Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
BAB IV KINERJA DAN PERANAN FRONT OFFICE DEPARTMENT DALAM
MELAYANI TAMU YANG CHECK-IN DAN CHECK-OUT
DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN
4.1 Skill Staff Front Office Dalam Melayani Tamu Yang Check-In
Dalam menerima kedatangan tamu ke Hotel sangat diperlukan persiapan khusus dan kemahiran tersendiri agar nantinya tamu yang baru tiba mendapatkan
kesan pertama dan pelalyanan yang baik dan memuaskan. Untuk melayani para tamu, ada beberapa skill yang perlu dikuasai Staff Front
Office. Petugas Front Office harus cerdas dan dapat berfikir cepat dan mampu mengambil keputusan yang tepat, disamping juga harus memiliki kondisi fisik yang
prima untuk bisa tampil ramah, sopan dan efisien. Adapun hal-hal yang harus dilakukan staff Front Office Hotel Danau Toba
Internasional Medan dalam melayani tamu yang check in adalah sebagai berikut : 1.
Greeting Hal ini merupakan suatu kewajiban bagi receptionist di Hotel Danau Toba
bila menyambut tamu yang baru datang atau tiba di hotel. Mereka harus menyapa dengan salam, mengucapkan selamat datang dan juga menanyakan keadaan tamu.
Resepsionis juga menyambutnya dengan raut wajah yang manis dan juga dengan senyuman serta keramah-tamahan.
2. Mengecek nama tamu didaftar reservasi
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Pengecekan nama tamu di daftar reservasi merupakan prosedur wajib, untuk mencocokan identitas tamu, nama tamu, serta lama tinggal di hotel. Bila
sudah tertera di komputer, receptionist mengecek ulang ke tamu agar tidak terjadi kesalahan dan jika sudah benar maka proses selanjutnya dapat dilakukan.
3. Memblokasi Kamar
Pemblokasian kamar dilakukan terutama bagi tamu yang memesan dengan permintaan khusus, dengan tujuan agar tamu mendapatkan kamar sesuai dengan
pesanannya. Cara pemblokasiannya dilakukan dengan cara menuliskan nomor kamar yang di blok di morning preparation sekaligus menulis specialis request
pada keterangan sehingga receptionist lain tahu bahwa kamar tersebut sudah dipesan dan tidak boleh dirubah.
4. Perhitungan Persediaan Kamar
Dalam menangani pemesanan kamar, receptionist dituntut untuk teliti agar tidak menimbulkan masalah seperti over booked yang menyebabkan complain
tamu. Tamu-tamu yang datang ke Hotel Danau Toba adalah tamu-tamu individual dan juga tamu-tamu group dan pemesanannya langsung ditangani dikantor pusat
atau Sales Office yaitu di Medan. Perhitungan kamar dilakukan dengan mengurangkan jumlah kamar seluruhnya dikurang kamar OO, kamar Extend, serta
reservasi yang masuk. 5.
Persiapan Pribadi Diantara persiapa-persiapan diatas, ada juga yang lebih penting yaitu
persiapan pribadi recepionist dalam menyambut kedatangan tamu. Diantaranya adalah peralatan, bahan, kerapian pakaian, raut wajah yang baik, kedisiplinan, serta
profesional dalam melayani para tamu, karena the first impression tamu didapatkan di Front Office.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
4.2 Check-in untuk Tamu Perorangan
