41
E. Kegunaan Arsip
Menurut Sedarmayanti, 20003 : 38-39. Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan manfaat yaitu antara lain:
a. Untuk keperluan administrasi,riset dan pembuktian documenter.
b. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data ataupun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat.
c. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya.
d. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan
maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler,
Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Universitas
Sumatera Utara antara lain :
Universitas Sumatera Utara
42
1. Untuk keperluan administrasi.
Contohnya, apabila alumni meminta berkas-berkas penting yang ditinggal pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting
Contohnya, apabila pihak Dekanat meminta berkas jumlah mahasiswa yang aktif setiap tahun ajaran.
Universitas Sumatera Utara
43
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasi isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1.
Pengaturan ruangan. Ruang menyimpan arsip harus :
a. Dijaga agar tetap kering dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan
kelembaban 50-60. b.
Terang sinar matahari tak langsung
c. Mempunyai ventilasi udara yang merata
d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan harus dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Universitas Sumatera Utara
44
Caranya dengan meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
4. Larangan-larangan
a. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip.
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5.
Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
dari pemeliharaan arsip adalah : a.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Universitas Sumatera Utara
45
Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari:
a. Pengaturan ruangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban
udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu
dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai.
b. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang
tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga
seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan
pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali.
Universitas Sumatera Utara
46
d. Larangan-larangan
Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang
membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang
merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
e. Kebersihan
Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat
pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.
2. Pencegahan Kerusakan Arsip
Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain adalah : 1.
Penggunaaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Penyemprotan bahan kimia untuk mencegah membasmi serangga atau bakteri. Dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
Universitas Sumatera Utara
47
a. Fumigasi untuk seluruh gudang
b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d. Fumigasi rutin
3. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, dilakukan dengan 2 cara yaitu:
a. Tradisionil yaitu dengan melapisi kertas ”handmade” dan “chiffon”.
b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara 2 lembar
plastik. 4.
Microfilm Suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Keuntungan penggunaan “microfilm” yaitu menghemat ruangan microfilm
dapat memperkecil arsip sampai 2 dari ukuran orisinilnya, melindungi arsip dari kerusakan lebih tahan lama, memudahkan penggunaan karena
bentuknya kecil serta tampak lebih rapi.
Universitas Sumatera Utara
48
Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat
dilihat berdasarkan: 1.
Penggunaan AC Air Condition
Pada Bagian Kemahasiswaan, ruangan penyimpanan arsip sudah menggunakan AC Air Condition. Sehingga, kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik. 2.
Fumigasi Di Bagian Kemahasiswaan, fumigasi sudah dilakukan untuk mencegah
atau membasmi serangga yang dapat merusak arsip dan fumigasi ini dilakukan untuk seluruh ruangan serta dilakukan secara rutin enam bulan
sekali. 3.
Restorasi Arsip Untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak, Bagian Kemahasiswaan sudah
menggunakan restorasi arsip yaitu dengan cara laminasi, yaitu menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik agar arsip yang telah diperbaiki dapat
dipergunakan kembali. 4.
Microfilm
Bagian Kemahasiswaan, belum mempergunakan pencegahan kerusakan arsip dengan microfilm. Karena, alat tersebut tidak tersedia di Bagian
Kemahasiswaan.
Universitas Sumatera Utara
49
G. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas
hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi,
sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat dan serasi, serta menjamin diperolehnya arsip sesuai kebutuhan.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip- arsip dapat ditemukan kembali dan cepat serta mudah apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Ada lima macam sistem penyimpanan arsip Suparjati, 2000 : 13-16 yaitu :
1. Penyimpanan secara abjad Alphabetical Filing System
Penyimpanan secara abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada pengaturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan harus memahami peraturan mengindeks,
menyiapkan Lembar Tunjuk Silang bila perlu dan menyiapkan peralatan arsip. Misalnya sebuah perusahaan menyusun arsip-arsip mengenai pelanggannya
secara abjad sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
50
a. Abdullah, Badu
b. Amron
c. Berdikari, PT
2. Penyimpanan menurut pokok permasalahan perihal Subject Filing System
Penyimpanan menurut pokok permasalahan adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan
penyimpanan menurut pokok masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah- masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan
sistem masalah, maka perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks yang kemudin diurutkan secara alfabetis. Misalnya sebuah perusahaan menyusun
arsip-arsipnya sebagai berikut : a.
Alat kantor b.
Asuransi bangunan
c. Asuransi pegawai.
3. Penyimpanan menurut Wilayah Geografis Geographical Filing System
Penyimpanan menurut wilayah geografis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Guna
melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau
Universitas Sumatera Utara
51
wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat
lokasi daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya sebuah perusahaan internasional yang
memiliki banyak cabang diseluruh dunia menyusun arsipnya sebagai berikut : a.
Amsterdam b.
Bagdad
c. Jakarta
d. New York
4. Penyimpanan menurut Nomor Numerical Filing System
Penyimpanan arsip menurut nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. Arsip disimpan menurut urutan nomor yang terkecil hingga yang terbesar. Misalnya, sebuah organisasi menyimpan surat
masuk dan surat keluar urutan dalam buku agenda sebagai berikut : a.
0199K b.
0299M c.
0399M d.
0499K
Universitas Sumatera Utara
52
Salah satu cara penyimpanan menurut nomor yang banyak diterapkan adalah sistem nomor persepuluhan atau Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Sistem
ini diciptakan dan banyak dipergunakan untuk penggolongan buku-buku diperpustakaan. Tiap organisasi dapat menentukan pola klarifikasi arsipnya
sendiri, tergantung pada kebutuhan organisasi dan topik-topik persoalan yang ditangani dalam kegiatan sehari-hari.
5. Penyimpanan secara kronologis Chronological Filing System
Penyimpanan secara kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang
datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas
yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata
arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan kredit, dan surat-surat lain yang menyiratkan jangka waktu tertentu.
Universitas Sumatera Utara
53
H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera
Kategori