Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera

53

H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera

Utara Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang dipergunakan adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah subject. Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Dimana klarifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok permasalahannya yakni: 1. Pengunduran diri mahasiswa Hal ini berhubungan dengan mahasiswa yang ingin mengundurkan diri karena tidak dapat melanjutkan perkuliahan kembali atau mahasiswa yang akan di DO Drop Out. 2. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum HMJ KPU dan Pemilihan Presiden Mahasiswa PEMA 3. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa BKM 4. Mahasiswa BerprestasiPenerimaan Mahasiswa Baru 5. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNSSwasta Program Diploma III D-III Universitas Sumatera Utara 54 6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNSSwasta Program Sarjana S-1 7. Absensi Peserta Seminar Isi dalam absensi peserta seminar adalah nama-nama mahasiswa yang mengikuti mahasiswa yang sedang seminar untuk meja hijau. 8. Tarif pemakaian gedung sarana aset Universitas Sumatera Utara USU 9. Dana Alumni dan Recruitment 10. Jumlah Alumni Program Reguler 11. Jumlah Alumni Program D-III 12. Jumlah Alumni Program Ekstensi 13. Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi 14. Nama-nama mahasiswa yang terkena bencana alam seperti tsunami 15. Surat riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi 16. Lomba Karya Tulis Mahasisa LKTM Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut, dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pemusnahan arsip adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara Universitas Sumatera Utara 55 membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya Sedarmayanti, 2003 halaman 103: 1. Syarat pemusnahan arsip adalah: a. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna. b. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang dilihat secara fisik sudah rusak total dan tidak dapat berfungsi sebagai arsip. 2. Cara pemusnahan arsip Sedarmayanti 2003 halaman 107 adalah: a. Instansi kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional. c. Membuat berita acara pemusnahan arsip d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual. 3. Pemusnahan arsip yang berlaku secara umum adalah: a. Pembakaran yaitu dengan cara dibakar. b. Pencacahan dengan cara menggunakan mesin atau alat pencacah baik manual maupun ataupun dengan mesin penghancur kertas. Universitas Sumatera Utara 56 c. Proses Kimiawi dengan cara menggunakan bahan kimia guna melunakan kertas dan melenyapkan tulisan. d. Pembuburan dengan cara dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. 4. Teknologi umum yang digunakan untuk pemusnahan arsip adalah: a. Mesin penghancur kertas paper shredder machine Mesin penghancur kertas adalah sarana yang paling tepat untuk memusnahkan dokumen dan sekaligus melindungi kerahasiaan perusahaan karena dokumen dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat dipergunakan lagi. Berkas-berkas atau dokumen-dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat dihancurkan seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, cara pemusnahan arsip yang dilakukan adalah dengan cara melakukan pembakaran arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna dan kondisi fisik yang tidak berfungsi lagi atau rusak total. Bagian Kemahasiswaan belum melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan teknologi karena belum tersedianya alat pemusnah arsip-arsip atau warkat. Dan untuk pemusnahan arsip-arsip atau warkat yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan harus melalui persetujuan atau izin Pembantu Dekan III dan mengawasi pada saat pemusnahan arsip agar terhindar hal-hal yang tidak diinginkan, seperti arsip-arsip tersebut dijual. Universitas Sumatera Utara 57 Penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang akan dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti surat riset biasanya dimusnahkan dua tahun sekali. Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data yaitu, mengakses data atau informasi yang terbaru. Update data dilakukan pada saat terdapat adanya perkembangan informasi yang terbaru mengenai suatu hal. Misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Maka harus dilakukan update data agar data yang diolah dan diproses sebelumnya diganti agar sesuai dengan kenyataannya. Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini baik, hal ini dapat dilihat dari : a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak. c. Ruangan arsiparis yang terawat bersih d. Seluruh file disimpan didalam folder yang cukup memadai e. Adanya fasilitas komputer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan f. Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip Universitas Sumatera Utara 58 Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih terdapat kelemahannya yaitu antara lain : 1. Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak mudah rusak. 2. Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan. Hal ini terjadi karena dalam penanganan pemeliharaan dan pengamanan arsip masih kurang sehingga pada saat arsip tersebut dibutuhkan sulit untuk ditemukan kembali 3. Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi Hal ini terjadi karena masih adanya berkas-berkas yang masih menumpuk dan penyimpanan dimana-mana, bukan pada satu tempat tertentu sehingga arsip-arsip yang ada tidak tersusun dengan rapi. 4. Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya Hal ini terjadi karena dipindahtangankan oleh pegawai yang lain sehingga penyimpanan arsip tidak sesuai pada tempatnya. 5. Fasilitas komputer dan printer yang berjenis lama dan banyaknya virus di dalam komputer yang mengakibatkan proses kerja menjadi lambat. Akan tetapi terdapat berbagai upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan untuk menjaga arsip agar tidak rusak dan mengatasi kelemahan sistem kearsipan pada bagian ini, yakni: Universitas Sumatera Utara 59 a. Pengaturan ruangan Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°- 75°F, dengan kelembaban 50-60. Penerangan yang digunakan yaitu dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai. b. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali. d. Larangan-larangan Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang Universitas Sumatera Utara 60 merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. e. Kebersihan Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik. Selain itu upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan dalam menjaga keamanan arsip yaitu : a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwenang. c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin e. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan f. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh di fotocopy serta dengan segera mengembalikannya. g. Tidak membawa dan menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka h. Menyimpan arsip rahasia ditempat khusus Universitas Sumatera Utara 61 i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip j. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip. Universitas Sumatera Utara 62

I. Teknologi Kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Penyelamatan arsip dalam perspektif modern saat ini cenderung mengarah bagaimana masyarakat dapat mengakses informasi arsip yang mampu mengintegrasikan teknologi di dalamnya Dr. Sedarmayanti, M,Pd. Contohnya seperti: a. Magneto optical disc, atau kita lebih mengenalnya dengan disket. Media ini mampu menampung memori 1,4 Mega Byte MB. Media inipopuler sekitar tahun 1995 sampai 2003. Namun saat ini sangat sulit ditemui toko-toko yang menjual disket, atau bahkan sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi fasilitas readerfloppy disc. Hal ini menyulitkan bagi kita yang masih mempunyai data dalam bentuk disket untuk segera dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flashdisc atau media lainnya. b. Sistem penyimpanan arsip digital Server Storage dapat mengatur akses terhadap perangkat penyimpan data fisik jika memang sistem dirancang tanpa campur tangan manusia. Untuk menampung hasil digitalisasi dalam skala yang sangat besar menggunakan sistem penyimpanan data digital LTO Tape yang menggunakan kaset yang dapat dilepas otomatis, sistem ini dapat mengakses perangkat penyimpanan apapun setiap saat untuk pemutaran atau merekam. Dalam tingkatan otomasi sistem ini, perangkat robotik aktif memeriksa kualitas media yang berada di luar kemampuan manusia dan menawarkan keuntungan yang sangat besar untuk ketahanan dan aksesibilitas arsip kepada publik terhadap kualitas pelayanan dari waktu ke waktu. Universitas Sumatera Utara 63 c. Hard Disc Drives Dalam proses digitalisasi, komputer banyak digunakan untuk membuat dan mengelola arsip-arsip peta, gambar, foto, audio dan video, yang terangkum dalam sebuahdatabasebasisdata. Kumpulan file hasil digitalisasi yang disebut database ini ditampung dalam sebuah server storage. Untuk tujuan pengarsipan ini, setiap arsip akan memiliki sifat-sifat yang unik sebagai serangkaian file individu yang menerangkan format, keaslian dan sejenisnya, dan akan terkait dengan serangkaian metadata yang membentuk database yang terstruktur bagi seluruh koleksi. d. Optical Disks Segala bentuk penyimpanan dalam berbagai media, baik magnetic, optic dan solid state, tunduk pada perubahan teknologi yang terus-menerus berubah, dan produsen-pun tidak mampu untuk menjamin keberlangsungan suatu media dapat bertahan dalam jangka waktu lama. Proses ini mengharuskan para praktisi kearsipan bekerjasama dengan praktisi “Teknologi Informasi” duduk bersamamenganalisis perubahan teknologi dengan sebuah cetak biru perencanaan jangka panjang dalam rangka digitalisasi arsip. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terdapat teknologi kearsipan yang sudah digunakan yaitu penyimpanan data dengan menggunakan disket dan dapat dipindahkan ke flashdisc. Hal ini dapat memudahkan kinerja Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam penyimpanan arsip yang disimpan baik dalam bentuk disket ataupun flashdisc. Universitas Sumatera Utara 64 Akan tetapi, terdapat kendala pada penyimpanan arsip dalam bentuk teknologi seperti disket ataupun flashdisc pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi, yaitu terdapat adanya virus dalam disket ataupun flasdisc. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan melakukan scanvirus pada disket ataupun flashdisc. Upaya lain yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut adalah membuat program antivirus pada komputer agar data-data arsip yang tersimpan didalam disket ataupun flashdisc dapat terjaga dengan aman. Perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan kearsipan dengan menggunakan teknologi. Salah satu dampak perkembangannya pada kemajuan teknologi yang dialami pada bidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “ Arsip Elektronik”. Arsip jenis ini melengkapi jenis-jenis arsip yang telah dikenal sebelumnya yaitu arsip konvensional atau sering juga disebut dengan arsip kertas dan kelompok jenis arsip lain yang juga merupakan hasil perkembangan teknologi, khususnya teknologi elektronik yang dalam literatur disebut sebagai arsip bentuk khusus dimana spesifikasi teknis dan karateristiknya bermacam-macam. Dan dalam literatur dikenal dengan “Special Format Archives Record” atau Arsip Media Baru karena menggunakan kemajuan teknologi. Pada Bagian Kemahasiswaan, belum menerapkan “Arsip Elektronik” karena arsip elektronik ini adalah arsip non testual atau arsip non kertas. Di Bagian Universitas Sumatera Utara 65 Kemahasiswaan masih menggunakan bentuk kertas atau dokumen yang di print pada komputer.

J. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi