Pembantu Dekan III Ami Dilham, SE. M.Si Kasub Bagian Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos Staf Pegawai

26

II. Job Description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

a. Pembantu Dekan III Ami Dilham, SE. M.Si

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

b. Kasub Bagian Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos

Tugasnya adalah membantu Pembantu Dekan III dalam pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan baik dalam penyajian informasi maupun pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

c. Staf Pegawai

1 Emma Dahliana, SE Tugasnya adalah melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa dan mengumpulkan serta mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. 2 Sri Wardani, SE Bertugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan menyusun laporan kerja sub bagian serta mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 3 Safaruddin, SE Melakukan tugas untuk menyajikan informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni serta mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. Universitas Sumatera Utara 27

1. Saluran Komunikasi

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Pada Bagian Kemahasiswaan saluran komunikasi yang terjalin dapat dilihat dari bagan struktur organisasi pada Bagian Kemahasiswaan bahwa Bagian Pembantu Dekan III mengkoordinasi atau mengkomando seluruh kinerja ataupun kegiatan baik kepala sub bagian maupun para stafpegawai. Dalam saluran komunikasinya kepala sub Bagian Kemahasiswaan yang dapat berinteraksi dalam berkomunikasi langsung dengan Pembantu Dekan III. Sedangkan para staf pegawai Bagian Kemahasiswaan, saluran komunikasi pada Pembantu Dekan III tidak dapat secara langsung. Akan tetapi harus melalui kepala sub bagian kemahasiswaan agar segala urusan yang ada disampaikan kepada Pembantu Dekan III. Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh kepala sub bagian kemahasiswaan maupun para staf pegawai yang terdapat didalamnya mengenai kinerja yang dilaksanakan oleh bagian masing-masing. Mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh para staf pegawai, bagian kepala sub bagian kemahasiswaan bertanggung jawab penuh dan melakukan koordinasi yang baik kepada Pembantu Dekan III. Dalam hal kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan, segala hal yang menyangkut arsip maupun warkat seluruh staf pegawai harus bertanggung jawab penuh dengan komando dari kasub bagian kemahasiswaan. Apabila terdapat masalah pada arsip-arsip atau warkat misalnya hilang, maka yang Universitas Sumatera Utara 28 menangani dan bertanggung jawab terhadap masalah kearsipan tersebut adalah bagian administrasi kemahasiswaan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah pengetikan ulang kembali arsip-arsip maupun warkat yang telah hilang dan melaporkannya kepada kepala sub bagian kemahasiswaan.

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Jaringan usaha atau kegiatan adalah suatu proses membangun hubunganyang baik antar suatu instansi yang dimanfaatkan untuk mengatur koordinasi serta mewujudkan kerjasama antar unsur dalam suatu instansi. Jika suatu instansi bergabung dalam suatu jaringan usaha, maka suatu hubungan yang terbina dengan baik dapat menjaga nama baik instansi, bahkan meningkatkan nama baik suatu instansi tersebut serta menciptakan bentuk kerjasama untuk menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, berkualitas dan siap ditempatkan di lapangan pekerjaan. Contoh nyata jaringan usaha atau kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah: Kantin FEMI Fakultas Ekonomi, Café BAGA Bawah Tangga, Photocopy Fakultas Ekonomi. Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit tidak berorientasi pada perolehan laba, seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Universitas Sumatera Utara 29 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan hal tersebut butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, cekatan dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, Universitas Sumatera Utara 30 kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar berkualitas. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan, misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain, sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan-kegiatan sosial berupa penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat kurang mampu guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati dalam diri mahasiswa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap ganjil 2. Perkuliahan semester genap ganjil 3. Penyusunan Kartu Rencana Studi KRS dan Kartu Hasil Studi KHS semester genap ganjil 4. Ujian mid semesterujian semester genapganjil 5. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa. Universitas Sumatera Utara 31

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Kata arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu” Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata ”arche” berkembang menjadi kata “ta archia” Yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi archeon yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dari bahasa latin kita mengenal kata “archivum”. Sri Endang, dkk.2009 : 8. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 pasal 1 tentang ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah: 1 Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang artinya bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam atau berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. 2 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tertulis dan dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Berdasarkan Undang-Undang tersebut, bahwa yang membuat dan menerima arsip itu bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan, dan berdaasarkan pasal 4 Universitas Sumatera Utara 32 Undang-Undang No.7 tahun 1971, pemerintahan berkewajiban untuk mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagi bukti pertanggung jawaban Nasional, yang mengesahkannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. Sedangkan menurut Peraturan Presiden RI Pasal 1 No 19 tahun 1961 pasal 1 dijelaskan bahwa :

a. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak

teknis bagaimana pun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong

lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Universitas Sumatera Utara 33

B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.

Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut Sri Endang, 2009 : 15 : a Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini semestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan “ALFRED” yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, educational value, Documentary valueatau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi. b Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan. c Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar. Universitas Sumatera Utara 34 Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sitematis dan apabila dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.

C. Penggolongan Arsip.

Menurut Suparjati 2000 : 10-11 Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :

a. Menurut Subjek atau Isinya

1. Arsip Keuangan,yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Misalnya: a. Laporan Keuangan b. Surat Perintah Membayar SPM c. Surat Perintah Membayar SPM Giral d. Surat Permintaan Pembayaran SPP e. Surat Penagihan SPn f. Daftar Gaji g. Surat Pertanggungjawaban 2. Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya : a. Daftar riwayat hidup pegawai b. Surat lamaran Universitas Sumatera Utara 35 c. Surat-surat pengangktan pegawai d. Absensi pegawai e. Kartu tik opegawai f. Kartu pegawai 3. Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran. Misalnya : a. Surat penawaran b. Surat pesanan c. Surat permintaan kebutuhan barang d. Surat perjanjiankontrak penjualan atau pembelian e. Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor, dan verkoper. f. Daftar harga barang g. Daftar daerah pemasaran 4. Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan. Misalnya : a. Garis-garis Besar Program Pengajaran GBPP b. Satuan pelajaran SP c. Program pengajaran d. Rekapitulasi Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Universitas Sumatera Utara 36 e. Daftar absensi siswa dan guru

b. Menurut Masalahnya

Arsip dibagi atas : 1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit. 2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga. 3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai dan surat keputusan. 4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor. 5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alatmesin yang digunakan, dan jenis barang.

c. Menurut Nilai atau Kegunaannya

Suatu arsip kemungkinan mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu sebagai berikut: 1. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi Universitas Sumatera Utara 37 2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum 3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan 4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan 5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan 6. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah 7. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian 8. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan 9. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi

d. Menurut Sifat Kepentingannya

1. Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hak penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting. 2. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. 3. Arsip penting important archives, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. 4. Arsip vital vital archives, yaitu arsip yang bersifat permanen maksudnya data disimpan untuk selama-lamanya. Universitas Sumatera Utara 38

e. Menurut Keseringan Penggunaannya

Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3 macam: 1. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. 2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan kerja. 3. Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.

f. Menurut Fungsinya

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu : 1. Arsip dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3 macam: a Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan kantor. b Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan Universitas Sumatera Utara 39 c Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata. 2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

g. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi: 1. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat. 2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah- daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I dan II yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

h. Menurut Keasliannya

Menurut keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 empat macam, yaitu : 1. Arsip asli 2. Arsip tembusan atau tindasan 3. Arsip salinan 4. Arsip berupa ketikan Universitas Sumatera Utara 40

D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja

Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi kurang baik pengelolaanya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi artinya adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 43 : A. Alat utama ingatan organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik 3. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada hal ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik demi terciptanya kelancaran aktivitas di Bagian Kemahasiswaan. Universitas Sumatera Utara 41

E. Kegunaan Arsip

Menurut Sedarmayanti, 20003 : 38-39. Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan manfaat yaitu antara lain: a. Untuk keperluan administrasi,riset dan pembuktian documenter. b. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data ataupun informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat. c. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya. d. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Universitas Sumatera Utara antara lain : Universitas Sumatera Utara 42 1. Untuk keperluan administrasi. Contohnya, apabila alumni meminta berkas-berkas penting yang ditinggal pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting Contohnya, apabila pihak Dekanat meminta berkas jumlah mahasiswa yang aktif setiap tahun ajaran. Universitas Sumatera Utara 43

F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip

1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasi isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pengaturan ruangan. Ruang menyimpan arsip harus : a. Dijaga agar tetap kering dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan kelembaban 50-60. b. Terang sinar matahari tak langsung c. Mempunyai ventilasi udara yang merata d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan harus dipenuhi. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Universitas Sumatera Utara 44 Caranya dengan meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. 4. Larangan-larangan a. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip. b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5. Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah : a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Universitas Sumatera Utara 45 Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari: a. Pengaturan ruangan Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai. b. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali. Universitas Sumatera Utara 46 d. Larangan-larangan Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. e. Kebersihan Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.

2. Pencegahan Kerusakan Arsip

Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain adalah : 1. Penggunaaan Air Condition Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi Penyemprotan bahan kimia untuk mencegah membasmi serangga atau bakteri. Dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu : Universitas Sumatera Utara 47 a. Fumigasi untuk seluruh gudang b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip d. Fumigasi rutin 3. Restorasi arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, dilakukan dengan 2 cara yaitu: a. Tradisionil yaitu dengan melapisi kertas ”handmade” dan “chiffon”. b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik. 4. Microfilm Suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Keuntungan penggunaan “microfilm” yaitu menghemat ruangan microfilm dapat memperkecil arsip sampai 2 dari ukuran orisinilnya, melindungi arsip dari kerusakan lebih tahan lama, memudahkan penggunaan karena bentuknya kecil serta tampak lebih rapi. Universitas Sumatera Utara 48 Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat berdasarkan: 1. Penggunaan AC Air Condition Pada Bagian Kemahasiswaan, ruangan penyimpanan arsip sudah menggunakan AC Air Condition. Sehingga, kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi Di Bagian Kemahasiswaan, fumigasi sudah dilakukan untuk mencegah atau membasmi serangga yang dapat merusak arsip dan fumigasi ini dilakukan untuk seluruh ruangan serta dilakukan secara rutin enam bulan sekali. 3. Restorasi Arsip Untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak, Bagian Kemahasiswaan sudah menggunakan restorasi arsip yaitu dengan cara laminasi, yaitu menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik agar arsip yang telah diperbaiki dapat dipergunakan kembali. 4. Microfilm Bagian Kemahasiswaan, belum mempergunakan pencegahan kerusakan arsip dengan microfilm. Karena, alat tersebut tidak tersedia di Bagian Kemahasiswaan. Universitas Sumatera Utara 49

G. Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi, sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat dan serasi, serta menjamin diperolehnya arsip sesuai kebutuhan. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip- arsip dapat ditemukan kembali dan cepat serta mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan. Ada lima macam sistem penyimpanan arsip Suparjati, 2000 : 13-16 yaitu : 1. Penyimpanan secara abjad Alphabetical Filing System Penyimpanan secara abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada pengaturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan harus memahami peraturan mengindeks, menyiapkan Lembar Tunjuk Silang bila perlu dan menyiapkan peralatan arsip. Misalnya sebuah perusahaan menyusun arsip-arsip mengenai pelanggannya secara abjad sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 50 a. Abdullah, Badu b. Amron c. Berdikari, PT 2. Penyimpanan menurut pokok permasalahan perihal Subject Filing System Penyimpanan menurut pokok permasalahan adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan penyimpanan menurut pokok masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah- masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks yang kemudin diurutkan secara alfabetis. Misalnya sebuah perusahaan menyusun arsip-arsipnya sebagai berikut : a. Alat kantor b. Asuransi bangunan c. Asuransi pegawai. 3. Penyimpanan menurut Wilayah Geografis Geographical Filing System Penyimpanan menurut wilayah geografis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau Universitas Sumatera Utara 51 wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat lokasi daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya sebuah perusahaan internasional yang memiliki banyak cabang diseluruh dunia menyusun arsipnya sebagai berikut : a. Amsterdam b. Bagdad c. Jakarta d. New York 4. Penyimpanan menurut Nomor Numerical Filing System Penyimpanan arsip menurut nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Arsip disimpan menurut urutan nomor yang terkecil hingga yang terbesar. Misalnya, sebuah organisasi menyimpan surat masuk dan surat keluar urutan dalam buku agenda sebagai berikut : a. 0199K b. 0299M c. 0399M d. 0499K Universitas Sumatera Utara 52 Salah satu cara penyimpanan menurut nomor yang banyak diterapkan adalah sistem nomor persepuluhan atau Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Sistem ini diciptakan dan banyak dipergunakan untuk penggolongan buku-buku diperpustakaan. Tiap organisasi dapat menentukan pola klarifikasi arsipnya sendiri, tergantung pada kebutuhan organisasi dan topik-topik persoalan yang ditangani dalam kegiatan sehari-hari. 5. Penyimpanan secara kronologis Chronological Filing System Penyimpanan secara kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan kredit, dan surat-surat lain yang menyiratkan jangka waktu tertentu. Universitas Sumatera Utara 53

H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera

Utara Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang dipergunakan adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah subject. Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Dimana klarifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok permasalahannya yakni: 1. Pengunduran diri mahasiswa Hal ini berhubungan dengan mahasiswa yang ingin mengundurkan diri karena tidak dapat melanjutkan perkuliahan kembali atau mahasiswa yang akan di DO Drop Out. 2. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum HMJ KPU dan Pemilihan Presiden Mahasiswa PEMA 3. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa BKM 4. Mahasiswa BerprestasiPenerimaan Mahasiswa Baru 5. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNSSwasta Program Diploma III D-III Universitas Sumatera Utara 54 6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNSSwasta Program Sarjana S-1 7. Absensi Peserta Seminar Isi dalam absensi peserta seminar adalah nama-nama mahasiswa yang mengikuti mahasiswa yang sedang seminar untuk meja hijau. 8. Tarif pemakaian gedung sarana aset Universitas Sumatera Utara USU 9. Dana Alumni dan Recruitment 10. Jumlah Alumni Program Reguler 11. Jumlah Alumni Program D-III 12. Jumlah Alumni Program Ekstensi 13. Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi 14. Nama-nama mahasiswa yang terkena bencana alam seperti tsunami 15. Surat riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi 16. Lomba Karya Tulis Mahasisa LKTM Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut, dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pemusnahan arsip adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara Universitas Sumatera Utara 55 membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya Sedarmayanti, 2003 halaman 103: 1. Syarat pemusnahan arsip adalah: a. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna. b. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang dilihat secara fisik sudah rusak total dan tidak dapat berfungsi sebagai arsip. 2. Cara pemusnahan arsip Sedarmayanti 2003 halaman 107 adalah: a. Instansi kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional. c. Membuat berita acara pemusnahan arsip d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual. 3. Pemusnahan arsip yang berlaku secara umum adalah: a. Pembakaran yaitu dengan cara dibakar. b. Pencacahan dengan cara menggunakan mesin atau alat pencacah baik manual maupun ataupun dengan mesin penghancur kertas. Universitas Sumatera Utara 56 c. Proses Kimiawi dengan cara menggunakan bahan kimia guna melunakan kertas dan melenyapkan tulisan. d. Pembuburan dengan cara dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. 4. Teknologi umum yang digunakan untuk pemusnahan arsip adalah: a. Mesin penghancur kertas paper shredder machine Mesin penghancur kertas adalah sarana yang paling tepat untuk memusnahkan dokumen dan sekaligus melindungi kerahasiaan perusahaan karena dokumen dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat dipergunakan lagi. Berkas-berkas atau dokumen-dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat dihancurkan seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, cara pemusnahan arsip yang dilakukan adalah dengan cara melakukan pembakaran arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna dan kondisi fisik yang tidak berfungsi lagi atau rusak total. Bagian Kemahasiswaan belum melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan teknologi karena belum tersedianya alat pemusnah arsip-arsip atau warkat. Dan untuk pemusnahan arsip-arsip atau warkat yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan harus melalui persetujuan atau izin Pembantu Dekan III dan mengawasi pada saat pemusnahan arsip agar terhindar hal-hal yang tidak diinginkan, seperti arsip-arsip tersebut dijual. Universitas Sumatera Utara 57 Penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang akan dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti surat riset biasanya dimusnahkan dua tahun sekali. Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data yaitu, mengakses data atau informasi yang terbaru. Update data dilakukan pada saat terdapat adanya perkembangan informasi yang terbaru mengenai suatu hal. Misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Maka harus dilakukan update data agar data yang diolah dan diproses sebelumnya diganti agar sesuai dengan kenyataannya. Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini baik, hal ini dapat dilihat dari : a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak. c. Ruangan arsiparis yang terawat bersih d. Seluruh file disimpan didalam folder yang cukup memadai e. Adanya fasilitas komputer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan f. Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip Universitas Sumatera Utara 58 Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih terdapat kelemahannya yaitu antara lain : 1. Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak mudah rusak. 2. Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan. Hal ini terjadi karena dalam penanganan pemeliharaan dan pengamanan arsip masih kurang sehingga pada saat arsip tersebut dibutuhkan sulit untuk ditemukan kembali 3. Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi Hal ini terjadi karena masih adanya berkas-berkas yang masih menumpuk dan penyimpanan dimana-mana, bukan pada satu tempat tertentu sehingga arsip-arsip yang ada tidak tersusun dengan rapi. 4. Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya Hal ini terjadi karena dipindahtangankan oleh pegawai yang lain sehingga penyimpanan arsip tidak sesuai pada tempatnya. 5. Fasilitas komputer dan printer yang berjenis lama dan banyaknya virus di dalam komputer yang mengakibatkan proses kerja menjadi lambat. Akan tetapi terdapat berbagai upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan untuk menjaga arsip agar tidak rusak dan mengatasi kelemahan sistem kearsipan pada bagian ini, yakni: Universitas Sumatera Utara 59 a. Pengaturan ruangan Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai. b. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali. d. Larangan-larangan Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang Universitas Sumatera Utara 60 merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. e. Kebersihan Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik. Selain itu upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan dalam menjaga keamanan arsip yaitu : a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwenang. c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin e. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan f. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh di fotocopy serta dengan segera mengembalikannya. g. Tidak membawa dan menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka h. Menyimpan arsip rahasia ditempat khusus Universitas Sumatera Utara 61 i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip j. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip. Universitas Sumatera Utara 62

I. Teknologi Kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan