Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
meninggalkan hotel yang juga diurus dan ditangani kembali oleh kantor depan check-out procedure
Selain berfungsi sebagai penerima tamu. kantor depan juga berfungsi sebagai tempat administrasi untuk menunjang kepuasan tamu. Disamping berfungsi
untuk menyambut kedatangan tamu yang datang, segala persiapan, seperti reservasi dan registrasi, juga merupkan kegiatan yang tidak kalah penting. Masih ada fungsi
administrasi lain yang dilaksanakan untuk kepuasan tamu, seperti pembuatan Guest History dan Room Occupied Status Report, yang semuanya itu akan berpengaruh
terhadap depertement-departement lain yang ada dihotel. Dampak yang langsung tampak antara lain dapat dilihat pada bagian house keeping yang hams segera
menyiapkan amenities untuk tamu. Bagian Food Beverage pun akan segera menyiapkan break fast Voucher, dan sebagainya.
2.2 Struktur Organisasi Front Office dan Job Description 2.2.1 Struktur Organisasi Front Office
Struktur organisasi Front Office tergantung dari besar kecilnya hotel, semakin lengkap department dan seksi yang ada didalamnya. Semakin kecil sebuah hotel,
semakin banyak posisi yang bisa dirangkap oleh staff sehingga struktur organisasinya menjadi semakin sederhana.
2.2.2 Job Description di Front Office Department
1 . Front Office Manager -
Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi kantor depan. -
Memastikan bahwa semua staff Front Office menguasai sistem komputer hotel. -
Menjaga kedisiplinan staff Front Office denagan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Meningkatakan kualitas dan prestasi karyawan Department Front Office dan
memberikan reward khusus bagi yang berprestasi. -
Menjaga keharmonisan kerja dengan Department Sales dan Marketing tentang upselling dan penanganan tamu secara khusus.
- Menyambut tamu VIP.
- Menangani komplain tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh staff Front
Office. -
Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung rugi atau Provit and Loss PL Department Front Office.
- Membuat budged tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara
harian dari sisi kamar, dan meningkatkan atau memprtahankan kemampuan labaan
2. Assistant Front Office Manager - Membantu pekerjaan Front Office Manager, Receptinost, Telephone
Operator, dan consierge. - Membuat j adwal kerja.
- Membantu Operasional di Front Office.
Mengarahkan dan supervise terhadap pekerjaan receptionist dan consierge. -
Terjun ke operasional pada saat ramai tamu. Menghadiri briefing bagi hotel, untuk mewakili Front Office Manager jika
berhalangan hadir. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Head of Reception Front desk Supervisor
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Memimpin pelaksanaan kegiatan menerima tamu dan rnenjual kamai serta proses registrasi.
- Mengatasi permasalahan yang terjadi di bagian Front Desk. -
Mengatur tata cara penyambutan tamu, terutama tamu VIP. -
Mengatur penggunaan material dan piranti administrasi Front Desk 4. Recptionist
- Menyambut tamu yang datang di Front Desk dengan ramah dan sopan.
- Membuat registrasi tamu. - Men-Check-In kan tamu.
- Mencatat dan menerima uang deposit yang diserahkan oleh tamu yang diserahkan oleh tamu yang akan menginap.
- Menerangkan perbedaan masing-masing jenis kamar yang ada di hotel dan
beneflt-nya.
- Memasukan data tamu yang sudah Check-in dalam satu laporan harian. - Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama bertugas pada
hari tersebut. 5.
Reservation Supervisor -
Memimpin penyelenggaraan pelayanan reservai kamar, terutama dalam hal pencatatan dan pendataan.
- Menentukan kamar-kamar yang akan dipesan.
- Mengatasi segala permasalahan yang terjadi dalam pelayanan reservasi.
Bertanggung jawab kepada Front Office Manager. 6.
Reservation
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Menerima pesanan kamar dari dalam maupun dari luar negeri,
membukukan pesanan tersebut serta menuliskannya pada reservation board.
- Mengatur penyediaan kamar yang akan dipesan dan menghubungi para
pemesan untuk konfirmasi maupun pemberian informasi lainnya. Mengisi dan mendistribusikan daily expected arrival slip.
- Bertanggung jawab kepada Supervisor.
7. Operator -
Mengawasi dan memperhatikan Guest Name Rack. -
Memperhatikan guest call sheet, call atau sesuai dengan permintaannya. -
Mengetahui semua tariff Long Distance Calls, Telegram, Telex. -
Selalu sopan santun apabila menerima tamu atau menjawab telepon dari tamu.
- Mengisi voucher penagihan kepada tamu yang disesuaikan dengan nama
yang ditentukan pula. -
Pahami benar-benar segala peraturan yang digariskan perusahaan dan ketahui juga fasilitas yang dimiliki perusahaan.
- Catat dalam log book hal-hal yang berhubungan dengan kerja untuk
diketahui oleh petugas lainnya. 8.
Bell Captain -
Mengatur tugas setiap bell boy. -
Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di Konsier. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang disimpan di Luggage
Room. -
Memastikan Luggage Room bersih dan teratur.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Mengontrol setiap barang yang akan disimpan dan masih di lobi telah
dipasangi tanda pengenal pass nomor barang yang jelas. Mengatur bell boy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang pada saat menjemput
bus rombongan yang akan ke hotel. -
Mengarahkan semua bell boy disetip shift kerja. 9. Bell Boy
- Bersiap di depan lobi untuk menjemput tamu.
Menurunkan barang tamu dari mobil. -
Membawakan barang-barang milik tamu yang akan Check-in dan menunggu tamu didepan Front Office Counter hingga tamu mendapatkan
nomor dan kunci kamar. -
Mengatur tamu sambil membawakan barang-barang miliknya kekamar tamu.
- Membantu membawakan barang-barang milik tamu pada saat tamu Check- out, dari kamar hinga ke lobi dan selanjutnya ke kendaraan tamu.
- Menyimpan barang-barang milik tamu dengan tan da khusus {luggage tag
untuk tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di Bell Desk.
2.3 Peralatan yang Digunakan di Front Office