Prosedur dalam Melaksanakan Perdagangan Alat-Alat Berat pada PT United Tractors, Tbk.

BAB IV PELAKSANAAN PERDAGANGAN ALAT-ALAT BERAT DAN MEKANISME PEMBAYARAN PADA PT UNITED TRACTORS, Tbk.

A. Prosedur dalam Melaksanakan Perdagangan Alat-Alat Berat pada PT United Tractors, Tbk.

Setiap perusahaan memiliki prosedur penjualan yang bermacam-macam. Prosedur tersebut meliputi beberapa aktivitas, antara lain: proses penjualan, penyiapan barang, administrasi, pengiriman, dan purna jual. Pada setiap aktivitas tersebut, terdiri atas beberapa divisi departemen yang ada di dalam perusahaan, antara lain: divisi penjualan, administrasi, persediaan, pengiriman, dan penagihan. 181 Pertama adalah penjualan unit secara tunai. Perdagangan ini melibatkan pihak penjual yakni PT United Tractors, Tbk., pihak pembeli maupun pihak lainnya yang terkait. Prosedur dalam perdagangan ini diawali dengan adanya pihak pembeli customer atau perusahaan yang mau membeli alat-alat berat. Customer diperoleh berkat adanya Tim Pencari Customer yang sedang mencari atau membutuhkan unit disebut dengan Business Consultant dan juga bisa melalui kolega partner usaha. Berikutnya, pembeli datang langsung ke PT United Tractors, Tbk. dan kemudian berhadapan langsung dengan tim Pelaksanaan perdagangan alat-alat berat pada PT United Tractors, Tbk. memiliki tiga prosedur perdagangan, yakni penjualan tunai, penjualan secara kredit, dan penjualan tunai melalui leasing. 181 http:dewey.petra.ac.idjiunkpe_dg_4773.html Universitas Sumatera Utara penjualan sales team. Tetapi, ada juga customer yang hanya menghubungi PT United Tractors, Tbk. melalui telepon untuk melakukan transaksi pembelian, biasanya adalah partner yang sudah lama atau sudah dikenal oleh PT United Tractors, Tbk. Setelah itu, tim sales harus tahu atau menanyakan kepada pembeli apa yang menjadi keperluannya, unit specs kategorispesifikasi unit apa yang diperlukan. Pembeli pun memberitahukan jenis alat berat apa yang dia butuhkan. Dan di sinilah terjadi penawaran harga. Kalau sudah tercapai kesepakatan, harga cocoksesuai, maka kedua belah pihak telah terikat pada perjanjian. Selain itu, ada kesepakatan mengenai berapa besar jumlah down payment DP atau uang muka yang harus dibayar pembeli. Kemudian, PT United Tractors, Tbk. meminta data perusahaan data diri pembeli, antara lain akta perusahaan, surat daftar perusahaan, NPWP Nomor Pokok Wajib Pajak, KTP Kartu Tanda Penduduk pimpinan perusahaan, dan syarat-syarat lainnya yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam aturan perusahaan. Ini dilakukan karena PT United Tractors, Tbk. tidak boleh bertransaksi dengan orang pihak yang tidak jelas status asal usulnya, tetapi harus bertransaksi dengan pemakai langsung alat-alat berat tersebut. Saat itu, kontrak pun dibuat. Dan pada saat yang bersamaan, PT United Tractors, Tbk. Medan akan memberikan informasi ke kantor pusat PT United Tractors, Tbk. di Jakarta bahwa telah terjadi transaksi jual-beli atau memberitahukan bahwa ada barang yang hendak dipesan. Pelaporan ini selalu dilakukan, karena setiap ada transaksi memang harus dilaporkan ke Jakarta, apalagi mengenai harga juga harus diinformasikan ke kantor pusat, karena PT United Tractors, Tbk. Medan Universitas Sumatera Utara adalah merupakan kantor cabang. Umumnya, PT United Tractors, Tbk. menetapkan harga barang dalam dolar Amerika USD dan ada tim finance di Jakarta yang menentukan mengenai harga, yang mencari tahu kurs dolar. Karena telah terjadi kesepakatan, maka pembeli harus menyerahkan DP atau uang muka kepada PT United Tractors, Tbk., biasanya minimal 10 atau 20 dari harga total barang. DP atau uang muka harus ada untuk penjualan tunai, penjualan unit secara kredit maupun penjualanpembayaran tunai melalui leasing. DP atau uang muka harus dibayar terlebih dahulu oleh pembeli dengan cara mentransfer uang tersebut ke rekening bank PT United Tractors, Tbk., dan ini wajib dilunasi sebelum penyerahan barang dilakukan. Dengan diterimanya DP atau uang muka tersebut adalah sebagai tanda jadi adanya kesepakatan pembelian terjadinya transaksi jual-beli. Setelah itu, apabila jenis alat berat yang diinginkan customer tidak terdapat pada PT United Tractors, Tbk. Medan, maka barang yang diminta customer dipesan ke Jakarta, karena stok unit unit stock-nya ada di Jakarta. Jika barang tersebut dikirim dari Jakarta, maka barang akan diangkut melalui kapal pengangkut alat-alat berat hingga sampai di pelabuhan di Medan. Dalam hal ini, perusahaan pengangkutan yang dipakai oleh PT United Tractors, Tbk. adalah CV Armada ataupun PT Harmoni Mitra Utama. Dalam hal pengangkutan barang tersebut, segala barang alat berat yang diangkut telah diasuransikan dan perusahaan asuransi yang dipakai PT United Tractors, Tbk. adalah Astra Buana. Akan tetapi, jika unitnya ada di PT United Tractors, Tbk. Medan, maka tidak perlu memesan ke Jakarta. Kemudian, PT United Tractors, Tbk. akan mengeluarkan SPB Surat Pengiriman Barang, baik SPB pusat maupun Universitas Sumatera Utara SPB cabang yang merupakan dokumen untuk pengeluaran unit dan dokumen yang dipakai PT United Tractors, Tbk. cabang adalah Delivery Order DO atau SPB dan invoice faktur, baik invoice untuk bukti kepemilikan invoice for certificate of ownership maupun faktur pajak standar, dsb. Dan mengenai penyerahan barang dan sisa pembayaran harga barang dilakukan sesuai dengan perjanjian kontrak yang telah dibuat. Misalnya penyerahan barang dilakukan dengan syarat Loco di gudang penjual atau dengan syarat Franco di gudang pembeli ataupun dengan syarat-syarat lainnya. Jika dengan syarat Loco, maka pembelilah yang datang langsung ke PT United Tractors, Tbk. Medan untuk menerima penyerahan barang, mengambil, dan membawa barang alat berat tersebut sampai ke tujuan yang diinginkan si pembeli. Dengan syarat ini, segala biaya, ongkos, maupun risiko ditanggung oleh pembeli sendiri. Akan tetapi, apabila dengan syarat Franco, maka PT United Tractors, Tbk. yang mengirimkan dan menyerahkan barang alat berat tersebut di gudang pembeli atau di tempat tujuan yang ditetapkan si pembeli. Di sini, semua biaya, ongkos, maupun risiko ditanggung oleh PT United Tractors, Tbk. Namun, jika syarat Franco ini yang dipakai, maka akan ada perhitungan harga yang dibuat oleh PT United Tractors, Tbk., biasanya biayanya harga barang akan lebih mahal karena sudah termasuk perhitungan biaya pengangkutan yang harus dikeluarkan oleh PT United Tractors, Tbk. sampai barang tiba di tempat tujuan yang ditetapkan pembeli. Sedangkan mengenai pembayaran sisa harga barang, dalam pembayaran secara tunaicash wajib disetorditransfer langsung ke rekening bank PT United Tractors, Tbk. dan wajib dilunasi seluruhnya sebelum barang atau dokumen diserahterimakan Universitas Sumatera Utara kepada pembeli sebelum unit diserahterimakan. Kemudian, setelah harga lunas, maka PT United Tractors, Tbk. mengeluarkan faktur disini ada tertera wujud unit yang dijual sebagai bukti pembayaran. Dengan demikian, berakhirlah transaksi jual-beli alat berat antara PT United Tractors, Tbk. dengan pembeli customer yang dilakukan secara tunai, yang mana para pihak telah memenuhi prestasinya, yakni PT United Tractors, Tbk. Medan menyerahkan dan menjamin barang alat berat tersebut, sebaliknya pembeli membayar harga barang alat berat tersebut kepada PT United tractors, Tbk. Medan. Namun, apabila terjadi wanprestasi, maka perjanjian akan dibatalkan sebagaimana sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual-beli tersebut. Kedua adalah penjualan tunai melalui leasing. Sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, maka prosedur penjualan melalui leasing, secara garis besar dapat diuraikan, sebagai berikut: 182 3. Pelanggan customer atau pembeli bebas memilih dan menentukan peralatan yang dibutuhkan, mengadakan penawaran harga dan menunjuk supplier peralatan yang dimaksudkan, dalam hal ini adalah PT United Tractors, Tbk; 4. Setelah customer mengisi formulir permohonan lease, maka dikirimkan kepada lessor disertai dokumen lengkap. Lessor adalah leasing company, yakni yang biasanya digunakan oleh PT United Tractors, Tbk. adalah PT Surya Artha Nusantara Finance SUNF maupun leasing company yang ditunjuk oleh customer; 182 http:dahlanforum.wordpress.com20090424leasing-sewa-guna-usaha-pengertian Universitas Sumatera Utara 3. Leasing company mengevaluasi kelayakan kredit dan memutuskan untuk memberikan fasilitas lease dengan syarat dan kondisi yang disetujui customer lama kontrak pembayaran sewa lease, setelah ini maka kontrak lease dapat ditandatangani; 4. Pada saat yang sama, customer dapat menandatangani kontrak asuransi untuk peralatan yang di-lease dengan perusahaan asuransi yang disetujui leasing company, seperti yang tercantum dalam kontrak lease. Antara leasing company dan perusahaan asuransi terjalin perjanjian kontrak utama. 5. Kontrak pembelian peralatan akan ditandatangani leasing company dengan PT United Tractors, Tbk. sebagai supplier peralatan tersebut; 6. PT United Tractors, Tbk. dapat mengirimkan peralatan yang di-lease ke lokasi customer. Untuk mempertahankan dan memelihara kondisi peralatan tersebut, PT United Tractors, Tbk. akan menandatangani perjanjian purna jual 183 183 Purna jual: pelayanan penjualan lebih lanjut setelah transaksi, termasuk pemberian garansi; pascajual, KBBI, Op.Cit., hal.910 ; 7. Customer menandatangani tanda terima peralatan dan menyerahkan kepada PT United Tractors, Tbk.; 8. PT United Tractors, Tbk. menyerahkan tanda terima yang diterima dari customer, bukti pemilikan dan pemindahan pemilikan kepada leasing company; 9. Leasing company membayar harga peralatan yang di-lease kepada PT United Tractors, Tbk.; Universitas Sumatera Utara 10. Customer membayar sewa lease secara periodik sesuai dengan jadwal pembayaran yang telah ditentukan dalam kontrak lease. Jika leasing dilaksanakan dengan baik sesuai dengan mekanisme yang berlaku, maka sistem leasing memberikan peluang menarik bagi pengusaha, karena mempunyai keunggulan-keunggulan, yaitu: 184 a. perusahaan yang berdiri sendiri tunggal 1. Proses pengadaan peralatan modal relatif lebih cepat dan tidak memerlukan jaminan kebendaaan, prosedurnya sederhana dan tidak ada keharusan melakukan studi kelayakan yang memakan waktu lama. 2. Pengadaaan kebutuhan modal dan alat-alat berat dan mahal dengan teknologi tinggi amat meringankan terhadap kebutuhan cash flow mengingat sistem pembayaran cicilan yang jangka panjang. 3. Posisi cash flow perusahaan akan lebih baik dan biaya-biaya modal menjadi lebih mudah dan menarik. 4. Perencanaan keuangan perusahaan lebih mudah dan sederhana. Ketiga adalah penjualan unit secara kredit. Prosedur penjualan ini ada diatur dalam Standard Operating Procedure SOP pada bagian Budget and Corporate Finance Rules, Nomor FIN 016 dengan judul ‘Penjualan Unit Secara Kredit’, tanggal 09-04-2003. Penjualan unit secara kredit adalah transaksi yang terjadi antara PT United Tractors, Tbk. dengan pelanggan, yang pembayarannya dilakukan oleh pelanggan dengan sistem angsuran non cash basis. Yang dimaksud dengan pelanggan dalam hal ini adalah: b. pemiliknya mempunyai beberapa nama perusahaan group 184 http:hakim20.wordpress.com20080404mekanisme-leasing Universitas Sumatera Utara Namun, cara ini telah jarang digunakan oleh PT United Tractors, Tbk. Penjualan unit secara kredit yang dilakukan oleh PT United Tractors, Tbk. dapat dilihat dalam aturan SOP yang telah dilampirkan pada bagian Lampiran. Dari uraian di atas dapat dilhat bahwa PT United Tractors, Tbk. dapat melaksanakan perdagangan alat berat karena ada para pihak yang bekerja di dalamnya, mulai dari pimpinan yang tertinggi sampai kepada para bawahannya yang mewakili divisinya masing-masing. Selain itu, PT United Tractors, Tbk. juga tidak dapat bekerja sendiri tanpa menjalin hubungan dengan pihak lain, seperti bank, perusahaan leasing, perusahaan pengangkutan maupun perusahaan asuransi. Dalam perdagangan alat berat ini, PT United Tractors, Tbk. telah menetapkan mempunyai format perjanjian jual-beli lihat Lampiran, yang mana di dalam form tersebut di belakang kertas perjanjian jual-beli telah diatur dicantumkan syarat-syarat perjanjian jual-beli lihat Lampiran. Jadi, setiap transaksi jual-beli akan dibuat di atas kertas tersebut. Berikutnya, setelah proses pembayaran selesai sesuai dengan perjanjian, apakah pembayaran dilakukan secara tunai, kredit, atau tunai melalui leasing, maka diikuti dengan proses pemenuhan prestasi oleh PT United Tractors, Tbk. berupa pengiriman barang alat berat ke tempat tujuan yang telah ditetapkan pembeli customer sesuai dengan kesepakatan mengenai saat penyerahan dan spesifikasi barang, serta syarat penyerahan barang, baik melalui syarat Loco, Franco, dsb. Selain itu, perdagangan alat berat ini juga memerlukan atau memakai dokumen-dokumen dalam melaksanakan transaksinya, seperti SPB Surat Universitas Sumatera Utara Pengiriman Barang atau DO Delivery Order, invoice faktur, ada juga dokumen pengangkutan Bill of Lading BL jika pengiriman barang melintasi laut, dsb. Dengan demikian, jika merujuk pada ketentuan-ketentuan perdagangan jual-beli yang telah diterangkan sebelumnya, maka perdagangan alat berat yang dilakukan oleh PT United Tractors, Tbk. telah memenuhisesuai dengan ketentuan perdagangan jual-beli tersebut, seperti syarat perdagangan, metode cara pembayaran, maupun mekanisme pembayaran yang terjadi dalam perdagangan.

B. Cara Pembayaran dalam Perdagangan Alat-Alat Berat pada PT United Tractors, Tbk.