c. Menentukan alur bisnis dan aplikasi serta wilayah persoalan
data yang akan didukung oleh sistem yang akan dikembangkan serta ditentukan pula jangkauan atau batasan sistem.
Tahapan-tahapan yang lebih rinci dalam melakukan analisis dapat dilihat pada sub bab 4.2.
3.2.2. Architectural Design
Setelah mengetahui definisi aplikasi yang akan dibuat, yang meliputi analisis terhadap sistem, maka tahapan berikutnya adalah
melakukan perancangan
design .
Perancangan di
sini dimaksudkan untuk membuat pemodelan terhadap aplikasi baru
yang dapat mewakili sistem yang berjalan saat ini di Subbag Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta. Architectural Design
meliputi perancangan aplikasi dan perancangan database. Untuk tampilan antarmuka interface aplikasi sendiri, penulis melakukan
perancangan Graphical User Interface GUI dari aplikasi ini.
a. Perancangan Aplikasi
Untuk perancangan aplikasi, penulis menggunakan alat bantu DFD. Perancangan aplikasi yang penulis lakukan dengan
menggunakan tools DFD ini meliputi: 1.
Perancangan Diagram Konteks 2.
Perancangan Diagram Zero 3.
Perancangan Diagram Rinci Level Diagram
Perancangan aplikasi dengan menggunakan DFD dapat dilihat pada sub bab 4.3.1.
b. Perancangan Basis Data
Pada tahap perancangan basis data, penulis menggunakan Entity Relational Database
ERD sebagai tool untuk merancang relasi antar table dalam database untuk kemudian
dikonversi ke dalam bentuk Logical Record Structure LRS.
Implementasi perancangan database dapat dilihat di Subbab 4.3.2.
3.2.3. Component Design
Pada tahap component design, penulis membagi design sistem menjadi modul-modul yang lebih kecil. Modul merupakan
atribut tunggal dari perangkat lunak yang berisi intruksi-intruksi yang melakukan suatu fungsi tertentu dan sudah mewakili
penyimpanan dan struktur data yang jelas. Modul-modul ini nantinya akan disatukan kembali untuk memenuhi kebutuhan
sistem. Hal ini dilakukan guna mempermudah dalam coding aplikasi. Dalam tahap ini penulis juga melakukan perancangan
menu aplikasi dengan menggunakan State Transtiotion Diagram STD dan mendesain user interface meliputi halaman-halaman
yang ada di dalam sistem. Perincian mengenai component design dapat dilihat di sub bab 4.4.
3.2.4. Code Generation
Pada tahap ini, Design database yang telah dibuat, diimplementasikan langsung. Pada penelitian ini, penulis
menggunakan MySQL versi 5.0.67 dengan menggunakan interface phpmyadmin versi 2.11.9.2. Setelah implementasi database selesai,
dilakukan pemrograman terhadap setiap modul yang telah dibentuk. Perincian mengenai coding aplikasi dapat dilihat di sub
bab 4.5.
3.2.5. Executable Software Implementation
Pada tahap
ini dilakukan
implementasi terhadap
keseluruhan aplikasi setelah pengkodean coding pada setiap modul selesai dilakukan. penulis melakukan deployment terhadap
aplikasi yang telah dikembangkan ke target server tertentu. Pengujian meliputi proses uploading file-file project ke server,
yang dalam hal ini Apache Server yang terdapat dalam paket XAMPP versi 1.6.8. Perincian mengenai deployment system dapat
dilihat di sub bab 4.6.
3.2.6. Unit Testing
Dalam melakukan
pemrograman, penulis
melakukan pengujian terhadap kode-kode program untuk memastikan
kebenaran program tersebut. Pengujian ini dilakukan untuk mencari kesalahan yang ditimbulkan karena salah tulis atau
kesalahan pemrograman. Kegiatan unit testing ini disebut juga
debugging. Kegiatan ini digunakan untuk mencari posisi kesalahan error
dari kode-kode program. Jika terdapat masalah, maka dapat dilakukan perbaikan pada
tahap code generation dan component design. Perincian mengenai pengujian unit dapat dilihat di sub bab 4.7.
3.2.7. Integration Testing
Tahap ini melibatkan pengujian sekumpulan modul yang telah diintegrasikan menjadi subsistem. Proses pengujian subsistem
ini dikonsentrasikan pada deteksi kesalahan interface. Proses pengujian subsistem dilakukan untuk mencari ketidaksesuaian
interface modul dengan integrasi antar link-link dalam sistem.
Jika terdapat masalah, maka dapat dilakukan perbaikan pada tahap component design dan architectural design. Perincian
mengenai integration testing dapat dilihat di Subbab 4.8.
3.2.8. System Testing
Setelah integration testing selesai dilakukan, maka penulis melakukan pengujian terhadap keseluruhan sistem apakah tahap
integrasi antar modul sistem telah berjalan baik. Pengujian ini dilakukan
berkenaan dengan
penemuan kesalahan
yang diakibatkan dari interaksi yang tidak diharapkan antara subsistem
dengan interaksi yang tidak diharapkan pada setiap subsistem dengan hasil yang diharapkan. Seperti pada proses pemasukan,
perubahan, serta penghapusan data dengan memasukkan sample
data yang didapatkan dari Subbag Administrasi Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Pada tahap ini, penulis melakukan pengujian black box testing
pengujian mandiri terhadap keseluruhan sistem. Perincian mengenai pengujian sistem dapat dilihat di sub bab 4.9.
3.2.9. Acceptance Testing
Ini merupakan tahap akhir proses pengujian sebelum sistem diterima untuk penggunaan operasional. Pada tahap ini sistem diuji
secara blackbox pengujian lapangan oleh user. Apakah user menerima sistem tersebut dilihat dari requirement dan kemudahan
penggunaan sistem. Jika terdapat kekurangan pada sistem maka dapat dilakukan iterasi system life cycle. Pada tahap ini
pengembangan aplikasi selesai dilakukan apabila telah lolos uji acceptance testing
. Perincian mengenai acceptance testing dapat dilihat di sub bab 4.10 dan lampiran.
3.3. Kerangka Berpikir
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tahapan- tahapan kegiatan dengan mengikuti rencana kegiatan yang tertuang dalam
kerangka berpikir meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Kerangka berpikir penelitian ini terdapat pada
gambar 3.2. dan 3.3.
Gambar 3.2. Kerangka Berpikir Bagian 1
Gambar 3.3. Kerangka Berpikir Bagian 2
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini, akan dibahas secara detail dan terperinci mengenai aplikasi sistem yang akan diimplementasikan dengan menerapkan metodologi penelitian
yang telah diuraikan pada bab sebelumnya. Pada bab sebelumnya telah dibahas, bahwa model pengembangan sistem
yang akan digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah V-Model. Di dalam bab empat ini diuraikan tentang tahap pengembangan sistem V-Model diantaranya
adalah requirements modeling yang terdiri dari analisis sistem yang berjalan, identifikasi masalah, analisis persyaratan requirement dan analisis sistem usulan.
Tahap selanjutnya architectural design, component design, code generation, implementation
, unit testing, integration tesing, system testing, dan acceptance testing
. Sebelum membahas tahapan pengembangan sistem akan dijelaskan
terlebih dahulu profil umum Subbagian Administrasi Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai tempat penelitian yang mengolah data administrasi
pegawai. Dan dalam rangka mengetahui proses kerja yang ada di Subbagian Administrasi Kepegawaian, yaitu dengan menelaah dokumen-dokumen terkait
untuk mendapatkan informasi tentang administrasi pegawai tetapi dalam penelitian ini secara khusus hanya membahas proses administrasi kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun pegawai struktural administrasi golongan IIId - ke bawah.
69
4.1. Sekilas Tentang UIN Syarif Hidayatullah Jakarta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan institusi pembelajaran dan
transmisi ilmu pengetahuan, institusi riset yang mendukung proses pembangunan bangsa, dan sebagai institusi pengabdian masyarakat yang
menyumbangkan program-program peningkatan kesejahteraan sosial. Selama setengah abad UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah melewati beberapa
periode sejarah sehingga sekarang ini telah menjadi salah satu universitas Islam terkemuka di Indonesia.
4.1.1. Visi dan Misi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta a. Visi
Visi Universitas adalah menjadi lembaga pendidikan tinggi terkemuka dalam mengembangkan dan mengintegrasikan aspek
keislaman, keilmuan, kemanusiaan, dan keindonesiaan UIN, 2002: 4.
b. Misi
Misi Universitas adalah : 1.
Menghasilkan sarjana yang memiliki keunggulan kompetitif dalam persaingan global.
2. Melakukan reintegrasi epistimologi keilmuan.
3. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan iptek dan
melakukan pencerahan dalam pembinaan imtaq. 4.
Mengembangkan keilmuan melalui kegiatan penelitian.
5. Memberikan kontribusi terhadap peningkatan kualitas hidup
masyarakat UIN, 2010 .
c. Tujuan
1. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang
memiliki kemampuan akademik danatau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan danatau menciptakan ilmu
pengetahuan, bidang keagamaan, sosial maupun sains dan teknologi;
2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan
agama, sosial dan sains teknologi serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat
dan memperkaya kebudayaan nasional UIN, 2010.
4.1.2. Subbag Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta
Subbagian Administrasi
Kepegawaian mempunyai
tugas melakukan pelayanan administrasi mutasi kepegawaian dilingkungan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam menjalankan fungsinya, Subbagian Administrasi Kepegawaian berada dibawah Bagian
Organisasi, Tata Laksana dan Kepegawaian pada Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian.
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Sumber: UIN, 2002
4.1.3. System Operation Processing Prosedur Tetap Subbag Administrasi Kepegawaian
SOP kenaikan pangkat jabatan struktural, kenaikan gaji berkala, dan pensiun pada Sub bagian Administrasi Kepegawaian Bagian Ortala dan
Kepegawaian Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut:
A. Proses Kenaikan Gaji Berkala KGB
1. Kenaikan Gaji Berkala KGB ditandatangani oleh Kepala Biro
Administrasi Umum dan Kepegawaian atas nama Rektor. 2.
Usulan dibuat setiap 2 tahun sekali, dengan rincian: a.
Untuk Pangkat Golongan I dan II TMT Kenaikan Gaji Berkala jatuh pada hitungan masa kerja tahun ganjil
b. Untuk Pangkat Golongan III dan IV TMT kenaikan gaji berkala
jatuh pada hitungan masa tahun genap. 3.
Usulan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut: a.
SK terakhir b.
KGB terakhir c.
Foto kopi KARPEG
B. Proses Kenaikan Pangkat
1. Sistem Kenaikan Pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem :
a. Kenaikan Pangkat Reguler
b. Kenaikan Pangkat Pilihan
c. Kenaikan Pangkat Anumerta bagi yang dinyatakan tewas
d. Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi yang meninggal dunia,
mencapai batas usia pensiun, atau cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri.
2. Kenaikan pangkat pilihan diberikan kepada Pegawai Negeri sipil
yang:
a. Menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu
b. Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan
dengan Keputusan Presiden c.
Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya d.
Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara e.
Diangkat menjadi pejabat Negara f.
Memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar atau Ijazah g.
Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu
h. Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar, dan
i. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi
induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional
tertentu. 3.
Masa Kenaikan Pangkat a.
Masa kenaikan pangkat regular Pegawai Negeri Sipil ditetapkan pada periode 1 April dan 1 Oktober, kecuali kenaikan
pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian. b.
Kenaikan pangkat regular dapat diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil setingkat lebih tinggi apabila yang bersangkutan:
1. Sekurang-kurangnya telah 4 empat tahun dalam pangkat
terakhir
2. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya
bernilai baik dalam 2 dua tahun terakhir c. Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dan
pangkatnya masih 1 satu tingkat di bawah jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan itu, dapat dinaikkan
pangkatnya setingkat lebih tinggi melalui kenaikan pangkat pilihan, apabila:
1. Telah 1 satu tahun dalam pangkat terakhir. 2. Sekurang-kurangnya telah 1 satu tahun dalam jabatan
struktural yang didudukinya. 3.
Setiap unsur penilaian prestasi kerja DP3 sekurang- kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir.
d. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama pegawai negeri sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai pegawai Calon Pegawai
Negeri Sipil. 4. Secara umum usulan kenaikan pangkat harus dilengkapi dengan
persyaratan administrasi sebagai berikut: a. SK Kenaikan Pangkat terakhir
b. Foto kopi KARPEG c. DP-3 2 dua tahun terakhir bernilai baik
d. foto kopi KGB terakhir e. Inpassing terkahir
f. SK jabtan structural
g. Surat pernyataan menduduki jabatan h. Pernyataan pelantikan
i. Daftar Riwayat Hidup j. Ijazah terakhir
Dalam hal ini penulis membatasi masalah pada kenaikan pangkat pegawai struktural pegawai administrasi.
C. Proses Pensiun
1. Dalam waktu 1 satu tahun sebelum batas usia pensiun, Bagian
Kepegawaian mengirimkan surat pemberitahuan kepada Pegawai Negeri Sipil yang akan memasuki batas usia pensiun dengan
melampirkan persyaratan yang harus dilengkapi. 2.
Usulan pensiun diajukan ke instansi terkait, yaitu : a.
Usulan pensiun untuk pangkat golongan Pembina Tk. I IVb ke atas diusulkan ke Departemen Agama RI
b. Usulan pensiun sampai dengan pangkat golongan Pembina
IVa diusulkan ke kantor Badan Kepegawaian Negara. 3.
Usulan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut: a.
Surat permintaan berhenti sebagai pegawai negeri sipil dengan hak sebagai pensiun
b. Foto kopi surat nikah
c. Foto kopi KARPEG
d. Daftar susunan keluarga tanggal, bulan, dan tahun kelahiran
e. Surat pernyataan yang menyatakan bahwa semua surat-surat
yang ada padanya telah diserahkan kepada orang yang berwenang.
f. Daftar riwayat pekerjaan lengkap serta berakhirnya dari masing-
masing pengalaman bekerja dan tanggal surat keputusan g.
Surat keputusan pertama sebagai PNS dan surat keputusan terakhir
h. Foto kopi surat keterangan sah tentang pernah bekerja di swasta
atau diluar Departemen Agama mulai berakhirnya i.
Surat permintaan pembayaran pensiun pertama SP.4P j.
8 delapan lembar pas foto ukuran 4x6 cm tanpa tutup kepala k.
Daftar pendaftaran istri atau anak yang berhak mendapat pensiun bagi pegawai.
4.2. Requirements Modelling
4.2.1. Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan pengamatan dan observasi yang dilakukan oleh penulis, berikut ini adalah alur kerja proses mutasi pegawai yang saat
ini berjalan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta :
a. Kenaikan Pangkat
Pada proses kenaikan pangkat, pegawai mengajukan kenaikan pangkat dengan mengumpulkan syarat-syarat kenaikan pangkat ke
Subbagian Kepegawaian Unit Kerja. Setelah persyaratan tersebut dicek
dan telah memenuhi persyaratan, Subbagian Kepegawaian Unit Kerja membuat Nota Usulan yang ditujukan kepada Rektor. Rektor
kemudian membuat disposisi kepada Purek Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk dibuatkan disposisi ke Kepala Biro Administrasi
Umum dan Kepegawaian. Setelah itu, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian membuat disposisi ke Kepala Bagian Ortala
dan Kepegawaian untuk dibuatkan disposisi ke Subbag Administrasi Kepegawaian. Kemudian, Staff Subbag Administrasi Kepegawaian
mengecek pegawai yang akan naik pangkat pada SIMPEG dan mengisi formulir usulan kenaikan pangkat kosong yang diberikan oleh BKN.
Formulir usulan kenaikan pangkat isi tersebut diberikan kepada Kepala Bagian Ortala dan Kepegawaian untuk diparaf dan selanjutnya
diberikan kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk ditandatangani. Setelah menandatangani formulir usulan
kenaikan pangkat isi, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian lalu memberikan formulir tersebut kepada Subbag
Administrasi Kepegawaian untuk diserahkan ke BKN. Setelah disetujui oleh BKN, formulir usulan kenaikan pangkat isi
ditandatangani diberikan kembali ke Subbagian Administrasi Kepegawaian untuk di-inputkan data kenaikan pangkat tersebut ke
dalam SIMPEG dan dibuatkan SK Kenaikan Pangkat. SK Kenaikan Pangkat ditandatangani oleh Kepala Biro. Setelah ditandatangani, SK
Kenaikan Pangkat diserahkan kembali ke Subbag Administrasi
Kepegawaian untuk diberikan kepada pegawai yang bersangkutan. Subbag Administrasi Kepegawaian kemudian membuat laporan
kenaikan pangkat. Adapun gambaran alur kerja sistem Kenaikan Pangkat yang sedang berjalan di Subbag Administrasi Kepegawaian
UIN Jakarta seperti pada gambar 4.2. :
Gambar 4.2. Flowchart Kenaikan Pangkat pada Sistem yang Berjalan
b. Kenaikan Gaji Berkala
