Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
Ada beberapa catatan untuk proses check-in tamu rombongan di Hotel Danau Toba :
• Tempat check in dapat di lobi, restaurant, group lounge, atau di function room,
tergantung besarnya rombongan, banyaknya orang yang datang, juga fasilitas yang dimiliki hotel.
• Untuk mengantar tamu ke kamar, tidak semua tamu harus di antar satu-persatu.
Yang diantar hanya yang memerlukannya, yang sama sekali tidak tahu letak kamar, atau yang letak kamarnya sulit untuk di jelaskan dengan kata-kata saja.
• Barang bawaan tamu yang berjumlah banyak, satu persatu harus dicocokan
bersama dengan tour leader, dan dipastikan bahwa setiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati.
4.4 Check-in untuk tamu VIP
Check-in untuk tamu VIP dilakukan dengan sedikit berbeda dari tamu biasa. Tamu VIP adalah tamu yang dianggap paling penting oleh pihak hotel, seperti
Menteri, Pimpinan Perusahaan, Owner Hotel Danau Toba, pimpinan lembaga atau institusi hotel dan lain-lain.
Check-in untuk tamu VIP harus dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan registrasi sebelumnya, maka Registration Form sudah disiapkan
terlebih dahulu. Data diambil dari hasil korespondensi saat reservasi, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut yang biasanya telah memboking terlebih
dahulu. Dengan cara demikian, maka tamu hanya tinggal tanda tangan saja di Front Desk.
Proses registrasi bagi tamu VIP juga bisa dilakukan di kamar tamu tersebut. Setelah tamu datang, tamu bisa langsung ke kamar untuk registrasi tanpa harus ke
Front Desk.
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
4.5 Proses Check-Out
Proses Ceck-out di Hotel Danau Toba sangat penting, yaitu untuk memberikan the last impression yang baik dan memuaskan kepada tamu. Kesan
yang baik serta memuaskan akan memberikan dampak positif bagi tamu sehingga tamu akan berkenan untuk datang kembali ke hotel.
Adapun persiapan-persiapan yang dilakukan oleh staff Front Office Department dalam menghandel tamu yang check-out :
a. Bell Captain
Bell Captain siap di tempat, terutama yang berhubungan dengan penugasan Bell boy yang akan membantu membawakan barang tamu untuk
membawakan barang-barang mereka sampai tamu selesai membayar. Bell Boy juga harus mengantarkan barang bawaan tamu sampai memasukannya
ke bagasi kendaraan. b.
Receptionist Receptionist membuat sendiri catatan tersendiri di Front Desk,
dengan maksud agar kamar tersebut dapat dijual kembali setelah melalui proses pembersihan sehingga berstatus ready to sell. Tugas lainnya adalah
mengisi Guest History Card. Di formulir itu dicantumkan semua kesukaan dan ketidaksukaan tamu, termasuk kebiasaan khususnya. Data yang lengkap
tentang tamu akan memudahkan hotel untuk memberikan layanan yang prima bila tamu tersebut datang kembali ke hotel.
c. Front Office Cashier
Front Office Cashier menyiapkan semua bilangan untuk transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel sebelum tamu
Akbar Maulana Putra : Peranan Front Office Department Di Hotel Danau Toba Internasional, 2009. USU Repository © 2009
meninggalkan hotel. d.
Housekeeper Begitu tanda tanu check-out di klik, bila sudah terkompeterisasi atau ada
pemberitahuan, pihak Housekeeping harus mengubah status kamar menjadi vacant dirty. Kamar tersebut langsung segera dibersihkan dan bilamana
telah selesai dibersihkan langsung diberi tahu ke Front Office.
4.6 Check-out untuk Tamu Perorangan
