat dengan
mudah ditemukan kembali. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
arsip mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang
Universitas Sumatera Utara
3
diproses, disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara
dengan baik agar tercipta kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada Bagian Kemahasiswaan masih terdapat arsip-arsip yang belum tersusun rapi karena masih kurang dalam memperhatikan penyusunan dan penyimpanan
warkat atau arsip. Dengan kata lain peyimpanan dan pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan masih kurang efektif dalam pelaksanaannya.
Atas dasar pemikiran tersebut ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau
organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Pelaksanaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
Universitas Sumatera Utara
4
B. Permasalahan