Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
- Mengontrol setiap barang yang akan disimpan dan masih di lobi telah
dipasangi tanda pengenal pass nomor barang yang jelas. Mengatur bell boy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang pada saat menjemput
bus rombongan yang akan ke hotel. -
Mengarahkan semua bell boy disetip shift kerja. 9. Bell Boy
- Bersiap di depan lobi untuk menjemput tamu.
Menurunkan barang tamu dari mobil. -
Membawakan barang-barang milik tamu yang akan Check-in dan menunggu tamu didepan Front Office Counter hingga tamu mendapatkan
nomor dan kunci kamar. -
Mengatur tamu sambil membawakan barang-barang miliknya kekamar tamu.
- Membantu membawakan barang-barang milik tamu pada saat tamu Check- out, dari kamar hinga ke lobi dan selanjutnya ke kendaraan tamu.
- Menyimpan barang-barang milik tamu dengan tan da khusus {luggage tag
untuk tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di Bell Desk.
2.3 Peralatan yang Digunakan di Front Office
Untuk memperlancar operasional Front Office dalam suatu hotel, maka bagian tersebut mengunakan alat-alat seperti brikut ini Ducas Peter. 1983 : 55 :
a. Information Rack Information Rack adalah semacam reservation rack diletakan name slip
tersusun secara alphabetical. Information Rack terdapat pada receptionist dan
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
telephone switch board agar dengan cepat bisa memberikan keterangan sehubungan dengan tamu yang menginap di hotel.
b. Guest Folio Rack Guest Folio Rack adalah rack yang digunakan untuk menyimpan guest folio
b i l l , guest folio rack tersusun menurut urutan nomor kamar. c. Guest History Rack
Guest History Rack adalah untuk menyimpan data-data tamu yang dicatat dalam guest history card, pihak hotel suatu usaha pengembangan hotel misalnya
dapat diperoleh melalui guest history card tersebut. Dalam Guest History Card ini dicatat selain nama tamu dan alamatnya, juga
kekhususan tamu tersebut menginap di hotel, sebagai contoh misalnya andai kata tamu tersebut selalu datang pada hari-hari libur sekolah, atau pada saat-saat hotel
mengadakan hiburan program istimewa. d. Time and Date Stamping Machine
Peristiwa tamu check-in atau check-out ataupun petugas hotel menerirria pesanan atau surat adalah sangat penting untuk dicatat secara tepat pada waktunya.
Untuk hal itu terdapat suatu alat pencatat yang secara menit kemenit menunjukan waktu. Alat tersebut disebut dengan Time Dating StampingMachine. Dengan alat
tersebut bila tamu telah mengisi kartu pendaftaran, kita masukan kartu tersebut cap tanggal dan waktu pendaftaran. Demikian juga halnya bila hotel menerima pesanan
tamu. e. Room Rack
Room Rack adalah semacam rack yang disusun menurut urutan nomor kamar dimana diletakan name slip, hingga petugas kantor depan dengan mudah
mengetahui nama-nama tamu yang menginap, jumlah kamar yang masih tersedia
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
atau kamar-kamar yang telah dipakai. Petugas kantor depan harus mengetahui kegunaan dari Room Rack tersebut ataupun lebih lagi harus selalu menjaga agar
situasi dari Room Rack selalu betul dan tepat. Kurang baik bila terjadi suatu dikarenakan kekurangan teliti dari petugas
kantor depan dalam menjual kamar kepada tamu sedangkan kamar tersebut masih dalam keadaan kotor atau rusak.
Bentuk dari room rack terdiri dari sebentuk metal yang diberi sekat untuk tempat menyelipkan name slip ataupun reservation slip. Ukurannya tergantung
kepada banyaknya jumlah kamar dalam suatu hotel. Letak room rack tersebut harus diusahakan agar tidak langsung dilihat oleh para tamu, sehingga tidak bisa
mengetahui keadaan room rack. f. Telephone Switch Board
Dalam hotel yang besar biasanya terdapat petugas khusus yang melayani telephone. Pesawat Telepon yang berada didalam kamar atau berada dalam kantor
hotel untuk telephone keluar harus melalui Telephone Switch Board, dimana petugas telephone yang kemudian menghubungkannya.
g. Duplicate Rack Duplicate Rack merupakan suatu tempat rack tampat menyimpan kunci
cadangan. h. Reservation Rack,
Reservation rack adalah alat yang terdiri dari rack yang sesuai dengan hari kedatangannya. Yang dicatat dalam Reservation Slip adalah : nama tamu, tanggal
kedatangan dan keberangkatan, jumlah kamar serta jenis kamar yang diminta.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
i. Mail and Key Rack Mail and key rack adalah rak tempat menyimpan kunci serta surat untuk tamu.
Penyusunan room rack menurut urutan nomor kamar tamu. Penyusunan room rack menurut urutan nomor kamar dan menurut susunan tingkat dari bangunan hotel
agar petugas mudah melihatnya. Mail rack adalah tempat menyimpan surat-surat tamu tersusun secara alphabetical.
Untuk surat-surat tamu yang belum datang, surat tersebut disimpan pada mail rack dan bukan pada key rack.
2.4 Hubungan Kerja
