20
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul-judul
majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. Sedangkan menurut Nurjanah Pengadaan terbitan berseri melalui
pembelian dengan cara pemesanan yaitu: 1.
Melanggan langsung pada penerbit. 2.
pembelian melalui penyalur setempatimportir atau buku. 3.
pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan. 4.
pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri. Adapun prosedur penerimaan bahan pustakan yang dibeli atau dipesan
dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:54 yang dikutip oleh Abidin adalah sebagai berikut:
1. memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan
surat pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan peprustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak
sessuai dengan pesannna, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan pengembaliannya
kepada pengirim. 5.
Menanndai kepemilikan bahan pustaka dan mengabulkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara permintaaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan terbitan berseri melalui pembelian melalui penerbit, Agen, keanggotaan dan melalui penyalur.
2.5.2 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran .
Pertukaran adalah suatu kegiatan pengadaanbahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran dapat dilakukan karena perpustakaan kadang-
kadang memiliki koleksi yang jumlah eksemplarnya berlebihan atau jurnalmajalah dimiliki tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perpustakaan
yang melakukan pertukaran perlu memilih perpustakaan mana yang dianggap untuk dijadikan mitra perpustakaan. Menurut Siregar 2013: 17 Prosedur tukar
menukar dapat dilakukan sebagai berikut 1.Menyusun daftar terbitan berseri yang akan dipertukarkan.
- Jika bahan ynag dipertukarkan adalah majalah maka daftar dibuat menurut abjad buku, disertai dengan tahun dan
nomor terbitan.
21
- Jika bahan yang dipertukarkan berupa terbitan berseri dengan judul-judul yang berbeda, maka daftar disusun menurut
subjek, diikuti oleh pengarang. 2. Mengirimkan daftar majalah jurnal yang akan dipertukarkan
tersebut kepada perpustakaan yang dianggap membutuhkan koleksi tersebut, dan memiliki koleksi untuk diprtukarkan dan disertai
dengan syarat untuk tukar menukar.
3. Perpustakaan mempelajari daftar terbitan berseri yang ditawarkan oleh perpustakaan lain, serta persyaratan yang ditentukan untuk
pertukaran,dan membandingkan daftar tersebut dengan terbitan yang akan ditukarkan.
4. Setelah dipertimbangkan dan dipilih, maka perpustakan membuat daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar bahan pustaka
yang ditawarkan sebagai penukar. 5. Daftar terbitan berseri dikirim beserta daftar terbitan yang dijadikan
sebagai penukar. 6.Setelah ada kesempatan antara kedua perpustakaan maka pertukaran
dilaksanakan, dan setelah penukaran selesai maka proses selanjutnya adalah pencatatan.
Sedangkan menurut Nurjanah 2010: 14 Prosedur pertukaran sebagai berikut: 1.
Menawarkan menyusun daftar TB yang akan dipertukarkan. 2.
Mengirim penewaran ke sejumlah perpustakaan 3.
Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran 4.
Menerima dan memilih TB yang diinginkan dan menyusun daftar Tb yang akan ditawarkan.
5. Penerimaan mengirimkan daftar TB yang diinginkan dan daftar
TB yang akan dipertukarkan. 6.
Masing-masing pihak mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan.
7. Jika kedua belah pihak telah sepakat,maka pertukaran
dilakukan. 8.
Mnerima TB pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur.
22
Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 15
Gambar di atas menjelaskan prosedur pengadaan melalui pertukaran yaitu prosedur melalui pertukaran Menawarkan menyusun daftar terbitan berseri yang
akan Dipertukarakan, Mengirim penawaran ke sejumlah perpustakaan, Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran, Menerima dan memilih terbitan berseri
yang diinginkan dan menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditawarkan, Penerima mengirimkan daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar terbitan
berseri yang akan dipertukarkan, Masing2 pihak Mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan, Jika kedua belah pihak telah sepakat, maka pertukaran
dilaksanakan, Menerima terbitan berseri pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur. Prosedur melalui hadiah dan permintaan yaitu Menyusun daftar terbitan
berseri yang akan dimintakan hadiah, Mengirim daftar permohonan kepada pihak yang dituju disertai surat pengantar, Menghubungi lagi donatur jika beberapa
minggu belum ada balasan, Menerima dan mencocokkan terbitan berseri dengan surat pengantar, Mengirimkan surat ucapan terima kasih dan terbitan berseri yang
diterima diproses dan diiventarisasi.
23
Selain pendapat diatas untuk dapat melakukan pertukaran, menurut Yulia 1993:43 perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur untuk tukar
menukar terbitan berseri yaitu: 1.
Perpustakaan yang mewarkan, menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditukarkan, penawaran terbitan berseri dapat dilakukan
berdasarkan judul, maupun pengarang. 2.
Perpustakaan mengirim penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang doperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan
pustakan yanh ditawarkan, yang telah menjalain kerja sama dengan perpuatakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran
desebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan yang di inginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari
tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan. 4.
Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkan dan menyusun dafar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai
bahan pertukaran. 5.
Perpustakaan menerima mengirim daftar yang diiginkan yang disertai denagan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai
penukaran. 6.
Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka dapat dilaksanakan.
7. Setelah menerima bahan penukaran masing- masing perpustakaan
segera mengolah sesuai dengan prosedur inventarisasi. Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi terbitan
berseri pada pertukaran dapat dilakukan dengan penawaran pertukaran kepada perpustakaan yang sesuai dengan bahan pustaka yang sesuai dengan perpustakan
yang kita miliki.
2.5.3 Pengadaan Terbitan Berseri melalui Hadiah
