Sistem Akuntansi Penggajian LANDASAN TEORI

16 Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam biaya gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. 2 Bagian kartu biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja untuk tenaga kerja langsung pabrik. 3 Bagian jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. e. Fungsi keuangan Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. 3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian yaitu diantaranya sebagai berikut: a. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat 17 keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing, pemindahan, dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. b. Kartu jam hadir Dokumen kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Gambar 1: Daftar Hadir Karyawan Sumber: Mulyadi 2001:375 18 Gambar 2: Kartu Jam Hadir Karyawan Sumber: Mulyadi 2001:376 c. Daftar gaji Dokumen daftar gaji ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan sebagainya. Gambar 3: Daftar Gaji Sumber: Mulyadi 2001:378 19 d. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Gambar 4: Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Sumber: Mulyadi 2001:380 e. Surat pernyataan gaji Dokumen surat pernyataan gaji ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 20 Gambar 5: Surat Pernyataan Gaji Sumber: Mulyadi 2001:381 f. Amplop gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor indentifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. g. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. 21 Gambar 6: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi 2001:309 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan atau organisasi bisnis. Gambar 7: Jurnal Umum Sumber: Mulyadi 2001:102 22 b. Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan atau organisasi. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Gambar 8: Kartu Biaya Sumber: Mulyadi 2001:123 c. Kartu penghasilan karyawan Kartu penghasilan karyawan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain itu, tanda terima gaji karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan dengan demikian setiap karyawan hanya mengetahui gajinya sendiri, 23 sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain. Gambar 9: Kartu Penghasilan Karyawan Sumber: Mulyadi 2001:383 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Selain itu, daftar hadir juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga 24 dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur biasanya bertarif di atas tarif gaji biasa. b. Prosedur pembuatan daftar gaji Prosedur ini, data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai pemotongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. c. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja yang dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Dalam prosedur ini, bagian utang yang menerbitkan bukti kas keluar. Setelah melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 25 e. Prosedur pembayaran gaji Dalam pembayaran gaji ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar pay master. Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.

E. Pemeriksaanauditing

1. Definisi auditing Menurut Jusup 2001:11, “Pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian ekonomi secara objektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan”. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa auditing adalah kegiatan untuk mengevaluasi bukti-bukti mengenai kejadian dan tindakan ekonomi yang dilakukan perusahaan dan kemudian hasilnya diinformasikan kepada pihak yang berkepentingan. 26 2. Jenis-jenis auditing Jusup 2001:15, mengemukakan bahwa ada tiga jenis audit yaitu: 1. Audit laporan keuangan Audit ini dilakukan untuk menentukan laporan keuangan sebagai keseluruhan, yaitu informasi kuantitatif yang akan diperiksa, dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Kriteria pada umumnya yang digunakan merupakan peraturan akuntansi berlaku umum. 2. Audit kesesuaian Audit ini dilakukan untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur atau aturan yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. 3. Audit operasional Pengkajian review atas setiap bagian dari prosedur dan metoda yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional biasanya berupa rekomendasi kepada manajemen untuk perbaikan operasi.

F. Sistem Pengendalian Internal

1. Definisi Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi 2001:163, “Sistem pengendalian internal merupakan sistem yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran- ukuran, yang dikoordinasikan untuk menjaga kelayakan organisasi, 27 mengecek dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Definisi pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. “Sistem pegendalian internal bukan dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan, tetapi sistem pegendalian internal yang kuat dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan kemudian diatasi dengan cepat” Nugroho, 2002:138. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Mulyadi 2001:163, mengemukakan bahwa ada empat tujuan sistem pengendalian internal, yaitu: a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan Apabila harta atau kekayaan perusahaan dilindungi dengan pengendalian internal yang baik dan memadai, maka kekayaan perusahaan akan aman dari penyelewengan atau pencurian. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Pengendalian internal itu dirancang untuk memberikan jaminan dalam proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan laporan keuangan yang teliti dan handal. c. Mendorong efisiensi Pengendalian internal itu bertujuan untuk mencegah duplikasi usaha yang seharusnya tidak perlu dilakukan atau pemborosan dalam