Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
i. Mail and Key Rack Mail and key rack adalah rak tempat menyimpan kunci serta surat untuk tamu.
Penyusunan room rack menurut urutan nomor kamar tamu. Penyusunan room rack menurut urutan nomor kamar dan menurut susunan tingkat dari bangunan hotel
agar petugas mudah melihatnya. Mail rack adalah tempat menyimpan surat-surat tamu tersusun secara alphabetical.
Untuk surat-surat tamu yang belum datang, surat tersebut disimpan pada mail rack dan bukan pada key rack.
2.4 Hubungan Kerja
Kantor Depan Hotel sekalipun dianggap sebagai central of nerve hotel tidak apat berdiri sendiri ataupun bekerja sendiri. Kelancaran pekerjaan bagian ini
ditentukan oleh kerja sama yang dijalin dengan bagian-bagian lain di hotel, antara lain:
2.4.1 Dengan Bagian House Keeping Tata Graha
Front Office Department merupakan pihak penjual kamar dan penerima tamu yang akan menginap di hotel sedangkan kamar-kamar tersebut dipersiapkan oleh
bagian Tata Graha. Bagian Tata Graha merupakan pihak penentu apakah kamar sudah untuk dijual, belum dapat dijual, karena rusak atau masih dalam perbaikan
maupun masih dalam proses pembersihan, dan sebagainya. Hubungan lainya adalah bilamana terjadi kondisi sebagai berikut:
- Akan datangya tamu berstatus
VIP -
Terjadinya penukaran kamar -
Penukaran Extra bed -
Pemeriksaan mini bar
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Hal-hal yang harus dilakukan Front Office sehubungan dengan koordinasi tersebut adalah:
- Segera mencocokan Room Report I HK report dari House Keeping
dengan posisi kamar pada room rack, - Jika terdapat Room Discrepencies segera berkordinasi dengan House
Keeping Department untuk memperoleh penyelesaian, Segera menertibkan changement of room bila ada penukaran kamar,
- Segera memberitahukan Tata Graha bila tamu sudah Check-out agar dapat dibereskan.
2.4.2 Dengan Food Beverge Department
Hubungan kerja Front Office dengan Food Beverage Department lebih banyak bersifat informasi dan publikasi, diantaranya :
Pemberian informasi kepada tamu-tamu penginap yang meliputi: 1.
Fasilitas Food Beverage yang ada dihotel seperti restaur an, room service,
dan sebagainya,
2. Adanya special event dan menarik untuk dikunjungi seperti exhibition, cultural
show, cabaret, dan lain-lain. -
Kerja sama dalam menyambut tamu-tamu VIP. -
Kerja sama dalam kedatangan tamu rombongan. Hal-hal yang perlu dilaksanakan Front Office sehubungan dengan kerja sama
tersebut adalah : -
Mempromosikan seluruh outlet dan produk F B kepada tamu-tamu penginap,
- Memberitahukan F B Departemen tentang sambutan-
sambutan khusus yang perlu dilakukan sehubungan datangnya
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
tamu-tamu VIP atau rombongan wisatawan sehingga F B Department segera mempersiapkan welcome drink disamping
special entertainment yang telah ditentuka lainnya.
2.4.3 Dengan Accounting Department
