Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Aeropacific Hotel Corporation dengan General Manager R.E Selling dengan ketentuan bahwa dibawah pimpinan management PT. Aeropacific Hotel
Corporation harus dapat dicapai ocupancy rate hotel rata-rata 50 sampai akhir tahun 1973. Ternyata target tersebut tidak dicapai sehingga kontrak tersebut
diakhiri dengan General Manager tetap R.E Scelling yang bersedia memperpanjang kontrak kerjanya.
3.1.1 Tujuan Berdirinya Hotel Danau Toba Internasional
Dengan demikian semaraknya dekade kujungan wisata Indonesia maka akan berpegaruh juga terhadap peningkatan pelayanan hotel maka pihak hotel haruslah
menciptakan dan menjaga standard dari hotel tersebut. Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Berusahaberupaya memberikan kepuasan tersendiri kepada tamu
2. Berupaya untuk memberikan pelayanan yang memuaskan dan juga
penampilan yang menarik dan memelihara keramah-tamahan 3.
Menciptakan dan menjaga kebersihan kamar 4.
Menciptakan suasana yang baik supaya tamu datang kembali Dengan adanya tujuan tersebut maka diharapkan supaya para tamu
pelanggan semakin banyak datang berkunjung sehingga tingkat hunian hotel kamar makin tinggi dengan demikian yang maksimal akan tercapai.
3.2 Stuktur organisasi
Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai struktur organisasi berbentuk garis dan staff dimana pimpinan tertinggi dipegang oleh General
Manager.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Untuk jelasnya struktur organisasi tersebut dapat dilihat dari bagian yang terlampir.
Sebagai uraian tugas pokok dan tanggung jawab dari struktur organisasi perusahaan terdiri dari:
1. General Manager
- Mengkoordinasi dan mengawasi beroperasinya perusahaan
- Mengikuti perkembangan pelayanan perhotelan
- Membawahi keseluruhan Department Head yang ada
- Memecahkan segala masalah dan mengambil tindakan-tindakan yang perlu
2. Duty Manager
- Bertanggung jawab langsung kepada General Manager
- Bertanggung jawab atas Department yang dibawahinya yaitu, salesand
Marketing Department, Food Beverage Department, Personalia, security
- Mengevaluasi hasil kerja department yang dibawahinya
3. Personnnel Manager
- Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada General Manager
melalui Duty Manager -
Melaksanakan kebutuhan kerja -
Melaksanakan tes tertulis dan interview bagi pelamar yang dipanggil -
Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan
- Membuat anggaran secara menyeluruh
- Mewakili General Manager untuk menyelesaikan kasus-kasus perubahan
yang timbul pada kanto Depnaker serta kepada instansi yang terkait
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in hose training dan
kegiatan lainnya.
4. Chief Accountant
- Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager
- Mengontrol uang masuk dan uang yang keluar ari perusahaan
- Revisi cost flows
- Membuat budget plan 1 tahun sekali
- Memonitor budget setiap hari
5. Front Office Manager
- Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Room Division
Manager -
Mengawasi operasi di Front Office setiap hari -
Membina hubungan baik dengan tamu-tamu hotel -
Mengatasi masalah-masalah yang terjadi apabila ada tamu-tamu yang melakukan complaint menaiakan income daripada rooms.
Bagian-bagian yang termasuk dibawah naungan Front Office adalah:
1. Reservation section
Tugasnya melayani tamu yang memesan kamar secara tak langsung atau tidak berhadapan langsung dengan pemesanan tapi dilakukan mellui
telepon.
2. Reception section
Bagian reeption section merupakan ujung tombak penjualan kamar. Adapun tugas dan tanggung jawab rception adalah:
- Menerima tamu
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Bila sudah tercapai kesepakatan dari penjualan kamar, maka tamu dimint
untuk mengisi registration card. Lalu reception akan memberi gust card dan kunci kamar tamu.
- Atas dasar registration card, petugas akan memnuat room slip, whire slip,
guest slip dan mengisi tamu. -
Memasukan data-data tamu kedalam komputer untuk pengarsipan -
Membuat laporan tentang pembuatan kamar, termasuk harga penjualanya. -
Menangani pesan-pesan dari dan untuk tamu hotel. Setiap pesan yang masuk dicatat di message form untuk kemudian diteruskan pada yang
bersangkutan.
3. Information section
Tugasnya memberikan informasi secara umum tentang fasilitas-fasilitas hotel.
4. Uniform section
Tugasnya : -
Membuka pintu untuk tamu. -
Menangani barang bawaan tamu, baik tiba maupunn saat meninggalkan hotel.
- Mengantarkan tamu ke reception, lalu ke kamar begitupun sebaliknya
waktu pulang. -
Memberikan pelayanan tambahan seperti pemberian informasi dan lain-lain selama berada di Lobby.
5. Front Office cashier
Tugasnya:
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Melayani penukaran valuta asing, penjualan perangko, dan penanganan
kartu-kartu kredit pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel.
- Menagani segala pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel.
6. Food and Beverage Manager
Tugasnya : -
Bertanggung jawab kepada General Manager -
Bertanggung jawab atas bagian yang dibawah naunganya serta mengoperasi setiap bagian.
- Memeriksa hasil penjualan setiap harinya dari setiap bagian dibawah
naungany -
Memeriksa hasil penjualan ke bagian Accounting Department. Bagian-bagian dibawah naungan Food Beverage Department terdiri dari :
- Coffe shop, yang menjual makanan untuk breakfast, lunch, dinner.
- Javanese restaurant, menjual makanan khas jawa dan sunda.
- Piano Lounge, menjual atau menyediakan minuman yang beralkohol.
- Pool Bar, menyediakan minuman ringan dan beer, serta ada juga es krim
dan menjual makanan ringan lainya. -
Mini Bar, menyediakan makanan dan minuman untuk setiap kamar tamu. -
Main Kitchen, melayani pesanan makanan dari coffe shop dan banquet. -
Pastry dan Banquet, mengolah kue-kue dan roti untuk dijual.
3.3 Fasilitas yang dimiliki
