Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan pada setiap badan usaha, baik di pemerintahan maupun badan swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai sumber pengingat bagi suatu perusahaan. Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan harus dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau unit kerja tersebut. Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Menyimpan arsip harus dilakukan dengan sebaik mungkin agar setiap arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak arsip yang bertumpuk di dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersbut mudah rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga Universitas Sumatera Utara 2 mengakibatkan pandangan terhadap pelaksaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu tidak mudah untuk diubah, tergantung dari kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan tekonologi modern seperti sekarang dikarenakan bahwa teknologi modern dapat menciptakan berbagai perangkat terhadap kegiatan kearsipan. Oleh karena itu, dalam melaksanakan sistem kearsipan dibutuhkan teknik dan keterampilan tertentu. Karena data yang dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu, dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan fasilitas yang baik. Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Dan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Pada Bagian Kemahasiswaan Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat yaitu data-data mengenai kemahsiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada suatu saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang Universitas Sumatera Utara 3 diproses, disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik agar tercipta kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada Bagian Kemahasiswaan masih terdapat arsip-arsip yang belum tersusun rapi karena masih kurang dalam memperhatikan penyusunan dan penyimpanan warkat atau arsip. Dengan kata lain peyimpanan dan pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan masih kurang efektif dalam pelaksanaannya. Atas dasar pemikiran tersebut ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Pelaksanaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Universitas Sumatera Utara 4

B. Permasalahan