Pemeriksaanauditing Sistem Pengendalian Internal
27
mengecek dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Definisi pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang hendak
dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. “Sistem
pegendalian internal
bukan dimaksudkan
untuk menghilangkan
semua kemungkinan
terjadinya kesalahan
atau penyelewengan, tetapi sistem pegendalian internal yang kuat dapat
menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan kemudian diatasi dengan cepat” Nugroho, 2002:138.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Mulyadi 2001:163, mengemukakan bahwa ada empat tujuan sistem
pengendalian internal, yaitu: a.
Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan Apabila harta atau kekayaan perusahaan dilindungi dengan
pengendalian internal yang baik dan memadai, maka kekayaan perusahaan akan aman dari penyelewengan atau pencurian.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Pengendalian internal itu dirancang untuk memberikan jaminan dalam proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan
laporan keuangan yang teliti dan handal. c.
Mendorong efisiensi Pengendalian internal itu bertujuan untuk mencegah duplikasi usaha
yang seharusnya tidak perlu dilakukan atau pemborosan dalam
28
kegiatan bisnis perusahaan, serta untuk mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian internal itu ditujukan untuk memberi jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan.
3. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Internal Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi 2001:386, menyatakan bahwa unsur pokok
sistem pengendalian internal akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a.
Organisasi Unsur pokok sistem pengendalian internal dari sistem akuntansi
penggajian adalah fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan dan fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah
dari fungsi operasi. Dalam merancang organisasi sistem akuntansi penggajian, pembagian tanggung jawab fungsional didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut ini: 1
Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. Fungsi personalia bertanggung jawab atas
tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, dan
berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi
berupa gaji yang disajikan dalam daftar gaji, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji pada karyawan. Fungsi
29
akuntansi harus dipisah dari fungsi penyimpanan. Fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi, yang
bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan.
Hasil penghitungan
penghasilan karyawan
didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Dengan
dipisahkannya fungsi tersebut, hasil penghitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek ketelitiannya
dan keandalannya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji karyawan. Ketelitian
dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji setiap karyawan. Untuk
menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap kejadian pada karyawan, hanya akan terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
30
1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3 Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. 6
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
8 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan. c.
Praktik yang sehat Praktik yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan,
melaksanakan tugas sesuai dengan wewenangnya serta prosedur yang telah ditetapkan serta karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggung jawabnya. Berikut ini adalah praktik sehat yang diterapkan dalam sistem akuntansi penggajian:
31
1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2 Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 3
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan
sebelum dilakukan pembayaran. 4
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji. Menurut Mulyadi 2001: 171, untuk mendapatkan karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, cara yang dapat ditempuh agar mendapat karyawan yang mutunya sesuai dengan tangung jawabnya adalah dengan
menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, dan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.