1
Sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset,audio visual,micro film, mikrofis, piringan hitam, dan video kaset.Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan
yang ada terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan
dan teknologi. Salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan Politeknik Negeri Medan
POLMED adalah terbitan berseri.jenis terbitan berseri merupakan salah satu publikasi yang memuat berbagai tulisan atau artikel serta memuat informasi
mutakhir.Untuk memperkaya ilmu pengetahuan pengguna,perpustakaan
perguruan tinggi perlu mengadakan terbitan berseri.secara baik sehingga informasi yang didalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna
perpustakaan.Koleksi terbitan berseri yang dimiliki oleh perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED saat ini berjumlah130 judul dan916 eksemplardengan
proses pengadaannya berupa pembelian dan sumbangan. Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengadaan koleksi terbitan
berseri di perpustakaan POLMED maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan menetapkan judul penelitian
″Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri Pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah: 1.Untuk mengetahui proses pengadaan terbitan berseri pada perpustakaan
POLMED 2.Untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan D-III
3.Untuk mengetahui gambaran tentang ketersediaan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan POLMED
1.3 Manfaat Penulisan
1. Bagi pihak perpustakaan,hasil penelitian ini dapat dijadikan acuan dalam menentukan kebijakan yang berhubungan dengan pengadaan
koleksi terbitan berseri. 2. Bagi penulis,untuk menambah pengetahuan,wawasan serta
pemahaman penulis tentang koleksi terbitan berseri.
2
1.4 Metode Pengumpulan Data
1. Penelitian Kepustakaan Library research Yaitu membaca dokumen, bahan pustaka baik berupa buku, jurnal dan
lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2.Wawancara
Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara Tanya jawab secara langsung dengan pimpinan,pustakawan dan staf
perpustakaan POLMED.
3.Melakukan observasi secara langsung ke perpustakaan POLMED.
1.5 Ruang lingkup Penulisan
Untuk memudahkan penulisan ini, penulis membatasi topik yang dibahas dalam kertas karya ini adalah pengertian terbitan berseri, jenis-jenis terbitan
berseri, pengadaan terbitan berseri, Hal ini dijadikan pedoman dalam penulisan kertas karya.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang bergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi,baik yang berupa perpustakaan
universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggidalam menjalankan program Tri
Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan penting artinya bagi mahasiswa untuk mengembangkan daya
intelektual dan spiritual mereka.Hal ini erat hubungannya dengan kemampuan ekonomi mahasiswa, dimana tidak semua mahasiswa mampu membeli buku yang
dibutuhkan, dengan demikian perpustakaan diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk memenuhi bahan bacaan yang dibutuhkan.Salah satu tugas
harus dikerjakan oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah pengadaan koleksi.Pengadaan koleksi merupakan kegiatan kerja pelayanan teknis.Kegiatan
ini sangat penting dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Hasugian 2009:79 menyatakan bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi
adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi.”
Sedangkan Sulistyo-Basuki 1991:51 mengemukakan bahwa
“Perpustakaaan peguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi atau badan bawahanya, maupun lembaga yang dengan perguruan tinggi,
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.” Selain pendapat di atas Syahrial-Pamanjuntak 2000 : 5 dalam buku
pedoman penyelenggaraan perpustakaan menyatakan bahwa: “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang bergabung dalam lingkungan
pendidikan tingggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi,dan perpustakaan sekolah tinggi. ”
Sedangkan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman2004 : 3 bahwa, “perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur
penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur yang lainnya,
4
berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”. Selanjutnya dinyatakan bahwa, “yang dimaksud dengan perguruan
tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat”.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan universitas atau
perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai
jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Berdirinya suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak lepas dari tujuan awal didirikannya perpustakaan tersebut, yaitu untuk menunjang program Tri
Dharma perguruan tinggi tempatnya bernanung. Perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan pustaka, tetapi
perpustakaan diharapkan dapat melayankan bahan pustaka tersebut untuk membantu mahasiswa dan staf pengajar menyelesaikan tugas-tugas dalam proses
belajar-mengajar. Segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan
bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan dan
kebutuhan penggunanya.
Menurut Hasugian 2009 : 119 Dalam bukunya Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,” Perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya dapat
memberikan upaya peningkatan ilmu pengetahuan.” Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan
diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Menurut Yuven 2010 : 1 tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan sebagai
berikut : 1.
Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka Perpustakaan Perguruan Tinggi bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
5
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan Perpustakaan Perguruan
Tinggi adalah pengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik institusi atau
ekstern diluar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka
Perpustakaan Perguruan Tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan
menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas Perpustakan Terguruan tinggi secara umum
adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan
untuk kepentingan civitas akademika pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Sedangkan menurtut Sulistyo-Basuki yang dikutif oleh Rismayeti 2013:5 Tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Untuk memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,
lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi,
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan reference pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan,
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai, 5.
Menyediakan jenis informasi aktif yang tidak hanya terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga induknya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk memberikan pelayanan informasi dan bahan lainnya untuk pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat
penggunanya, guna mendukung pelaksanaan program perguruan tinggi.
2.1.3 FungsiPerpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam pencapaian tujuan yang sempurna perpustakaan harus mampu melaksanakan fungsinya dengan baik. Adapun fungsi perpustakaan perguruan
tinggidalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 3 adalah :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh kerena itu yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran,
6
pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana
evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang palng mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya
inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas
akademika dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpetasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Sedangkan menurut Yuven 2010: 8 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut:
a. Studing Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar . b. Learning Center, Berfungsi sebagaipusat pembelanjaran bahwa
keberadaan perpustakaan di funfsikan sebagai tempat untuk mendukung prosese belajar mengajar.
c. Research Center, Hal ini dimaksudkan bahwa peeeerpustkaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau
data atau informasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian. d. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan
segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat informasi.
e. Preservation of Knowledge center, bahwa perpustakaan jugak sebagai pusat pelestarian ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan
bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit. f. Dissemination of Imformation Center, bahwa fungsi perpustakan tidak
hanya mengumpulkan, mengolah, melayankan atau melestarikan namun juga juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan
informasi.
g.Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informsai peppustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan
pengetahuan.
7
Dari urain diatas dapat diketahui bahwa fungsi perpustakan perguruan tinggi tidak hanya mengumpulkan, mengolah, melayankan atau melestarikan
namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan dan mempromosikan informasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggidalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi:Buku Pedoman 2004: 5 yaitu:
1. Mengembangkan koleksi 2. Mengolah dan merawat bahan pustaka
3. Memberikan layanan 4. Serta melaksanakan administrasi perpustakaan.
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikutif oleh Rismayeti 2013: 15 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ialah:
1. Mengikuti perkembangan perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-
tugas dalam rangka studinya. 3.
Mengikuti perkembangan program-program penelitian yang diselenggarakan dilingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik terbitan cetak maupun tidak tercetak. 5.
Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan
lokal intranet maupun global internet dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi Mengikuti perkembangan program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti
2.2 Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya
koleksi yang memadai. Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna
memenuhi kebutuhan pengguna.Koleksi perpustakaan harus relevan dengan
8
program studi perguruan tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan.
Koleksi merupakan salah satu unsur utama yang sangat penting dalam perpustakaan, karena segala informasi lengkap yang akan digunakan oleh
pengguna perpustakaan bersumber dari koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program studi perguruan
tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan. Menurut Soeatminah 1992 : 30-31 menyatakan bahwa koleksi
perpustakaan adalah : Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka
yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang berminat memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditara secara
sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dicari dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi berupa buku terbitan berseri dan bahan-bahan non buku.Biasanya koleksi tersebut
diatur dan ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam koleksi tersebut dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila
dibutuhkan.
2.3Terbitan Berseri
Terbitan berseri merupakan koleksi penting perpustakaan. Terbitan ini merupakan salah satu terbitan yang berisi informasi berita atau surat kabar, berita
keilmuan serta kejadian-kejadian yang menyangkut ekonomi, politik dan lain-lain yang menarik di masyarakat. Terbitan berseri biasanya direncanakan untuk terbit
terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut redaksi.
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dalam buku Pengelolaan Terbitan Berseri 1996 : 3 ada dua defenisi terbitan berseri adalah sebagai
berikut: 1.Setiap terbitan yang dipublikasikan dalam bagian-bagian yang berturut
turut,muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur.Terbitan ini dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak
terbatas.Di dalamnya mencakup terbitan berkala periodicals, koran,
9
buku tahunan, seri monografi yang bernomor dan prosiding,transaction dan memoir.
2. Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara berturut-turut dengan judul yang sama seragam.Terbitan ini dimaksud
untuk terbit terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas,denganjarak waktu terbit perlu teratur.
Sedangkan Menurut Nurjanah 2010:16 terbitan berseri adalah segala macam publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian secara berurutan dengan
memberikan tanda secara numerik atau kronologis yang dinyatakan dalam volume, nomor, bulan, dan tahun secara terus menerus dalam jangka waktu yang
tidak terbatas. Dari kedua defenisi di atas dapat diketahui bahwa terbitan berseri
diterbitkan terpisah-pisah dengan judul yang seragam dan diberikan nomor urut,dan terbitan berseri dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam
kurun waktu yang tidak ditentukanterbatas. Dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan 2013:2 yang
dikutif oleh Siregar dari buku ALA Glossary of Library Termdinyatakan bahwa,“Serial : a publication issued in succesive part,usually at regular
intervals.and as a rule,intended to be continued indefinitely.Serial include periodical,annuals reports,year-books,etc and memoirs,proceedings,and
transaction of societies”.
Defenisi di atas menyatakan bahwa terbitan berseri atau serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut,bagian demi bagaian,biasanya dengan
jangka waktu penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa istilah terbitan berseri atau serials mengandung pengetian yang lebih luas dari istilah terbitan berkala
periodicals atau majalah,laporan,prosiding dan lain sebagainya.
2.3.1 Ciri-ciri Terbitan Berseri
Terbitan berseri berbeda dengan buku teks. Untuk dapat mengenali terbitan berseri dengan baik, maka ada beberapa ciri khas terbitan berseri yang
membedakannya dengan terbitan lainnya menurut Saleh dalam buku Pengelolaan Terbitan Berseri antara lain:
1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang
ditulis oleh beberapa orang, mungkin dengan topik yang sama atau topik yang berbeda dengan gaya bahasa masing-masing.
10
2. Artikel yang menjadi isi dari terbitan berseri biasanya tidak terlalu
panjang malah sangat pendek jika dibandingkan dengan tulisan yang dimuat pada buku atau monograf
3. Tulisan yang dimuat dalam terbitan berseri tersebut menyampaikan
infomasi seperti berita , peristiwa, penemuan dan gagasan-gagasan baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat
banyak.
4. Terbitan berseri dikelola oleh sekelompok orang biasanya dikenal
dengan nama redaksi. Redaksi tersebutlah yang mengolah dan bertanggung jawab jawab atas terbitan tersebut.
5. Terbiatan berseri merupakan arsip ilmiah yang telah diketahui oleh
masyarakat umum. 6.
Terbit secara berkelanjutan atau secara terus menerus dengan memiliki kala terbit, misalnya harian, mingguan, bulanan, tiga
bulan, enam bulan, tahunan dan sebagainya. 7.
Memiliki sistem kontrol internsional. Ciri ini dikenal dari nomor ISSN International Standard Serial Number
Sedangkan Menurut Lasa 1994 : 98 Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan berseri apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang
berbeda danditulis oleh banyak orang. 2.
Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada bukuteks
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa,
pengumuman,pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit
tertentu.misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, danseterusnya.
6. Terdapat ISSN International Standard Serial Number sebagai
nomorkontrol terbitan berseri. Dari pernyataan di atas dapat diketahui ciri-ciri terbitan berseri adalah
sebagai berikut: dalam sekali terbit memuat banyak karangan. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang; menyampaikan berita dalam berbagai
bidang; peristiwa; pengumuman: Terbit terus-menerus dengan memiliki kala frekuensi terbit dan ada nomor standart yaitu ISSN International Standard Serial
Number.
11
2.3.2 Jenis –jenis Terbitan Berseri
Untuk dapat memberikan informasi semaksimal mungkin kepada pengguna, maka perpustakaan harus berusaha menyediakan koleksi yang
beraneka ragam, jenis dan bentuk, serta kandungan informasinya sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Harrod yang dikutif oleh Siregar dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan 2013: 4 dinyatakan bahwa ada beberapa jenis
terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain: 1.
Surat kabarkoran Surat kabar atau koran adalah satu terbitan berseri yang sangat
kaya akan berita atau informasi mutakhir. Terbitan ini lebih banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita.
2. Terbitan berkala periodicalsatau majalah
Pada umumnya majalah berisi sekumpulan artikel yang merupakan kontribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Secara umum
majalah dapat dikelompokkan ke dalam empat macam yaitu:
a. Majalah Komersial
Majalah ini adalah majalah yang termasuk kelompok yang besar, termasuk majalah yang diperdagangkan, majalah ini
berhubungan dengan profesional dan aktivitas lainnya.
b. Majalah Ilmiah
Majalah jenis ini kebanyakan diterbitkan oleh lembaga pendidikan maupun lembaga penelitian dan organisasi
profesi.
c. Majalah Lokal atau Lingkungan Sendiri warta
Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan sendiri, Missalnya lingkungan
satu lembaga atau perusahaan.
d. Buletin
Buletin bulletin adalah suatu terbitan berkala berbentuk majalah yang sebahagian isinya serupa dengan warta maupun
artikel dan hasil-hasil penelitian.
3. Advances in ...yaer’s Work in...
Jenis majalah ini agak berbeda dengan majalah pada umumnya, baik format maupun frekuensi terbitnya.
4. Buku Tahunan
Buku tahunan adalah suatu terbitan yang berisi informasi muktakhir dalam bentuk skripsi dan atau statistik yang diterbitkan
sekali dalam setahun.
5. Seri Monograf
Minograf adalah merupakan suatu risalah satu subjek atau bagian subjek atau risalah seseorang yang biasanya sangat terinci tetapi
dalam lingkup yang tidak terlalu luas
6. Prosiding
12
Menurut Harrrod, prosiding adalah publikasi catatan pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah atau suatu
institusi.
7. Transaction dan memoir
Transaction dan memoir adalah bentuk terbitan berseri dimana makaah-makalah yang dimuat didalamnya sudah dipresentasikan
atau dibacakan sebelumnya pada suatu pertemuan ilmiah dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah .
Sedangkan menurut Nurjanah 2010:6 Jenis terbitan berseri berdasarkan penerbitnya dibagi menjadi empat bagian sebagai berikut:
1. Terbitan lembaga ilmiah atau kumpulan profil: a. Publikasi yang diterbitkan baik sendiri maupun bekerja sama dengan
penerbit komersial.sebagai media resmi dari lembaga atau kumpulan profesi tertentumedia bertukar fikiran antar anggota dan penghubung
antara pemimpin dan anggota
b.publikasi yang memuatcatatan risalah pertemuan atau makalah makalah yang didiskusikan beserta hasil diskusinya yang diadakan oleh sebuah
atau beberapa instansi atau perkumpulan profesi. 2. Terbitan badan komersial, dikeluarkan oleh badan komersial,kecuali jenis
newsletter atau warta biasanya dibagi gratis.terbitan jenis ini biasanya bermutu baik.
3. Terbitan perusahaan atau badan indusrti: a.publikasi untuk kalangan luar misalnya untuk langganan perusahaan
sebagai sarana promosi b.publikasi untuk kalangan sendiri
Memuat berita kalangan karyawan kesejahtraan,penjelasan mengenai kebijakan perusahaan.
4.Terbitan berupa surat kabar Memerlukan
penanganan khusus karena frekuensi terbitnya harian.pustakawan sebaiknya objektif dalam pemilihan surat kabar dan
harus tetap mengedepankan kepentingan semua golongan masyarakat,meskipun beberapa jenis surat kabar biasanya berpihak
pada salah satu partai polotik
Sedangkan jenis terbitan berseri berdasarkan isinya dibagi menjadi dua. 1. Terbitan Primer yaitu merupakan karya asli, yang termasuk kelompok
terbitan primer:proceeding,artikel jurnal yang melaporkan karya penelitian.
2. Terbitan Sekunder:merupakan daftar atau kumpulan dari sumber informasi prrimer,yang termasuk terbitan skunder:jurnal indeksabstrak.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis terbitan berseri adalah Surat kabar, Majalah, Bulletin, Prosiding, Buku tahunan, Seri Monograf dan
Transaction dan Memoir.
2.4PemilihanSeleksi Terbitan Berseri
13
Untuk dapat memiliki koleksi terbitan berseri, Dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan 2013: 10 Siregar menyatakan bahwasuatu
perpustakaan harus melakukan pemilihan atau penyeleksian terbitan berseri yang dibutuhkan. Pemilihan terbitan berseri perlu dilakukan karena tidak semua
terbitan berseri sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, baik subjek bahasa yang digunakan,pemilihan ini juga dilakukan karena begitu banyak terbitan berseri
yang diterbitkan sehingga tidak semua terbitan itu dilanggan oleh suatu
perpustakaan.
Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menyebabkan terjadinya ledakan informasi yang mengakibatkan jumlah terbitan berseri tidak
dapat terhitung lagi. Untuk tidak mengalami kesulitan dalam pengadaan maka perlu ada kebijakan tertulis untuk pengembangannya, seleksi dan pemilihan
koleksibahan pustaka. Dalam menentukan kebijakan pengembangan koleksi tersebut pemimpin perpustakaan dan pustakawan harus mempertimbangkan
beberapa hal antara lain: 1. Tujuan lembaga induk
2. Tujuan dan Fungsi pustakawan 3. Cakupan bidang ilmu yang harus disediakan
4. Masyarakat yang dilayani, baik dari tingkat kecerdasan, tingkat
pendidikan, sumber kehidupan, sosial budaya. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut di atas Siregar 2013:10
menyatakan bahwa seorang pustakawan harus memenuhi beberapa persyaratan antara lain :
1. Memahami kegiatan yang dilaksanakan lembaga induk perpustakaan. 2. Memahami dengan jelas tujuan dan program yang direncanakan
lembaga induk 3.Memahami dengan jelas tujuan dan fungsi perpustakaan.
4. Memahami program kerja dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
5.Mampudapat menjalani kerja sama dengan orang lain, Pimpinan lembaga, pengguna, penerbit,agendistributor, dan toko buku.
6. Memahami dan mampu menggunakan alat bantu seleksi bahan pustaka, seperti Ulrich Periodicals, Directory, Katalag Penerbit.
7. Memahami Perundang-undanganperaturan yang berhubungan dengan perdagangan, keuangan, dan perbankan.
8. Mampu menggunakan saranaperalatan pendukung, seperti komputer, e- mail, internet, Faksimile.
Dari uraian di atas dapat diketahuibahwa seorang pustakawan akan mampu menentukan koleksi apa saja yang harus disediakan perpustakaan untuk
14
memenuhi kebutuhan pengguna, dan pelaksanaan program yang direncanakaan lembaga penaungnya.
2.4.1 Pihak-pihak yang Berwenang Melakukan Seleksi
Pemilihan terbitan berseri tidak mungkin dilakukan sendiri oleh pustakawan karena setiap pustakawan punya keterbatasan,baik penguasaan ilmu
pengetahuan dan penguasaan bahasa.Menurut Nurjanah 2010 : 10 pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan seleksi terbitan berseri adalah.
a. Pada Perpustakaan Sekolah: kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan
guru. Siwa berhak memberi saran. b.
Pada Perpustakaan Umum: Dewan Penasehat Penyantun, Tokoh Masyarakat sekitar Perpustakaan, danPengguna terutama yang aktif
c. Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pimpinan Univeristas, Pimpinan
Fakultas, Pimpinan Jurusan, Dosen dan Komisi Penasihat Pengawas Perpustakaan jika ada. Mahasiswa boleh menyarankan tetapi tetap
harussesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
d. Pada Perpustakaan Khusus: Pimpinan Institusi dan pihak‐pihak lain
yang benar‐benar mengetahuikebutuhan institusi tersebut. Sedangkan menurut Yulia yang dikutif oleh Siregar dalam buku Terbitan
Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan 2013: 11 pihak-pihak yang berwenang memilih terbitan berseri adalah:
a. Pada perpustkaan sekolah, pihak yang berwenang untuk melakukan
seleksi adalah kepala sekolahwakil bila ada,dan guru. b.
Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehatpenyantun perpustakaan itu.
c. Pada perpustakaan perguruan tingggi, pihak yang berwenang
melakukan seleksi adalah pimpinan universitas,pimpinan fakultas, dan dosen.
d. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan institusi dimana dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas
kebutuhan intitusi tersebut.
Selain pemilihan terbitan berseri yang diuraikan diatas pustakawan adalah orang yang berwenang memberikan keputusan apakah suatu terbitan berseri
jurnalmajalah yang dipilih akan dilanggan atau tidak. Hal tersebut disebabkan oleh pustakawanlah yang lebih mengetahui keadaan koleksi, anggaran yang
tersedia dan sarana yang ada di perpustakaan.
2.4.2 Prinsip Seleksi Terbitan Berseri
15
Dalam melaksanakan pemilihan terbitan berseri perlu diingat beberapa prinsip pemilihan agar koleksi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
perpustakaan. Menurut Nurjanah 2010: 11 Prinsip Seleksi terbitan berseri adalah sebagai berikut.
a. Menggunakan alat seleksi yang tepat
b. Memili terbitan berseri yang diindeks dalam jurnal indeksabstrak
yang standar c.
Mengutamakan jurnal inti dalam bidang ilmu tertentu d.
Usahakan mendapat nomor contoh e.
Mengikuti informasi yang diberikan oleh New Serial Title f.
Usakan kerja sama dalam pengadaan g.
Memperhatikan pelestarian terbitan lokal h.
Usahkan untuk melanggan terbitan berseri secara terus menerus i.
Memperhatikan terbitan berseri yang jarang digunakan pengguna j.
Melakukan pembelian untuk nomor lama back issue k.
Mempertimbangkan maslah duplikasijudul baru l.
Memikirkan kemungkinan pertukaranhadiah m.
Meninjau kembali judul-judul setiap tiga tahun n.
Seleksi terbitan berseri dilakukan dalam cara yang sama dengan seleksi buku
o. Seleksi terbitan berseri merupakan suatu seni
Sedangkan Menurut Siregar 2013: 12Prinsip pemilihan terbitan berseri adalah :
1. Menggunakan alat pemilihan yang dapat memberikan informasi
tentang subjek tertentu. 2.
Memilih judul yang ada dalam majalah indeks yang standar. Hal ini dapat diketahui dari tinjauan pustaka dan review untuk
majalah. 3.
Mengutamakan majalahjurnal inti dalam bidang tertentu. 4.
Dalam memilih sedapat mungkin diusahakan untuk mendapat nomor contoh.
5. Pustakawan sebaiknya mengikuti terbitan”New Serial Title” yang
diterbitkan oleh Library Congress, Amerika Serikat. 6.
Kerjasama dalam pengadaan. Dalam hal ini diusahakan untuk tidak melanggan majalah yang sudah dilanggan perpustakaan lain.
7. Tidak mengabaikan terbitan lokal.
8. Dalam melanggan majalah diusahakan berkesinambungan, tidak
terputus-putus. Dalam hal ini perlu diperhatikan bukan jumlah judulnya saja tetapi tidak berkesinambungan, lebih baik judulnya
sedikit tetapi sesuai dengan pengguna dan dapat dilanggan secara berkesinambungan.
9. Untuk kepentingan penelitian, di perpustakaan khusus perlu
dipikirkan pengadaan nomor-nomor lama back file 10.
Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru. 11.
Memikirkanmengusahakan pertukaran.
16
12. Peninjauan kembali setiap judul majalah sekali dalam 3 tahun
13. Melaksanakan seleksi majalah sama dengan seleksi buku.
Pelatihan untuk memilih judul-judul majalah yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari peryataan diatas dapat diketahui bahwa prinsip-prinsip terbitan berseri harus menggunakan alat seleksi yang tepat,Tidak mengabaikan terbitan lokal, dan
Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru.
2.4.3 Alat Bantu Pemelihan Terbitan Berseri
Sebagaimana dalam pemilihan buku untuk memudahkan pemilihan dan verifikasiidentifikasi dan bibliografi dibutuhkan alat bantu pemilihan, demikian
jugak dalam pemilihan terbitan berseri. Alat bantu pemilihan terbitan berseri menurut Siregar 2013: 13 dalam buku Terbitan Berseri:Pengelolaan dan
Pengolahan adalah:
1. Katalog penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri
2. Bibliografi nasional maupun internasional untuk majalahjurnal
Contoh : - Ulrich’s International Periodicals Directory - Irregular serials and annuals : an annual directory.
Kedua sarana di atas ada edisi lainnya yang dapat ditelusuri secara on-line melalui koputer, yaitu Ulrich International Priodicals on-line.
Untuk majalah Indonesia belum ada bibliografi yang lengkap. Namun daftar majalah yang diterbitkan oleh PDII-LIPI tahun 1987
berjudul “ Daftar majalah Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Indonesia”.
3. Daftar majalah yang dilanggan oleh perpustakaan lain.
4. Tinjauan dan resensi majalah.
5. Iklan dalam harian maupun majalah.
Sedangkan Menurut Nurjanah 2010: 11 Alat Bantu pemelihan Terbitan Berseri adalah:
1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri.
2. Daftar terbitan berkala yang dilanggan oleh pepustakaan lain.
3. Tinjauan atau risensi terbitan berkala.
4. Iklan dalam harian surat kabar maupun terbitan berkala.
Dari uraian diatas dapa diketahui bahwa alat bantu terbitan berseri adalah sebagai acuan untuk mengetahui data bibliografi yang benar dan lengkap judul,
ISSN, penerbit, harga langganan dan alamat pelanggan.
2.4.4 Prosedur Seleksi Terbitan Berkala
17
Dalam melakukan seleksi bahan terbitan berseri ada prosedur yang harus dilaksanakan. Menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar dalam buku Terbitan
Berseri: Pengelolaan dan Pengolaha 2013: 13 prosedur dalam melakukan seleksi terbitan berseri adalah:
a. Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna dosen, mahasiswa, guru,
penelitian, pimpinan instansi, mahasiswa, tergantung pada jenis perpustakaan siapa yang berhak memilihbaik atas kemauan sendiri
maupun atas permintaan pustakawan.
b. Pustakawan perlu juga bersikap aktif dengan membuat daftar
terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala.
c. Pengusul menyampaikan usulanya dengan mengisi formulir yang
telah disediakan oleh perpustakaan sebagai formulir perpustakaan usulan dapat dilihat pada lampiran 8 dengan data bibliografi yang
selengkap mungkin,seperti judul terbitan berkala, nama dan alamat penerbit, frekuwensi terbit,ISSN International Standart Serial
Number salah satu alat identifikasi yang baik untuk suatu terbitan berkala karena setiap terbitan berkala yang memilki ISSN akan
mempunyai nomor yang berbeda harga langganan, dan disertai dengan persetujuan atasan sipengusul, apabila peraturan
menghendaki yang demikian.
d. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung
kepada penanggung jawabpetugas pengadaan koleksi. e.
Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi dengan cara berikut ini:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap judul
terbitan berkala yang diusulkan dengan menggunakan alat bantu seleksi.
2. Petugas mencocokkan judul terbitan berkala yang diusulkan
dengan judul-judul terbitan berkala yang sudah dilanggan oleh pepustakaan, melalui katalog terbitan berkala ataupun kartu
registrasi terbitan berkala.
3. Apabila judul itu belum dilanggan diteliti pulak apakah judul
terbitan berkala yang diusulkan sudah ada dalam proses pemesenan melalui suatu jajaran yang disebut on-order file.
4. Apabila ada terbitan berkala yang diusulkan,namun sudah ada
dikoleksi atau sedang dalam proses pemesanan,perlu diputuskan apakah perlu ditambah melanggan judul terbitan itu
lebih dari satu eksemplar, terutama untuk judul-judul yang mahal harga langganannya.
5. Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapat
diterima maka judu-judul yang tidak bisa dilanggan tahun anggaran itu dibuatkan kartu desiderata.
6. Keputusan akhirdari seleksi ini ada ditangan pustakawan, baik
dari pihak pengadaan koleksi dikonsultasikan dengan kepala
18
perpustakaan sendiri,dengan beberapa pertimbangan,seperti berikut ini.
a. Apakah judul terbitan berkala yang diusulkan untuk subjek
itu sudah sangat banyak dalam koleksi? b.
Apakah subjek terbitan berkala itu hanya dibutuhkan oleh pengusul, bahkan tidaktermasuk dalam kurikulum atau
bidang ilmu yang diteliti di instansi yang bersangkutan. c.
Apakah harga berlanggan judul terbitan berkala itu terlalu mahal sehingga anggaran yang tersediakan akan banyak
tersedot pada satu judul itu? d.
Apakah penerbit terbitan berkala itu bermutu? Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Prosedur terbitan berseri
berdasarkan inisiatif penggunaatau atas permintaan perpustakaan dalam hal ini dosen, mahasiswa, peneliti, pimpinan instansi. Pustakawan perlu juga bersikap
aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.5 Pengadaan Terbitan berseri
Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku atau terbitan
berseri yang dibutuhkan ada dalam koleksi perpustakaan.Menurut Nurjanah 2010: 9 pengadaan terbitan berseri dilaksanakan melalui:
1. Melalui pembelian
2. Hadiah
3. Tukar menukar
4. Penerbitan Sendiri
5. Titipan
2.5.1 Pengadaan melalui pembelian
Setelah hari pemelihan dikumpulkan, pustakawan melakukan verifikasi katalog untuk mengetahui apakah majalahjurnal yang dipilih sudah ada diperpustakaan.
Setelah diketahui jurnalmajalah yang belum dimiliki perpustakaan, bagian pengadaan mempersiapkan daftar pesanan yang dibuat rangkap dua agar ada arsip
pesanan di perpustakaan . Pemesanan majalahjurnal berbeda dengan pemesanan buku karena pembelian
majalah dilakukan secara berlangganan berkelanjutan sedangkan buku tidak. Menurut Siregar 2013:14 Pemesanaan majalah dapat dilakukan dengan berbagai
cara, antara lain:
19
1. Melanggan langsung pada penerbit, baik didalam maupun luar negeri.Keuntungan melanggan langsung pada penerbit antara
lain: a. Majalah dapat diterima dengan cepat
b. Penerbit bertanggung jawab penuh jika ada klaim atau
keterlambatan. c.Harga lebih murah karena penerbit sering memberi potongan
harga,dan keuntunagn agen dapat dihindarkan. d.Perhitungan pembayaran cukup sekali dilakukan dalam
setahun. e.Dengan adanya alamat yang jelas pengiriman akan mudah
dilakakan. 2.Pemesanan melalui Agen,Penyalur setempat,Importir atau Toko
buku.Hal ini dapat dilakukan dengan: -Penyalur yang bertanggung jawab penuh atas diterimanya
majalah oleh perpustakaan. - Agen atau toko buku hanya merupakan perantaraan dalam
pemesanan, namun majalah langsung dikirimkan ke perpustakaan. Dengan pemesanan seperti ini majalah dapat
diterima dengan cepat.
3. Pemesanan melalui Keanggotaan suatu organisasi. Dalam hal ini pemesanan hanya dapat dilakukan melalui kenggotaan pada
organisasi yang menerbitkan majalahjurnal
tersebut.Pembayaran dilakukan dengan iuran.jika iuran dibayar, maka anggotapelanggan punya hak atas nomor terbitan
tersebut.
4. Pemesanan melalui Penyalur khusus malahjurnal luar negri.Dalam hal ini, perpustakaan menggunakan agen, penyalur
luar negeri, karena mereka mengerti masalah ekspor impor maupun hal-hal yang berhubungan dengan valuta asing.Ada
beberapa keuntungan dengan cara ini antara lain: - Menghemat waktu
-Penyaluragen menguasai hal-hal yang berhubungan dengan
cara berlanggan majalah, apakah per tahun atau per volume. -Penyaluragen lebih mengetahui cara mengatasi kesulitan
pembayaran. -Penyaluragen bertanggung jawab atas klaim.
-Pembayaran dapat dilakuakn untuk semua majalah yang dilanggan.
-Penyaluragen dapat mengatur pembuatan kwitansi dan faktur pembayaran sesuai dengan keinginan pelangganperpustakan.
Menurut lasa 1994:17 sebelum menentukan judul yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih dahulu perlu memperhatikan fakto-fator sebagai berikut:
a. Tersedianya danaanggaran.
b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustkaan itu.
c. Menegtahui minat, bidang calon pengguna.
20
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul-judul
majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. Sedangkan menurut Nurjanah Pengadaan terbitan berseri melalui
pembelian dengan cara pemesanan yaitu: 1.
Melanggan langsung pada penerbit. 2.
pembelian melalui penyalur setempatimportir atau buku. 3.
pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan. 4.
pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri. Adapun prosedur penerimaan bahan pustakan yang dibeli atau dipesan
dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:54 yang dikutip oleh Abidin adalah sebagai berikut:
1. memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan
surat pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan peprustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak
sessuai dengan pesannna, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan pengembaliannya
kepada pengirim. 5.
Menanndai kepemilikan bahan pustaka dan mengabulkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara permintaaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan terbitan berseri melalui pembelian melalui penerbit, Agen, keanggotaan dan melalui penyalur.
2.5.2 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran .
Pertukaran adalah suatu kegiatan pengadaanbahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran dapat dilakukan karena perpustakaan kadang-
kadang memiliki koleksi yang jumlah eksemplarnya berlebihan atau jurnalmajalah dimiliki tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perpustakaan
yang melakukan pertukaran perlu memilih perpustakaan mana yang dianggap untuk dijadikan mitra perpustakaan. Menurut Siregar 2013: 17 Prosedur tukar
menukar dapat dilakukan sebagai berikut 1.Menyusun daftar terbitan berseri yang akan dipertukarkan.
- Jika bahan ynag dipertukarkan adalah majalah maka daftar dibuat menurut abjad buku, disertai dengan tahun dan
nomor terbitan.
21
- Jika bahan yang dipertukarkan berupa terbitan berseri dengan judul-judul yang berbeda, maka daftar disusun menurut
subjek, diikuti oleh pengarang. 2. Mengirimkan daftar majalah jurnal yang akan dipertukarkan
tersebut kepada perpustakaan yang dianggap membutuhkan koleksi tersebut, dan memiliki koleksi untuk diprtukarkan dan disertai
dengan syarat untuk tukar menukar.
3. Perpustakaan mempelajari daftar terbitan berseri yang ditawarkan oleh perpustakaan lain, serta persyaratan yang ditentukan untuk
pertukaran,dan membandingkan daftar tersebut dengan terbitan yang akan ditukarkan.
4. Setelah dipertimbangkan dan dipilih, maka perpustakan membuat daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar bahan pustaka
yang ditawarkan sebagai penukar. 5. Daftar terbitan berseri dikirim beserta daftar terbitan yang dijadikan
sebagai penukar. 6.Setelah ada kesempatan antara kedua perpustakaan maka pertukaran
dilaksanakan, dan setelah penukaran selesai maka proses selanjutnya adalah pencatatan.
Sedangkan menurut Nurjanah 2010: 14 Prosedur pertukaran sebagai berikut: 1.
Menawarkan menyusun daftar TB yang akan dipertukarkan. 2.
Mengirim penewaran ke sejumlah perpustakaan 3.
Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran 4.
Menerima dan memilih TB yang diinginkan dan menyusun daftar Tb yang akan ditawarkan.
5. Penerimaan mengirimkan daftar TB yang diinginkan dan daftar
TB yang akan dipertukarkan. 6.
Masing-masing pihak mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan.
7. Jika kedua belah pihak telah sepakat,maka pertukaran
dilakukan. 8.
Mnerima TB pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur.
22
Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 15
Gambar di atas menjelaskan prosedur pengadaan melalui pertukaran yaitu prosedur melalui pertukaran Menawarkan menyusun daftar terbitan berseri yang
akan Dipertukarakan, Mengirim penawaran ke sejumlah perpustakaan, Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran, Menerima dan memilih terbitan berseri
yang diinginkan dan menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditawarkan, Penerima mengirimkan daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar terbitan
berseri yang akan dipertukarkan, Masing2 pihak Mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan, Jika kedua belah pihak telah sepakat, maka pertukaran
dilaksanakan, Menerima terbitan berseri pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur. Prosedur melalui hadiah dan permintaan yaitu Menyusun daftar terbitan
berseri yang akan dimintakan hadiah, Mengirim daftar permohonan kepada pihak yang dituju disertai surat pengantar, Menghubungi lagi donatur jika beberapa
minggu belum ada balasan, Menerima dan mencocokkan terbitan berseri dengan surat pengantar, Mengirimkan surat ucapan terima kasih dan terbitan berseri yang
diterima diproses dan diiventarisasi.
23
Selain pendapat diatas untuk dapat melakukan pertukaran, menurut Yulia 1993:43 perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur untuk tukar
menukar terbitan berseri yaitu: 1.
Perpustakaan yang mewarkan, menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditukarkan, penawaran terbitan berseri dapat dilakukan
berdasarkan judul, maupun pengarang. 2.
Perpustakaan mengirim penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang doperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan
pustakan yanh ditawarkan, yang telah menjalain kerja sama dengan perpuatakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran
desebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan yang di inginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari
tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan. 4.
Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkan dan menyusun dafar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai
bahan pertukaran. 5.
Perpustakaan menerima mengirim daftar yang diiginkan yang disertai denagan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai
penukaran. 6.
Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka dapat dilaksanakan.
7. Setelah menerima bahan penukaran masing- masing perpustakaan
segera mengolah sesuai dengan prosedur inventarisasi. Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi terbitan
berseri pada pertukaran dapat dilakukan dengan penawaran pertukaran kepada perpustakaan yang sesuai dengan bahan pustaka yang sesuai dengan perpustakan
yang kita miliki.
2.5.3 Pengadaan Terbitan Berseri melalui Hadiah
Dalam mengadakan terbitan berseri selain berlangganan, suatu perpustakaan dapat menerima majalah melalui hadiahsumbangan dari perorangan maupun
lembaga . Menurut Yulia 2010:6.41 yang dikutip oleh Siregar prosedur pengadaan
terbitan berseri hadiah melalui permintaan adalah sebagai berikut: a.
Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan diminta sebagai hadiah dari pihak lain lembaga ilmiah, lembaga
pemerintahan, badan internasional, perwakilan negara asing, perorangan dan sebagainya.
b. Daftar permohonan dikirim kepada alamat yang dituju disertai
dengan surat pengantar c.
Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai pernintaan tersebut, anda perlu menghubungi pihak calon pemberi
24
hadiah untuk melakukan penelusuaran sampai dimanakah surat telah diproses.
d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas
perpustakaan memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantar.
Karena kondisi lembaga satu dengan lain sangat berbeda, maka ada yang memberikan majalah dengan gratis, ada juga yang minta diganti ongkos kirimnya
dan ada yang tidak menjawab sama sekali. Adapun lembaga, badan, yayasan yang menerbitkan majalah yang kiranya
dapat diminta gratis Menurut Lasa 1994: 37 Antara lain: 1.
Instansi Pemerintahan: Badan Penelitian dan Pengembangan, BULOG, Balai Informasi Pertanian, Depdikbud dll.
2. Perguruan Tinggi
3. Badan Profesi: IDI, IPI, BKKBN dll.
4. Badan Sosial: Rumah Sakit, Pantai Sosial, LSM dll.
5. Badan Keagamaan: Pesantren, YAKKUM, NU,
Muhammadiyah dll. Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan
hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah 1991:72 yang dikutip olehAbidin yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang akan di minta sebagai hadiah.
b. Mengirimkan kepada alamat yang diajukan sebagai surat
permohonan dengan menjelaskan kegunaannya, serta dilampirkan daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang pihak perpustakaan perlu
memeriksa dan mencocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila tidak cocok dapat langsung di inventarisasi.
d. Mengirim surat uacapan terimaksih kepada pengirim beserta
pengembaliaan tanda terimakasih. Dari uraian di atasd apat diketahui bahwapengadaan bahan pustaka melalui
hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan pustaka yang langkah atau tidakn dijual secara umum.
2.5.4 Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan terbitan berseri pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal
dari semua terbitan yang diterbitkan lembaga induk dimana perpustakaan
25
bernaung. Menurut Nurjanah 2010: 16 Pengadaan melalui penerbitan sendiri mencakup 2 pengertian antara lain:
1.Penerbitan dari lembaga induk. a.Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan depository
library dari semua penerbitan di lembaga tempat bernaung. b.Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai panyalur semua penerbitan
lembaga 2.Penerbitan oleh perpustakaan sendiri
a.Seperti daftar tambahan koleksi accession list,buletin,manual,dan bibliografi.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri
bulletin, phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga
dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar bahan pustaka.Penerbitan ini dapat juga dijadikan sebagai koleksi perpustakaan dan bahan pertukaran dengan
perpustakaan lain. Sebagaimana digambarkan oleh Nurjanah pada gambar berikut:
Gambar 2 :Pengadaan terbitan berkala melalu penerbitan sendiri Sumber: Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010:16
Gambar di atas menjelaskan bahwa penerbitan sendiri di peroleh dari penerbitan dari lembaga induk dan perpustakaan sendiri. Penerbitan lembaga
induk menerangkan bahwa perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan
26
depository library dari semua penerbitan dilembaga tempat bernaung, dan perpustakan dapat ditunjuk sebagai penyalur semua penerbitan ybs. Sedangkan
penerbitan oleh perpustakaan sendiri meliputi seperti daftar tambahan koleksi accession list, buletin, anual, dan bibliografi.
2.5.5 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Titipan
Dalam upaya menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna di perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan selalu berupaya
mengadakan bahan pustaka, salah satunya dengan cara penitipan, baik penitipan perorangan maupun lembaga, bahan pustaka titipan harus benar-benar dibutuhkan
pengguna perpustakaan.. Menurut Soeatminah 1992: 74 , mengemukakan bahwa
langkah- langkah pengolahan titipan adalah:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, apabila
sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi keterangan seperti berikut: a.
Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu dan tahun
b. Pustaka boleh dipinjam kepada masyarakat pemakai maka boleh
diperlukan sama dengan koleksi lain. c.
Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi lainnya
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaikinya
tetapi jika hilang perpustakaan akan menggantinya. e.
Setelah ketentuan tersebut disepakati bersama maka kedua belah pihak menandatanginya dengan masing- masing menyimpan satu
dokumen serah terima. Dari uraian di atas dapat diketahui suatu perpustakaan dapat juga
menambah jumlah koleksinya dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Dalam hal penitipan bahan pustaka, harus ada kesepakatan antara
pihak yang menitip dengan pihak perpustakaan. Bahan pustaka yang dititip hendaknya harus sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan.
2.5.6Masalah dalam pengadaan jurnalmajalah
Koleksi majalahjurnal berisikan informasi muktahirdan banyak diminati masyarakat, Namun demikian ada beberapa masalah kendala yang dihadapai
27
perpustakaan dalam pengadaannya Menurut Siregar 1998: 16 dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolan dan Pengolahanantara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.Penerbitan majalah
diindonesia kebanyakan diterbitkan dijakarta,sedangkan untuk majalah llmiah dan jurnal kebanyakan diterbitkan di Amerika dan Eropa
Barat,sehingga membutuhkan banyak waktu,tenaga dan biaya dalam pengadaannya.
2. Masalah Klaim.Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak
lengkap tidak berurutan nomornya Untuk Mengadakan klaim memakan waktu lama dan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas
oleh agenpenyalur.
3. Masalah Pos.jika majalah dikirim melalui pos udara biayanya
mahal,sedangkan mengirim melalui pos laut waktunya lama sekita 2-3 bulan sehingga sering terlambat.
4. Informasi, Informsi tentang majalahjurnal yang diterbitkan sulit
diketahui.terutama jurnal dalam negeri dan jurnal yang diterbitkan oleh instansi pemerintahan.
5. Harga,Harga majalah mahal dan cendrung naik pada tahun
berikutnya,oleh sebab itu perpustakaan sering berhenti berlanggan karena dana terbatas.
Menurut Nurjanah 2010: 14 Masalah dalam pengadaan jurnalmajalah sebagai berikut:
1. Jarak yang jauh dari enerbit.
2. Masalah Klaim.
3. Maslah Pos.
4. Informasi.
5. Harga.
Sedangkan menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar 2013: 19 masalah dalam pengadaan majalahjurnal adalah sebagai berikut:
1. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia padawaktu yang diperlukan,
terurama untuk perpustakaan pemerintahan. 2.
Terbitan berserkala serta informasinya dari Asia lebih sulit didapat dari pada terbitan Eropa atau Amerika.
3. Beberapa penyandung dana sering membuat peraturan yang kurang
menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negara asal dari
pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran seringkali terlalu berbeli-belit, baik untuk
pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing walaupun instansi pemerintahan sekarang ini sudah bisa dipermudah.
28
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan jurnalmajalah tidak selamanya mudah. akan tetapi ada kendala-kendala yang dialami oleh
perpustakaan seperti jarak yang jauh dari penerbit,masalah klaim, masalh pos, informasi dan harga dari terbitan berseri tersebut.
2.5.7PencatatanInventarisasi Terbitan Berseri
Semua terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan biasanya akan segera diproses agar segera bisa dibaca oleh penggunapemakai.Proses tersebut
sebenarnya dimulai dari pemeriksaaan,pemberian tanda kepemilikan,setelah itu baru dilakukan pencatatan dan diikuti pembuatan katalog. Saleh 1996: 44
dalam buku pengelolaan terbitan berseri. a.
Pemeriksaan Semua terbitan berseri yang masuk ke perpustakaan harus diperiksa
terbih dahulu asal perolehannya. Misalnya apakah terbitan berseri tersebut berasaal dari: Pembelian, Tukar menukar, atau
hadiah.Pemeriksaan ini peneting untuk menentukan tindakan selanjutnya.
Peda terbitan berseri yang berasal dari tukar menukar dan hadiah biasanya selalu disertai dengan lembar atau tanda terima yang harus
segera diisi dan dikirim kembali kepada si pengirim terbitan berseri.
b. Pemberian Tanda Kepemilikan
Selanjutnya proses kedua setelah terbitan tersebut datang,maka setiap kopi tersebut harus dibubuhi stempel tanda kepemilikan. Stempel tanda
kepemilikan tersebut dapat diletakkan pada halaman paling depan yaitu halaman sesudah sampul.
c. Pencatatan
Setelah dua kegiatan tersebut diseleksi, maka dilanjutkan dengan kegiatan berikut yaitu pencatatan atau registrasi.
Gambar 3 : Contoh Kartu Registrasi Majalah.
Judul : Kala Terbit : KARTU REGISTRASI MAJALAH
ISSN : Harga Langganan : Penerbit: BeliHadiadTukar menukar :
Alamat: Subjek : THN
JANUARI FEBRUARI MARET
APRIL DST
Abdul Rahman Saleh, 1996:44
29
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan buku inventaris. Beberapa data yang dicatta sebenarnya sama dengan sistem kartu yaitu judul,
ISSN, nomor inventaris, tanggal diterima, judul volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain yang dianggap penting.
Tabel 1: Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris. No
TGL TERIMA
NOMOR INVENTARISASI
JUDUL VOL,NO,BLN KET
Abdul Rahman Saleh, 1996:47 Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus menerus tetapi
dapat jugak dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalamkartu registarsi atau buku indukinventaris,
maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat kataog dan kelngkapan terbitan berseri tersebut.
30
BAB III PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK NEGERI MEDAN POLMED 3.1 Sejarah Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai salah salah satu perpustakaan perguruan tingggi. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber
belajar merupakan suatu keharusan dan mempunyai peran yang sangat penting dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselenggara dengan baik
jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.Perpustakaan
sebagai bagian integral dari Politeknik Negeri Medan, bersama-sama dengan jurusan dan unit lainnya di lingkungan Politeknik Negeri Medan melakasanakana
Tri Dharma perguruan tinggi. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berdiri pada tahun 1983, pada awal
berdirinya perpustakaan ini disebut dengan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Padatahun 1989 Perpustakaan Politeknik USU diganti namanya menjadi
Pusat Belajar Politeknik USU. Padatahun 1990, Politeknik USU Medan resmi berganti nama menjadi “Perpustakaan Negeri Medan”
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED bertujuan membantu proses belajar dan mengajar di Politeknik Negeri Medan . Upaya yang dilakukan
dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan, pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi.
Pada tanggal 26 Februari 2014 Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED mengirim permohonan untuk dapat bergabung dalam Forum Kerja
sama Perpustakaan Pergururan Tingggi Negeri FKP2TN se Indonesia telah diterima. Hal ini ditandai dengan diserahkannya Sertifikat Kerjasama oleh Ketua
FKP2TN yang berkedudukan di Malang.Dengan bergabungnya perpustakaan POLMED dalam forum FKP2TN maka perpustakaan POLMED mempunyai
31
kesempatan untuk berbagi bahan pustaka resource sharing dengan 68 Perguruan Tingggi Negeri lainnya yang telah lebih dahulu bergabung dalam forum ini
Adapun sertifikat yang telah diberikan forum FKP2TN kepada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan seperti yang ada pada gambar berikut ini:
Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, selain mengalami perubahan nama
dalam sejarah perkembangannya juga mengalami pergantian kepemimpinan Adapun kepala perpustakaan yang pernah menjabat yaitu:
1. Pada tahun 1983 s.d 1991 perpustakaan dikepalai oleh ibu Dra.
Zaslina Zainuddinn M.Pd 2.
Pada tahun 1991 s.d 2004 perpustakaan dikepalai oleh ibu Rahmizar S. Sos
3. Pada tahun 2004 s.d 2005 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Drs.
Suryadi M Hum
32
4. Pada tahun 2005 s.d 2009 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Okto
Zuhri. SH.M.SI 5.
Pada tahun 2012 perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED dikepalai oleh Bapak Muhammad Dalim, S.Sos,
menjabat sebagai kepala perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
3.1.1 Visi Perpustakaan
Menjadikan Perpustakaan Pendidikan Tinggi yang mampu mendukung pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dilingkungan
politeknik Negeri Medan.
3.1.2 Misi Perpustakaan
1. Memberikan pelayanan perpustakaan secara efektif dan efesien dengan
memanfaatkan perkembangan dibidang teknologi informasi dan komunikasi.
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak software yang
terintegrasi.
3.1.3 Tujuan Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMEDmempunyai tujuan menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara menghimpun, memilih, mengolah, merawat serta melayani sumber informasi kepada lembaga induk
khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan sebagai pusat
informasi bertujuan sebagai : 1.
Menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan mata kuliah 2.
Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efesien 3.
Mengembangkan pangkalan data digital 4.
Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai 5.
Tersedianya sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang baik
33
6. Menjalin kerjasama dengan unit lain, baik lingkungan Politeknik
Negeri Medan maupun dari luar POLMED.
3.2 Stuktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan sarana kelengkapan bagi suatu perguruan tinggi yang memiliki peranan yang sangat penting bagi
terlaksananya proses belajar mengajar dan Tri Dharma perguruan tinggginya. Untuk mengetahui kedudukan serta tanggung jawab kerja masing-masing bagian
maka perlu dibuat struktur organisasi yang jelas. Bagan pokok organisasi Politeknik, menampung berbagai kegiatan operasional Politeknik dan mempunyai
unsur:
1.
Pimpinan, sebagai pengelola umum Politeknik dengan didampingi oleh Senat dan Dewan Penyantun.
2.
Kelompok Dosen sebagai unsur utama pelaksana pendidikan.
3.
Jurusan, sebagai satuan yang menyelenggarakan kegiatan program pendidikan dalam bidang tertentu dan pengelola sarana dan
personalia jurusan.
4.
Bagian Administrasi yaitu Administrasi Akademik dan Administrasi Umum yang menyelenggarakan kegiatan administrasi.
5.
Pusat Jaminan Mutu PJM yang menangani manajemen jaminan kualitas.
6.
Satuan Pengawasan Internal SPI adalah bagian yang melaksanakan pengawasan internal terhadap kinerja dari seluruh unit di lingkungan
Polmed.
7.
Bagian-bagian pendukung dalam unit, Unit Pelaksana Teknis UPT, melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, sesuai dengan program
kegiatan yang akan dilaksanakan.
34
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai berikut:
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Sumber: Perpustakan Politeknik Negeri Medan.
1. Kepala perpustakaan
Adapun rincian tugas kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai berikut:
a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Perpustakaan sebagai
pedoman pelaksanaan tugas.
35
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Menilai prestasi kerja bawahan.
d. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan.
e. Menyusun saran alternatif di bidang perpustakaan berdasarkan
data informasi. f.
Menyusun rencana kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data dan informasi.
g. Menyusun konsep skala perioritas kebutuhan perpustakaan
berdasarkan data informasi sebagai bahan masukan atasan . h.
Mempersiapkan bahan penyusun sistem pengolahan teknis dan sistem pelayanan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu
perpustakaan. i.
Mempersiapkan bahan penyusunaan kerja sama silang layan antar perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
j. Menyusun pedoman sirkulasi dan pelayanan referensi
perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
k. Melaksanakan urusan administrasi di lingkungan perpustakaan
untuk kelancaran tugas. l.
Menyusun konsep pedoman peminjaman buku perpustakaan sebagai bahan masukan atasan.
m. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan palayanaan
perpustakaan berdasarkan data dan inforasi sebagai bahan masukan atasan.
n. Menyusun laporan perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah
dicapai sebagai pertangung jawaban pelaksanaan tugas. o.
Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Sekretaris
Adapun rincian tugas Sekretaris sebagai berikut: a.
Membantu Ka. UPT Perpustakaan menyusun rencana dan program kerja UPT perpustakaan sebagai pedoman pelaksanna tugas.
36
b. Membantu Ka. UPT Perpustakaan membagi tugas kepada
bawahannya sesuai dengan bidangnya. c.
Membantu Ka. UPT Perpustakaan memberi pentunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Membantu Ka. UPT Perpustakaan menilai prestasi kerja bawahan
sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier. e.
Membantuk Ka. UPT Perpustakaan menyusun skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data dan informasi
untuk bahan pengadaan. f.
Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun rencana pengadaan koleksi bahan pustaka berdasrkan kebutuhan untuk bahan
pengembangan perpustakaan. g.
Membantu K.a UPT Perpustakaan mengkordinir pelaksanaan pengadaan koleksi bahan pustaka agar sesuai dengan kebutuhan.
h. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun pedoman sirkulasi
dan pelayanan bahan pustaka berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
i. Medmbantu K.a UPT Perpustakaan melaksanakan pengelolaan
administrasi perpustakaan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. j.
Membantu Ka. UPT Perpustakaan mengevaluasi pelayanan dan kelengkapan fasilitas perpustakaan berdasarkan data dan informasi
sebagai bahan penyempurnaan. k.
Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun laporan UPT Perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 3.
Kepala bagian Pengadaan. Adapun rincian tugas antara lain adalah:
a. Membuat dan menyediakan formulir pesanan buku baru.
b. Membuat dan menyediakan formulir pesanan bahan pustaka
lainnya. c.
Mengirim form pesanan buku yang dibutuhkan ke jurusan. d.
Menentukan judul buku, bahan pustaka lainnya yang akan di beli.
37
e. Membuat daftar pesanan pengadaan buku baru dan koleksi lainnya.
f. Menghimpun data pengadaan buku baru.
g. Menerima buku dan koleksi lainnya yang sesuai dengan pesanan.
4. Kepala bagian Pengolahanadapun rincian tugas antara lain adalah:
a. Menghimpun bahan pustaka yang akan dikelola.
b. Menghimpun data bahan pustaka baru.
c. Membuat data dan meminta bahan dan peralatan.
d. Melaksanakan kegiatan klasifikasi dan katalogisasi buku baru.
e. Menentukan tajuk subjek buku baru.
f. Menentukan dan menetapkan nomor klasifikasi dan nomor akses
buku barcode g.
Menginput data buku baru bahan pustaka lainnya ke sistem otomasi perpustakaan atau ske sistem manual.
h. Melaksanakan proses akhir pengolahan buku baru dan bahan
pustaka lainnya yaitu stempel, pemasangan label punggung buku, label barcode, slip pengembalian dan penyampulan.
i. Memajang bahan pustaka baru pada rak Panjang.
j. Mengirim daftar buku baju ke jurusan.
5. Kepala bagian Perawatan adapun rincian tugas meliputi:
a. Memilah, menghimpun buku dan koleksi yang akan diperbaiki dan
dirawat. b.
Menentukan buku dan koleksi yang akan diperbaiki. c.
Memilah kondisi fisik buku rusak ringan dan rusak berat. d.
Memperbaiki buku, dan koleksi lainnya yang rusak ringan e.
Menghimpun koleksi yang rusak berat. f.
Mencacat data buku yang rusak berat dan tidak layak digunakan. g.
Menentukan koleksi terbitan berkala yang akan dijilid. h.
Menjilid koleksi terbitan berkala.
38
6. Kepala Bagian sirkulasi adapaun rincian tugas sebagai berikut:
a. Melakukan kegiatan transaksi peminjaman, pengembalian buku dan memperpanjang masa peminjaman.
b. Mencatatat pesanan peminjaman.
c. Memberi sanksi denda
d. Menrima dan mencatat uang denda.
e. Memeberikan surat keterangan bebas maslahbersih peminjaman.
f. Membuat laporan penagihan pengguna yang belum
mengembalikan buku. g.
Memandu pengguna dalam mencari dan memilih bukuinformasi. h.
Memandu pengguna dalam menggunakan catalog bukuOPAC. i.
Memberi informasi tentang buku, pengarang, penerbit. J.
Menyediakan blangko bebas masalah.
7. Kepala bagian Layanan koleksi tugas meliputi:
a. Menyusun dan merapikan buku ke rak buku sesuai dengan tepat
dan nomor klasifikasi buku. b.
Menyusun dan merapikan terbitan berkala, koran sesuai degan rak dan jenis koleksi.
c. Memeriksa ketepatan dan kerapian koleksi dalam rak.
d. Memandu penggguna menggunakan OPAC mempermudah
menemukan informasi. e.
Memilih dan mengasingkan buku yang rusak untuk dikirim ke bagian perawatan dan perbaikan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan peprustakaan.
8. Kepala bagian Deposit dan referensi pelaksanaan tugas.
a. Melayani pengunjung koleksi deposit dan koleksi referensi.
b. Mencatatat jumlah kunjungan rekap perbulan yang berkunjung ke
bagian deposit. c.
Melayani permintaaan mengkopi koleksi deposit dan referensi. d.
Memberi laporan rekap berapa jumlah copy perbulannya.
39
e. Menyediakan formulir permintaan mengkopi koleksi deposit dan referensi.
f. Menentukan jumlah jasa mengkopi koleksi. g. Menyusun, merapikan koleksi deposit dan referensi.
3.3 Gambaran Umum Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 3.3.1 Gedung dan Fasilitas
