Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
4.2.2 Tamu yang Datang Tanpa Pemesanan
• Sama halnya dengan yang diatas tamu disambut dan diberi greeting oleh
Bell Boy dan membawakan barang bawaan tamu ke Front Desk untuk registrasi.
• Receptionist memberikan greeting dan ucapan selamat datang, lalu
menanyakan apakah sudah ada reservasi sebelumnya. Jika belum receptionist segera mengecek morning preparation apakah masih ada
kamar yang tersedia atau tidak. •
Bila ada, lalu receptionist menanyakan tipe kamar apa yang diinginkan dan lamanya menginap.
• Selanjutnya pengisian registration card. Pada saat pengisian registration
card ini perlu ditanyakan kepada tamu cara pembayarannya. Bila tamu memberikan sejumlah deposit maka ditulis deposit maka ditulis deposit
beserta jumlahnya. Bila pembayarannya melalui credit card, diminta credit cardnya untuk di Open.
• Diminta juga tanda pengenal tamu seperti KTP, Pasport ataupun SIM.
• Setelah semua proses registrasi selesai, receptionist membeikan voucher
breakfast. •
Selanjutnya adalah memberikan kunci kamar kepada Bell boy dan mengantarkan tamu ke kamar yang sudah dipesannya.
4.3 Check-in Untuk Tamu Rombongan
Kedatangan tamu rombongan ke hotel, biasanya telah diketahui hari kedatangannya dari reservatin booklist. Agar tidak repot ketika tamu rombongan
datang, receptionist telah mempersiapkan segalanya seperti : kunci-kunci kamar, group name list, registration card, voucher breakfast, dan nama perusahaan atau
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
rombongan. Adapun beberapa penanganan untuk tamu yang datang secara rombongan
adalah sebagai berikut : •
Bell Boy mempersiapkan trolley di depan lobi •
Tambahan personil dipersiapkan, seperti tenaga Supervisor, Manager dan Security.
• Saat menurunkan barang ditunggu oleh Security dan Tour Leader sebagai saksi
atas jumlah barang. •
Semua tamu rombongan dipersilahkan duduk di lobi untuk melakukan group check-in.
• Wellcome drink juga dipersiapkan untuk disuguhi kepada tamu.
• Tour Leader mengisi Registration card, satu untuk satu rombongan.
• Receptionist memeriksa Registration Card dengan seksama, Registration Card
ini biasanya disertai dengan lampiran yang menunjukan alokasi kamar. •
Lalu kunci kamar diserahkan ke Tour Leader semuanya. •
Bell Captain mengatur Bell Boy bagaimana mendistribusikan barang masing- masing tamu ke kamar masing-masing.
• Tamu dipersilahkan masuk ke kamar masing-masing setelah diberi tahu nomor
kamar dan mendapatka kunci kamar masing-masing. Bell Boy membawakan luggage mereka, khusus minta diantarkan saat itu. Jika tamu masuk terlebih
dahulu maka barang bawaanya akan dikirimkan kemudian. •
Lalu Bell Boy tidak lupa untuk menerangkan segala fasilitas yang ada dikamar termasuk beberapa sevice yang dapat diminta oleh tamu selama menginap.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Ada beberapa catatan untuk proses check-in tamu rombongan di Hotel Danau Toba :
• Tempat check in dapat di lobi, restaurant, group lounge, atau di function room,
tergantung besarnya rombongan, banyaknya orang yang datang, juga fasilitas yang dimiliki hotel.
• Untuk mengantar tamu ke kamar, tidak semua tamu harus di antar satu-persatu.
Yang diantar hanya yang memerlukannya, yang sama sekali tidak tahu letak kamar, atau yang letak kamarnya sulit untuk di jelaskan dengan kata-kata saja.
• Barang bawaan tamu yang berjumlah banyak, satu persatu harus dicocokan
bersama dengan tour leader, dan dipastikan bahwa setiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati.
4.4 Check-in untuk tamu VIP
Kategori