18
perpustakaan sendiri,dengan beberapa pertimbangan,seperti berikut ini.
a. Apakah judul terbitan berkala yang diusulkan untuk subjek
itu sudah sangat banyak dalam koleksi? b.
Apakah subjek terbitan berkala itu hanya dibutuhkan oleh pengusul, bahkan tidaktermasuk dalam kurikulum atau
bidang ilmu yang diteliti di instansi yang bersangkutan. c.
Apakah harga berlanggan judul terbitan berkala itu terlalu mahal sehingga anggaran yang tersediakan akan banyak
tersedot pada satu judul itu? d.
Apakah penerbit terbitan berkala itu bermutu? Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Prosedur terbitan berseri
berdasarkan inisiatif penggunaatau atas permintaan perpustakaan dalam hal ini dosen, mahasiswa, peneliti, pimpinan instansi. Pustakawan perlu juga bersikap
aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.5 Pengadaan Terbitan berseri
Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku atau terbitan
berseri yang dibutuhkan ada dalam koleksi perpustakaan.Menurut Nurjanah 2010: 9 pengadaan terbitan berseri dilaksanakan melalui:
1. Melalui pembelian
2. Hadiah
3. Tukar menukar
4. Penerbitan Sendiri
5. Titipan
2.5.1 Pengadaan melalui pembelian
Setelah hari pemelihan dikumpulkan, pustakawan melakukan verifikasi katalog untuk mengetahui apakah majalahjurnal yang dipilih sudah ada diperpustakaan.
Setelah diketahui jurnalmajalah yang belum dimiliki perpustakaan, bagian pengadaan mempersiapkan daftar pesanan yang dibuat rangkap dua agar ada arsip
pesanan di perpustakaan . Pemesanan majalahjurnal berbeda dengan pemesanan buku karena pembelian
majalah dilakukan secara berlangganan berkelanjutan sedangkan buku tidak. Menurut Siregar 2013:14 Pemesanaan majalah dapat dilakukan dengan berbagai
cara, antara lain:
19
1. Melanggan langsung pada penerbit, baik didalam maupun luar negeri.Keuntungan melanggan langsung pada penerbit antara
lain: a. Majalah dapat diterima dengan cepat
b. Penerbit bertanggung jawab penuh jika ada klaim atau
keterlambatan. c.Harga lebih murah karena penerbit sering memberi potongan
harga,dan keuntunagn agen dapat dihindarkan. d.Perhitungan pembayaran cukup sekali dilakukan dalam
setahun. e.Dengan adanya alamat yang jelas pengiriman akan mudah
dilakakan. 2.Pemesanan melalui Agen,Penyalur setempat,Importir atau Toko
buku.Hal ini dapat dilakukan dengan: -Penyalur yang bertanggung jawab penuh atas diterimanya
majalah oleh perpustakaan. - Agen atau toko buku hanya merupakan perantaraan dalam
pemesanan, namun majalah langsung dikirimkan ke perpustakaan. Dengan pemesanan seperti ini majalah dapat
diterima dengan cepat.
3. Pemesanan melalui Keanggotaan suatu organisasi. Dalam hal ini pemesanan hanya dapat dilakukan melalui kenggotaan pada
organisasi yang menerbitkan majalahjurnal
tersebut.Pembayaran dilakukan dengan iuran.jika iuran dibayar, maka anggotapelanggan punya hak atas nomor terbitan
tersebut.
4. Pemesanan melalui Penyalur khusus malahjurnal luar negri.Dalam hal ini, perpustakaan menggunakan agen, penyalur
luar negeri, karena mereka mengerti masalah ekspor impor maupun hal-hal yang berhubungan dengan valuta asing.Ada
beberapa keuntungan dengan cara ini antara lain: - Menghemat waktu
-Penyaluragen menguasai hal-hal yang berhubungan dengan
cara berlanggan majalah, apakah per tahun atau per volume. -Penyaluragen lebih mengetahui cara mengatasi kesulitan
pembayaran. -Penyaluragen bertanggung jawab atas klaim.
-Pembayaran dapat dilakuakn untuk semua majalah yang dilanggan.
-Penyaluragen dapat mengatur pembuatan kwitansi dan faktur pembayaran sesuai dengan keinginan pelangganperpustakan.
Menurut lasa 1994:17 sebelum menentukan judul yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih dahulu perlu memperhatikan fakto-fator sebagai berikut:
a. Tersedianya danaanggaran.
b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustkaan itu.
c. Menegtahui minat, bidang calon pengguna.
20
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul-judul
majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. Sedangkan menurut Nurjanah Pengadaan terbitan berseri melalui
pembelian dengan cara pemesanan yaitu: 1.
Melanggan langsung pada penerbit. 2.
pembelian melalui penyalur setempatimportir atau buku. 3.
pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan. 4.
pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri. Adapun prosedur penerimaan bahan pustakan yang dibeli atau dipesan
dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:54 yang dikutip oleh Abidin adalah sebagai berikut:
1. memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan
surat pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan peprustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak
sessuai dengan pesannna, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan pengembaliannya
kepada pengirim. 5.
Menanndai kepemilikan bahan pustaka dan mengabulkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara permintaaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan terbitan berseri melalui pembelian melalui penerbit, Agen, keanggotaan dan melalui penyalur.
2.5.2 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran .
