Laporan yang berisi rekapitulasi seluruh pegawai di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan pegawai per unit kerja
pergolongan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 11.
Laporan Kepala Unit Kerja Laporan yang berisi nama-nama kepala unit kerja di UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
4.2.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat serta flowchart sistem yang sedang
berjalan, maka dapat diidentifikasikan kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan ini, yaitu :
a. Pada sistem yang berjalan, pegawai kesulitan untuk mengakses
datanya dan sulitnya bagian kepegawaian unit kerja mengakses data pegawainya karena aplikasi SIMPEG yang ada berbasis
desktop dan hanya digunakan di jaringan lokal kepegawaian
pusat. b.
Pada sistem tidak terdapat fitur untuk memfilter pegawai yang akan naik pangkat, naik gaji berkala, dan pensiun sesuai
periodenya sehingga admin kesulitan untuk memfilter pegawai yang akan naik pangkat berdasarkan periode kenaikan pangkat,
pegawai yang akan naik gaji berkala berdasarkan periode kenaikan gaji berkala, dan pegawai yang akan pensiun
berdasarkan usia pegawai.
c. Belum sempurnanya laporan yang dihasilkan oleh sistem yang
berjalan saat ini, seperti tidak adanya fitur untuk laporan rekapitulasi pegawai per unit kerja dan golongan sehingga
laporan yang dibutuhkan tidak disediakan secara otomatis oleh sistem.
d. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur untuk
pengolahan data pensiun sehingga proses pengolahan data pensiun masih dilakukan secara manual.
e. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur untuk
menginformasikan prosedur dan persyaratan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun kepada pegawai. Selain itu,
pegawai kesulitan mengetahui waktu kenaikan pangkat dan gaji berkala selanjutnya dan waktu pegawai tersebut pensiun.
f. Pada sistem yang berjalan, tidak terdapatnya fasilitas download
SK untuk pegawai. Sehingga, pegawai kesulitan jika kehilangan SK Kenaikan Pangkat dan SK Kenaikan Gaji Berkala.
g. Pada sistem yang berjalan belum terdapatnya fitur sarana
komunikasi berupa pesan antara kepegawaian pusat dengan pegawai dan kepegawaian unit kerja.
4.2.3. Analisis Persyaratan Requirements
Setelah mengetahui permasalahan pada sistem yang berjalan selanjutnya penulis melakukan analisis requirement sebagai solusi
masalah tersebut. Requirements yang ada dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirement yaitu aktivitas
dan service yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu
fitur-fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan.
Berikut adalah
requirements dari
Sistem Informasi
Kepegawaian SIMPEG On Web.
A. Functional Requirements
Sistem yang dikembangkan harus mempunyai functional requirements
sebagai berikut : 1.
Membuat sistem informasi untuk Subbagian Administrasi Kepegawaian UIN Jakarta yang lebih baik, antara lain meliputi:
a. Pengaturan penyimpanan data kepegawaian, yang terdiri
dari data pribadi pegawai, data kepegawaian pegawai, data master kepegawaian, data kenaikan pangkat, data kenaikan
gaji berkala, dan data pensiun. b.
Pengaturan manajemen user yang terdiri dari bagian kepegawaian unit kerja sebagai admin unit kerja, subbag
administrasi kepegawaian pusat sebagai admin pusat, kepala biro kepegawaian dan kepala bagian kepegawaian
sebagai kepala, pihak PUSKOM, dan administrator sistem.
c. Pembuatan fitur untuk memfilter pegawai yang akan naik
pangkat berdasarkan periode kenaikan pangkat, pegawai yang akan naik gaji berkala berdasarkan periode kenaikan
gaji berkala, dan pegawai yang akan pensiun berdasarkan usia pegawai.
d. Pembuatan fitur untuk mencetak SK Kenaikan Pangkat, SK
Kenaikan Gaji Berkala, dan Surat Usul Pensiun secara otomatis.
e. Pembuatan laporan pegawai, laporan kepala unit kerja,
laporan rekapitulasi pegawai per unit kerja dan golongan, laporan kenaikan pangkat, laporan kenaikan gaji berkala,
dan laporan pensiun. f.
Pembuatan fitur prosedur dan persyaratan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun kepada
pegawai. g.
Pembuatan fitur download SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, dan Surat Usul Pensiun bagi
pegawai. h.
Pembuatan fitur hubungi kepegawaian berbasis email. 2.
Sistem memiliki tingkat keamanan yang tinggi dalam pemprosesan data dan informasi.
B. Nonfunctional Requirements
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan akan
dijelaskan dalam bentuk tabel berikut :
Tabel 4.1. Nonfunctional Requirements Jenis Kebutuhan
Penjelasan
1. Model Tampilan
Performance
a Mengefisienkan
waktu proses
pengolahan data kepegawaian dari proses penginputan hingga pelaporan.
b
Mengurangi tingkat kesalahan data.
c Tampilan interface yang menarik dan
lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan
oleh user.
2. Model Penyimpanan
Data Information
a Melakukan penyimpanan data berupa
data pribadi
pegawai, data
kepegawaian pegawai, data master kepegawaian, data kenaikan pangkat,
data kenaikan gaji berkala, dan data pensiun secara terpusat sehingga
memudahkan pelaksanaan proses.
b Mencegah terjadinya penyimpanan
data yang redundant. c
Format penyajian laporan dibuat sehingga lebih mudah dipahami.
d Meminimalisasi terjadinya kesalahan
penginputan data dan informasi. e
Data terdokumentasi dan terstruktur. 3.
Model Segi Ekonomi
Economic
a Penghematan biaya operasional untuk
transfer informasi yang selama ini dilakukan secara manual.
b Memperlancar aliran informasi antara
subbag administrasi
kepegawaian pusat, bagian kepegawaian unit kerja,
kepala bagian kepegawaian, kepala biro kepegawaian, rektorat, pihak
PUSKOM dan
pegawai yang
membutuhkan informasi. 4.
Model Pengontrolan
Sistem Control
a Meningkatkan keamanan terhadap
pelaksanaan proses
penyimpanan data.
b Membatasi
akses penggunaan
terhadap sistem
dengan cara
menerapkan priviledge. c
Adanya administrator
yang bertanggung
jawab atas
semua jalannya aktifitas pada aplikasi.
d Mencegah
akses penuh
dari pengguna-pengguna
yang tidak
berwenang 5.
Model Efisiensi Sistem
Eficiency
a Mengefisienkan
waktu untuk
pelaksanaan proses pembuatan SK Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji
Berkala, dan Surat Usul Pensiun.
b Meminimalisasi biaya dan sumber
daya yang
dibutuhkan untuk
pelaksanaan proses pelaporan.
4.2.4. Analisis Sistem Usulan
