18
Dekan I dan komunikasi antar pegawai bagian Kemahasiswaan maupun
dengan pegawai lainnya. C.
Job Description
I. Bagian Fakultas Ekonomi
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah:
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah: a.
Memimpin penyelenggaran dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administrasi fakultas. c.
Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi
mahasiswa. e.
Mendisposisi surat-surat masuk. f.
Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Pembantu Dekan
a.
Pembantu Dekan I
Universitas Sumatera Utara
19
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat. b.
Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
Universitas Sumatera Utara
20
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian
pelayanan kepada masyarakat.
7.
Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9.
Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat. 3.
Melakukan administrasi akademik.
Universitas Sumatera Utara
21
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana
akademik.Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
5. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
6. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas. 7.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan bagian.
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan
3.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
5.
Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan
Universitas Sumatera Utara
22
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya
8.
Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Menyusun konsep juklak juknis di bidang kepegawaian
3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetaptidak tetapemiritus, ijin dan cuti
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
Universitas Sumatera Utara
23
9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian. e.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2.
Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan 5.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas 7.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan 9.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
Universitas Sumatera Utara
24
11. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian. f.
Sub Bagian Perlengkapan
Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan 4.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan 6.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
Universitas Sumatera Utara
25
g. Sub Bagian Perpustakaan
Tugasnya adalah: 1.
Controler
a Inventaris Ruang Baca perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
b Kinerja pegawai staf administrasi ruang baca
c Proses registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan d
Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan ruang baca.
2. Laporan
a Sesuai usul mahasiswa staf pengajar mengajukan permohonan
pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat, baik secara lisan surat sebagai pendukung proses belajar
b Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan
c Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan ruang baca yang tidak sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan Dekanat.
Universitas Sumatera Utara
26
II. Job Description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
a. Pembantu Dekan III Ami Dilham, SE. M.Si
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
b. Kasub Bagian Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos
Tugasnya adalah membantu Pembantu Dekan III dalam pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan baik dalam penyajian informasi maupun
pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
c. Staf Pegawai
1 Emma Dahliana, SE
Tugasnya adalah melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa dan mengumpulkan serta mengolah data
dibidang kemahasiswaan dan alumni. 2
Sri Wardani, SE
Bertugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan menyusun laporan kerja sub bagian serta mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3 Safaruddin, SE
Melakukan tugas untuk menyajikan informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni serta mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan
dan alumni.
Universitas Sumatera Utara
27
1. Saluran Komunikasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna
mencapai kesamaan makna. Pada Bagian Kemahasiswaan saluran komunikasi yang terjalin dapat
dilihat dari bagan struktur organisasi pada Bagian Kemahasiswaan bahwa Bagian Pembantu Dekan III mengkoordinasi atau mengkomando seluruh kinerja
ataupun kegiatan baik kepala sub bagian maupun para stafpegawai. Dalam saluran komunikasinya kepala sub Bagian Kemahasiswaan yang dapat
berinteraksi dalam berkomunikasi langsung dengan Pembantu Dekan III. Sedangkan para staf pegawai Bagian Kemahasiswaan, saluran komunikasi pada
Pembantu Dekan III tidak dapat secara langsung. Akan tetapi harus melalui kepala sub bagian kemahasiswaan agar segala urusan yang ada disampaikan
kepada Pembantu Dekan III. Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat tanggung jawab yang harus
dilaksanakan oleh kepala sub bagian kemahasiswaan maupun para staf pegawai yang terdapat didalamnya mengenai kinerja yang dilaksanakan oleh bagian
masing-masing. Mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh para staf pegawai, bagian kepala sub bagian kemahasiswaan bertanggung jawab penuh dan
melakukan koordinasi yang baik kepada Pembantu Dekan III. Dalam hal kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan, segala hal yang
menyangkut arsip maupun warkat seluruh staf pegawai harus bertanggung jawab penuh dengan komando dari kasub bagian kemahasiswaan. Apabila
terdapat masalah pada arsip-arsip atau warkat misalnya hilang, maka yang
Universitas Sumatera Utara
28
menangani dan bertanggung jawab terhadap masalah kearsipan tersebut adalah bagian administrasi kemahasiswaan. Upaya yang dapat dilakukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut adalah pengetikan ulang kembali arsip-arsip maupun warkat yang telah hilang dan melaporkannya kepada kepala sub bagian
kemahasiswaan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Jaringan usaha atau kegiatan adalah suatu proses membangun hubunganyang baik antar suatu instansi yang dimanfaatkan untuk mengatur koordinasi serta
mewujudkan kerjasama antar unsur dalam suatu instansi. Jika suatu instansi bergabung dalam suatu jaringan usaha, maka suatu
hubungan yang terbina dengan baik dapat menjaga nama baik instansi, bahkan meningkatkan nama baik suatu instansi tersebut serta menciptakan bentuk
kerjasama untuk menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, berkualitas dan siap ditempatkan di lapangan pekerjaan.
Contoh nyata jaringan usaha atau kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah: Kantin FEMI Fakultas Ekonomi, Café
BAGA Bawah Tangga, Photocopy Fakultas Ekonomi. Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit tidak berorientasi pada perolehan laba, seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Kategori