b. Kenaikan Gaji Berkala
Pada proses kenaikan gaji berkala, Subbagian Administrasi Kepegawaian mengecek pegawai yang akan naik gaji berkala pada
SIMPEG dan meng-input data kenaikan gaji berkala ke dalam SIMPEG. Setelah itu, Subbagian Administrasi Kepegawaian membuat
SK Kenaikan Gaji Berkala KGB. SK KGB kemudian diserahkan kepada Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian untuk disetujui dan
diparaf. Selanjutnya, SK KGB diberikan kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk ditandatangani. Setelah
ditandatangani, SK KGB diserahkan kembali ke Subbag Administrasi Kepegawaian untuk diberikan kepada pegawai yang bersangkutan.
Subbag Administrasi Kepegawaian kemudian membuat laporan kenaikan gaji berkala.
Adapun gambaran alur kerja sistem Kenaikan Gaji Berkala yang sedang berjalan di Subbag Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta
adalah seperti pada gambar 4.3. :
Gambar 4.3. Flowchart Kenaikan Gaji Berkala pada Sistem yang Berjalan
c. Pensiun
Pada proses pensiun, Subbag Administrasi Kepegawaian mengecek pegawai yang akan pensiun berdasarkan data tanggal lahir
pegawai pada
SIMPEG. Kemudian,
Subbag Administrasi
Kepegawaian membuat
surat pemberitahuan
pensiun untuk
ditandatangani Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian. Surat pemberitahuan pensiun kemudian diberikan kepada pegawai
yang bersangkutan. Kemudian, pegawai melengkapi dokumen persyaratan pensiun untuk dikumpulkan ke Subbag Administrasi
Kepegawaian. Setelah dokumen persyaratan pensiun tersebut dicek dan disetujui oleh Subbag Administrasi Kepegawaian, kemudian
Subbag Administrasi Kepegawaian membuat Surat Permohonan Usul SK Pensiun. Surat Permohonan Usul SK Pensiun kemudian diserahkan
kepada Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian untuk disetujui dan diparaf. Selanjutnya, Surat Permohonan Usul SK Pensiun diberikan
kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk ditandatangani.
Kemudian Surat
Usul Pensiun
yang telah
ditandatangani diserahkan
kembali ke
Subbag Administrasi
Kepegawaian. Selanjutnya, Subbag Administrasi Kepegawaian menyerahkan Surat Usul Pensiun ke BKN untuk diproses dan
dibuatkan SK Pensiun. SK Pensiun kemudian diserahkan ke Subbag Administrasi Kepegawaian untuk diberikan kepada pegawai yang
bersangkutan. Subbag Administrasi Kepegawaian kemudian membuat
laporan pensiun. Alur kerja sistem pensiun yang sedang berjalan pada Subbag Administrasi Kepegawaian adalah seperti pada gambar 4.4. :
Gambar 4.4. Flowchart Pensiun pada Sistem yang Berjalan
4.2.1.1. Analisa input masukan
Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan pada sistem yang berjalan.
Masukan sistem yang berjalan adalah :
1. Formulir Daftar Riwayat Hidup Pegawai
Formulir daftar riwayat hidup diberikan oleh Subbag Administrasi Kepegawaian kepada pegawai untuk mendata
riwayat hidup pegawai. 2.
Formulir Usul Kenaikan Pangkat Formulir usul kenaikan pangkat diberikan oleh BKN
kepada Subbag
Administrasi Kepegawaian
yang menyatakan seorang pegawai mengajukan kenaikan
pangkat. Formulir ini dikelompokkan sebagai dokumen. 3.
SK kenaikan gaji berkala terakhir Surat Keputusan SK kenaikan gaji berkala terkahir
pegawai yang dapat dijadikan acuan untuk mengajukan kenaikan gaji berkala selanjutnya.
4. Surat Usul Pensiun
Surat yang menyatakan seorang pegawai mengajukan pensiun. Surat usul pensiun dikelompokkan sebagai
dokumen. 5. Formulir Daftar Kepala Unit Kerja
Formulir yang berisi nama kepala unit kerja yang diisi oleh Subbag Kepegawaian Unit Kerja UIN Jakarta.
4.2.1.2. Analisa Output
1. SK Kenaikan Pangkat Surat Keputusan SK kenaikan pangkat yang dikeluarkan
oleh UIN
Syarif Hidayatullah
Jakarta dan
telah ditandatangani oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian. Sebelum dikeluarkannya SK ini, BKN telah menyetujui Usulan Kenaikan Pangkat pegawai yang
bersangkutan. SK Kenaikan Pangkat ini diberikan kepada pegawai yang mengajukan kenaikan pangkat.
2. SK Kenaikan Gaji Berkala Surat Keputusan SK kenaikan gaji berkala yang
dikeluarkan oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan telah ditandatangani oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian. SK Kenaikan Gaji Berkala ini diberikan kepada pegawai yang mengajukan kenaikan gaji berkala.
3. SK Pensiun Surat Keputusan pensiun yang dikeluarkan oleh BKN
kepada pegawai yang mengajukan permohonan pensiun. 5.
Laporan Kenaikan Pangkat
Laporan yang dibuat Subbagian Kepegawaian untuk Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian dan Kepala Biro
Administrasi Umum dan Kepegawaian, dan Bagian Kepegawaian Unit Kerja yang memberi informasi apakah
kenaikan pangkat pegawainya disetujui atau tidak. 6.
Laporan Kenaikan Gaji Berkala Laporan yang dibuat Subbagian Kepegawaian untuk Kepala
Bagian Ortala dan Kepegawaian, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, dan Bagian Kepegawaian Unit
Kerja yang memberi informasi tentang pegawai yang mendapatkan kenaikan gaji berkala.
7. Laporan Pensiun
Laporan yang dibuat Subbagian Kepegawaian untuk Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian, Kepala Biro Administrasi
Umum dan Kepegawaian, dan Bagian Kepegawaian Unit Kerja yang memberi informasi apakah pensiun pegawainya
di terima atau ditolak. 8.
Laporan Data Pegawai Laporan yang berisi data pegawai
9. Laporan Daftar Urut Kepangkatan
Laporan yang berisi daftar urut kepangkatan pegawai yang telah berubah atau belum berubah kepangkatannya.
10. Laporan Rekapitulasi Pegawai Per Unit Kerja
Laporan yang berisi rekapitulasi seluruh pegawai di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan pegawai per unit kerja
pergolongan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 11.
Laporan Kepala Unit Kerja Laporan yang berisi nama-nama kepala unit kerja di UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
4.2.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat serta flowchart sistem yang sedang
berjalan, maka dapat diidentifikasikan kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan ini, yaitu :
a. Pada sistem yang berjalan, pegawai kesulitan untuk mengakses
datanya dan sulitnya bagian kepegawaian unit kerja mengakses data pegawainya karena aplikasi SIMPEG yang ada berbasis
desktop dan hanya digunakan di jaringan lokal kepegawaian
pusat. b.
Pada sistem tidak terdapat fitur untuk memfilter pegawai yang akan naik pangkat, naik gaji berkala, dan pensiun sesuai
periodenya sehingga admin kesulitan untuk memfilter pegawai yang akan naik pangkat berdasarkan periode kenaikan pangkat,
pegawai yang akan naik gaji berkala berdasarkan periode kenaikan gaji berkala, dan pegawai yang akan pensiun
berdasarkan usia pegawai.
c. Belum sempurnanya laporan yang dihasilkan oleh sistem yang
berjalan saat ini, seperti tidak adanya fitur untuk laporan rekapitulasi pegawai per unit kerja dan golongan sehingga
laporan yang dibutuhkan tidak disediakan secara otomatis oleh sistem.
d. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur untuk
pengolahan data pensiun sehingga proses pengolahan data pensiun masih dilakukan secara manual.
e. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur untuk
menginformasikan prosedur dan persyaratan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun kepada pegawai. Selain itu,
pegawai kesulitan mengetahui waktu kenaikan pangkat dan gaji berkala selanjutnya dan waktu pegawai tersebut pensiun.
f. Pada sistem yang berjalan, tidak terdapatnya fasilitas download
SK untuk pegawai. Sehingga, pegawai kesulitan jika kehilangan SK Kenaikan Pangkat dan SK Kenaikan Gaji Berkala.
g. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur sarana
komunikasi berupa pesan antara kepegawaian pusat dengan pegawai dan kepegawaian unit kerja.
4.2.3. Analisis Persyaratan Requirements
Setelah mengetahui permasalahan pada sistem yang berjalan selanjutnya penulis melakukan analisis requirement sebagai solusi
masalah tersebut. Requirements yang ada dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirement yaitu aktivitas
dan service yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu
fitur-fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan.
Berikut adalah
requirements dari
Sistem Informasi
Kepegawaian SIMPEG On Web.
A. Functional Requirements
Sistem yang dikembangkan harus mempunyai functional requirements
sebagai berikut : 1.
Membuat sistem informasi untuk Subbagian Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta yang lebih baik, antara lain meliputi:
a. Pengaturan penyimpanan data kepegawaian, yang terdiri
dari data pribadi pegawai, data kepegawaian pegawai, data master kepegawaian, data kenaikan pangkat, data kenaikan
gaji berkala, dan data pensiun. b.
Pengaturan manajemen user yang terdiri dari bagian kepegawaian unit kerja sebagai admin unit kerja, subbag
administrasi kepegawaian pusat sebagai admin pusat, kepala biro kepegawaian dan kepala bagian kepegawaian
sebagai kepala, pihak PUSKOM, dan administrator sistem.
c. Pembuatan fitur untuk memfilter pegawai yang akan naik
pangkat berdasarkan periode kenaikan pangkat, pegawai yang akan naik gaji berkala berdasarkan periode kenaikan
gaji berkala, dan pegawai yang akan pensiun berdasarkan usia pegawai.
d. Pembuatan fitur untuk mencetak SK Kenaikan Pangkat, SK
Kenaikan Gaji Berkala, dan Surat Usul Pensiun secara otomatis.
e. Pembuatan laporan pegawai, laporan kepala unit kerja,
laporan rekapitulasi pegawai per unit kerja dan golongan, laporan kenaikan pangkat, laporan kenaikan gaji berkala,
dan laporan pensiun. f.
Pembuatan fitur prosedur dan persyaratan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun kepada
pegawai. g.
Pembuatan fitur download SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, dan Surat Usul Pensiun bagi
pegawai. h.
Pembuatan fitur hubungi kepegawaian berbasis email. 2.
Sistem memiliki tingkat keamanan yang tinggi dalam pemprosesan data dan informasi.
B. Nonfunctional Requirements
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan akan
dijelaskan dalam bentuk tabel berikut :
Tabel 4.1. Nonfunctional Requirements Jenis Kebutuhan
Penjelasan
1. Model Tampilan
Performance
a Mengefisienkan
waktu proses
pengolahan data kepegawaian dari proses penginputan hingga pelaporan.
b
Mengurangi tingkat kesalahan data.
c Tampilan interface yang menarik dan
lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan
oleh user.
2. Model Penyimpanan
Data Information
a Melakukan penyimpanan data berupa
data pribadi
pegawai, data
kepegawaian pegawai, data master kepegawaian, data kenaikan pangkat,
data kenaikan gaji berkala, dan data pensiun secara terpusat sehingga
memudahkan pelaksanaan proses.
b Mencegah terjadinya penyimpanan
data yang redundant. c
Format penyajian laporan dibuat sehingga lebih mudah dipahami.
d Meminimalisasi terjadinya kesalahan
penginputan data dan informasi. e
Data terdokumentasi dan terstruktur. 3.
Model Segi Ekonomi
Economic
a Penghematan biaya operasional untuk
transfer informasi yang selama ini dilakukan secara manual.
b Memperlancar aliran informasi antara
subbag administrasi
kepegawaian pusat, bagian kepegawaian unit kerja,
kepala bagian kepegawaian, kepala biro kepegawaian, rektorat, pihak
PUSKOM dan
pegawai yang
membutuhkan informasi. 4.
Model Pengontrolan
Sistem Control
a Meningkatkan keamanan terhadap
pelaksanaan proses
penyimpanan data.
b Membatasi
akses penggunaan
terhadap sistem
dengan cara
menerapkan priviledge. c
Adanya administrator
yang bertanggung
jawab atas
semua jalannya aktifitas pada aplikasi.
d Mencegah
akses penuh
dari pengguna-pengguna
yang tidak
berwenang 5.
Model Efisiensi Sistem
Eficiency
a Mengefisienkan
waktu untuk
pelaksanaan proses pembuatan SK Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji
Berkala, dan Surat Usul Pensiun.
b Meminimalisasi biaya dan sumber
daya yang
dibutuhkan untuk
pelaksanaan proses pelaporan.
4.2.4. Analisis Sistem Usulan
Berdasarkan analisa yang didapat dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, penulis bermaksud mengusulkan sebuah
sistem untuk memudahkan pengorganisasian data pegawai, data master kepegawaian, data kenaikan pangkat, data kenaikan gaji berkala, dan
data pensiun. Pada pengembangannya, penulis melakukan studi kasus pada Subbag Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Jakarta dibawah
PUSKOM UIN Jakarta. Usulan sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Kenaikan Pangkat
Alur kerja sistem yang diusulkan pada kenaikan pangkat adalah pegawai mengajukan kenaikan pangkat dengan mengumpulkan syarat-
syarat kenaikan pangkat ke Subbagian Kepegawaian Unit Kerja. Setelah persyaratan tersebut dicek dan telah memenuhi persyaratan,
Subbagian Kepegawaian Unit Kerja membuat Nota Usulan yang ditujukan kepada Rektor. Rektor kemudian membuat disposisi kepada
Purek Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk dibuatkan disposisi ke Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian.
Setelah itu, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian membuat disposisi ke Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian untuk
dibuatkan disposisi ke Subbag Administrasi Kepegawaian. Kemudian, Staff Subbag Administrasi Kepegawaian mengecek dan memfilter
pegawai yang akan naik pangkat berdasarkan periode kenaikan pangkat yaitu periode April atau Oktober pada tahun tersebut secara
otomatis pada SIMPEG On Web. Selanjutnya, Subbag Administrasi Kepegawaian menginput
data pegawai yang mengusulkan kenaikan pangkat ke sistem dan mengisi form usulan kenaikan pangkat dari BKN. Formulir usulan
kenaikan pangkat isi tersebut diberikan kepada Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian untuk diparaf dan selanjutnya diberikan kepada
Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk ditandatangani. Setelah menandatangani formulir usulan kenaikan
pangkat isi, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian lalu memberikan
formulir tersebut
kepada Subbag
Administrasi Kepegawaian untuk diserahkan ke BKN. Setelah disetujui oleh BKN,
formulir usulan kenaikan pangkat isi ditandatangani diberikan kembali ke Subbagian Administrasi Kepegawaian untuk di-inputkan
data sk kenaikan pangkat ke dalam SIMPEG On Web. Pada aplikasi ini Subbag Administrasi Kepegawaian dapat mencetak SK Kenaikan
Pangkat secara otomatis dari sistem. Setelah SK Kenaikan Pangkat ditandatangani oleh Kepala Biro maka, SK tersebut diserahkan ke
Subbag Administrasi Kepegawaian untuk diberikan kepada pegawai yang bersangkutan. Kemudian, Subbag Administrasi Kepegawaian
melakukan update data sk kenaikan pangkat pegawai dan melakukan cetak laporan kenaikan pangkat secara otomatis.
Pada sistem yang diusulkan Kepala Biro Administrasi Umum, Kepala Ortala dan Kepegawaian dan Subbag Kepegawaian Unit Kerja
dapat mencetak laporan kenaikan pangkat secara otomatis dari sistem. Adapun gambaran alur kerja sistem Kenaikan Pangkat yang diusulkan
di Subbag Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta seperti pada gambar 4.5. Flowchart sistem usulan ini telah disetujui oleh Kepala Subbag
Administrasi Kepegawaian Pusat UIN dapat dilihat di lampiran.
Gambar 4.5. Flowchart Kenaikan Pangkat pada Sistem yang Diusulkan
b. Kenaikan Gaji Berkala
Kategori