23
Selain pendapat diatas untuk dapat melakukan pertukaran, menurut Yulia 1993:43 perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur untuk tukar
menukar terbitan berseri yaitu: 1.
Perpustakaan yang mewarkan, menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditukarkan, penawaran terbitan berseri dapat dilakukan
berdasarkan judul, maupun pengarang. 2.
Perpustakaan mengirim penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang doperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan
pustakan yanh ditawarkan, yang telah menjalain kerja sama dengan perpuatakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran
desebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan yang di inginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari
tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan. 4.
Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkan dan menyusun dafar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai
bahan pertukaran. 5.
Perpustakaan menerima mengirim daftar yang diiginkan yang disertai denagan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai
penukaran. 6.
Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka dapat dilaksanakan.
7. Setelah menerima bahan penukaran masing- masing perpustakaan
segera mengolah sesuai dengan prosedur inventarisasi. Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi terbitan
berseri pada pertukaran dapat dilakukan dengan penawaran pertukaran kepada perpustakaan yang sesuai dengan bahan pustaka yang sesuai dengan perpustakan
yang kita miliki.
2.5.3 Pengadaan Terbitan Berseri melalui Hadiah
Dalam mengadakan terbitan berseri selain berlangganan, suatu perpustakaan dapat menerima majalah melalui hadiahsumbangan dari perorangan maupun
lembaga . Menurut Yulia 2010:6.41 yang dikutip oleh Siregar prosedur pengadaan
terbitan berseri hadiah melalui permintaan adalah sebagai berikut: a.
Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan diminta sebagai hadiah dari pihak lain lembaga ilmiah, lembaga
pemerintahan, badan internasional, perwakilan negara asing, perorangan dan sebagainya.
b. Daftar permohonan dikirim kepada alamat yang dituju disertai
dengan surat pengantar c.
Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai pernintaan tersebut, anda perlu menghubungi pihak calon pemberi
24
hadiah untuk melakukan penelusuaran sampai dimanakah surat telah diproses.
d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas
perpustakaan memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantar.
Karena kondisi lembaga satu dengan lain sangat berbeda, maka ada yang memberikan majalah dengan gratis, ada juga yang minta diganti ongkos kirimnya
dan ada yang tidak menjawab sama sekali. Adapun lembaga, badan, yayasan yang menerbitkan majalah yang kiranya
dapat diminta gratis Menurut Lasa 1994: 37 Antara lain: 1.
Instansi Pemerintahan: Badan Penelitian dan Pengembangan, BULOG, Balai Informasi Pertanian, Depdikbud dll.
2. Perguruan Tinggi
3. Badan Profesi: IDI, IPI, BKKBN dll.
4. Badan Sosial: Rumah Sakit, Pantai Sosial, LSM dll.
5. Badan Keagamaan: Pesantren, YAKKUM, NU,
Muhammadiyah dll. Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan
hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah 1991:72 yang dikutip olehAbidin yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang akan di minta sebagai hadiah.
b. Mengirimkan kepada alamat yang diajukan sebagai surat
permohonan dengan menjelaskan kegunaannya, serta dilampirkan daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang pihak perpustakaan perlu
memeriksa dan mencocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila tidak cocok dapat langsung di inventarisasi.
d. Mengirim surat uacapan terimaksih kepada pengirim beserta
pengembaliaan tanda terimakasih. Dari uraian di atasd apat diketahui bahwapengadaan bahan pustaka melalui
hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan pustaka yang langkah atau tidakn dijual secara umum.
2.5.4 Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri
