24
hadiah untuk melakukan penelusuaran sampai dimanakah surat telah diproses.
d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas
perpustakaan memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantar.
Karena kondisi lembaga satu dengan lain sangat berbeda, maka ada yang memberikan majalah dengan gratis, ada juga yang minta diganti ongkos kirimnya
dan ada yang tidak menjawab sama sekali. Adapun lembaga, badan, yayasan yang menerbitkan majalah yang kiranya
dapat diminta gratis Menurut Lasa 1994: 37 Antara lain: 1.
Instansi Pemerintahan: Badan Penelitian dan Pengembangan, BULOG, Balai Informasi Pertanian, Depdikbud dll.
2. Perguruan Tinggi
3. Badan Profesi: IDI, IPI, BKKBN dll.
4. Badan Sosial: Rumah Sakit, Pantai Sosial, LSM dll.
5. Badan Keagamaan: Pesantren, YAKKUM, NU,
Muhammadiyah dll. Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan
hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah 1991:72 yang dikutip olehAbidin yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang akan di minta sebagai hadiah.
b. Mengirimkan kepada alamat yang diajukan sebagai surat
permohonan dengan menjelaskan kegunaannya, serta dilampirkan daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang pihak perpustakaan perlu
memeriksa dan mencocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila tidak cocok dapat langsung di inventarisasi.
d. Mengirim surat uacapan terimaksih kepada pengirim beserta
pengembaliaan tanda terimakasih. Dari uraian di atasd apat diketahui bahwapengadaan bahan pustaka melalui
hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan pustaka yang langkah atau tidakn dijual secara umum.
2.5.4 Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan terbitan berseri pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal
dari semua terbitan yang diterbitkan lembaga induk dimana perpustakaan
25
bernaung. Menurut Nurjanah 2010: 16 Pengadaan melalui penerbitan sendiri mencakup 2 pengertian antara lain:
1.Penerbitan dari lembaga induk. a.Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan depository
library dari semua penerbitan di lembaga tempat bernaung. b.Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai panyalur semua penerbitan
lembaga 2.Penerbitan oleh perpustakaan sendiri
a.Seperti daftar tambahan koleksi accession list,buletin,manual,dan bibliografi.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri
bulletin, phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga
dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar bahan pustaka.Penerbitan ini dapat juga dijadikan sebagai koleksi perpustakaan dan bahan pertukaran dengan
perpustakaan lain. Sebagaimana digambarkan oleh Nurjanah pada gambar berikut:
Gambar 2 :Pengadaan terbitan berkala melalu penerbitan sendiri Sumber: Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010:16
Gambar di atas menjelaskan bahwa penerbitan sendiri di peroleh dari penerbitan dari lembaga induk dan perpustakaan sendiri. Penerbitan lembaga
induk menerangkan bahwa perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan
26
depository library dari semua penerbitan dilembaga tempat bernaung, dan perpustakan dapat ditunjuk sebagai penyalur semua penerbitan ybs. Sedangkan
penerbitan oleh perpustakaan sendiri meliputi seperti daftar tambahan koleksi accession list, buletin, anual, dan bibliografi.
2.5.5 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Titipan
Dalam upaya menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna di perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan selalu berupaya
mengadakan bahan pustaka, salah satunya dengan cara penitipan, baik penitipan perorangan maupun lembaga, bahan pustaka titipan harus benar-benar dibutuhkan
pengguna perpustakaan.. Menurut Soeatminah 1992: 74 , mengemukakan bahwa
langkah- langkah pengolahan titipan adalah:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, apabila
sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi keterangan seperti berikut: a.
Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu dan tahun
b. Pustaka boleh dipinjam kepada masyarakat pemakai maka boleh
diperlukan sama dengan koleksi lain. c.
Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi lainnya
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaikinya
tetapi jika hilang perpustakaan akan menggantinya. e.
Setelah ketentuan tersebut disepakati bersama maka kedua belah pihak menandatanginya dengan masing- masing menyimpan satu
dokumen serah terima. Dari uraian di atas dapat diketahui suatu perpustakaan dapat juga
menambah jumlah koleksinya dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Dalam hal penitipan bahan pustaka, harus ada kesepakatan antara
pihak yang menitip dengan pihak perpustakaan. Bahan pustaka yang dititip hendaknya harus sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan.
2.5.6Masalah dalam pengadaan jurnalmajalah
Koleksi majalahjurnal berisikan informasi muktahirdan banyak diminati masyarakat, Namun demikian ada beberapa masalah kendala yang dihadapai
27
perpustakaan dalam pengadaannya Menurut Siregar 1998: 16 dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolan dan Pengolahanantara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.Penerbitan majalah
diindonesia kebanyakan diterbitkan dijakarta,sedangkan untuk majalah llmiah dan jurnal kebanyakan diterbitkan di Amerika dan Eropa
Barat,sehingga membutuhkan banyak waktu,tenaga dan biaya dalam pengadaannya.
2. Masalah Klaim.Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak
lengkap tidak berurutan nomornya Untuk Mengadakan klaim memakan waktu lama dan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas
oleh agenpenyalur.
3. Masalah Pos.jika majalah dikirim melalui pos udara biayanya
mahal,sedangkan mengirim melalui pos laut waktunya lama sekita 2-3 bulan sehingga sering terlambat.
4. Informasi, Informsi tentang majalahjurnal yang diterbitkan sulit
diketahui.terutama jurnal dalam negeri dan jurnal yang diterbitkan oleh instansi pemerintahan.
5. Harga,Harga majalah mahal dan cendrung naik pada tahun
berikutnya,oleh sebab itu perpustakaan sering berhenti berlanggan karena dana terbatas.
Menurut Nurjanah 2010: 14 Masalah dalam pengadaan jurnalmajalah sebagai berikut:
1. Jarak yang jauh dari enerbit.
2. Masalah Klaim.
3. Maslah Pos.
4. Informasi.
5. Harga.
Sedangkan menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar 2013: 19 masalah dalam pengadaan majalahjurnal adalah sebagai berikut:
1. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia padawaktu yang diperlukan,
terurama untuk perpustakaan pemerintahan. 2.
Terbitan berserkala serta informasinya dari Asia lebih sulit didapat dari pada terbitan Eropa atau Amerika.
3. Beberapa penyandung dana sering membuat peraturan yang kurang
menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negara asal dari
pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran seringkali terlalu berbeli-belit, baik untuk
pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing walaupun instansi pemerintahan sekarang ini sudah bisa dipermudah.
28
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan jurnalmajalah tidak selamanya mudah. akan tetapi ada kendala-kendala yang dialami oleh
perpustakaan seperti jarak yang jauh dari penerbit,masalah klaim, masalh pos, informasi dan harga dari terbitan berseri tersebut.
2.5.7PencatatanInventarisasi Terbitan Berseri
Semua terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan biasanya akan segera diproses agar segera bisa dibaca oleh penggunapemakai.Proses tersebut
sebenarnya dimulai dari pemeriksaaan,pemberian tanda kepemilikan,setelah itu baru dilakukan pencatatan dan diikuti pembuatan katalog. Saleh 1996: 44
dalam buku pengelolaan terbitan berseri. a.
Pemeriksaan Semua terbitan berseri yang masuk ke perpustakaan harus diperiksa
terbih dahulu asal perolehannya. Misalnya apakah terbitan berseri tersebut berasaal dari: Pembelian, Tukar menukar, atau
hadiah.Pemeriksaan ini peneting untuk menentukan tindakan selanjutnya.
Peda terbitan berseri yang berasal dari tukar menukar dan hadiah biasanya selalu disertai dengan lembar atau tanda terima yang harus
segera diisi dan dikirim kembali kepada si pengirim terbitan berseri.
b. Pemberian Tanda Kepemilikan
Selanjutnya proses kedua setelah terbitan tersebut datang,maka setiap kopi tersebut harus dibubuhi stempel tanda kepemilikan. Stempel tanda
kepemilikan tersebut dapat diletakkan pada halaman paling depan yaitu halaman sesudah sampul.
c. Pencatatan
Setelah dua kegiatan tersebut diseleksi, maka dilanjutkan dengan kegiatan berikut yaitu pencatatan atau registrasi.
Gambar 3 : Contoh Kartu Registrasi Majalah.
Judul : Kala Terbit : KARTU REGISTRASI MAJALAH
ISSN : Harga Langganan : Penerbit: BeliHadiadTukar menukar :
Alamat: Subjek : THN
JANUARI FEBRUARI MARET
APRIL DST
Abdul Rahman Saleh, 1996:44
29
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan buku inventaris. Beberapa data yang dicatta sebenarnya sama dengan sistem kartu yaitu judul,
ISSN, nomor inventaris, tanggal diterima, judul volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain yang dianggap penting.
Tabel 1: Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris. No
TGL TERIMA
NOMOR INVENTARISASI
JUDUL VOL,NO,BLN KET
Abdul Rahman Saleh, 1996:47 Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus menerus tetapi
dapat jugak dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalamkartu registarsi atau buku indukinventaris,
maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat kataog dan kelngkapan terbitan berseri tersebut.
30
BAB III PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK NEGERI MEDAN POLMED 3.1 Sejarah Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai salah salah satu perpustakaan perguruan tingggi. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber
belajar merupakan suatu keharusan dan mempunyai peran yang sangat penting dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselenggara dengan baik
jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.Perpustakaan
sebagai bagian integral dari Politeknik Negeri Medan, bersama-sama dengan jurusan dan unit lainnya di lingkungan Politeknik Negeri Medan melakasanakana
Tri Dharma perguruan tinggi. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berdiri pada tahun 1983, pada awal
berdirinya perpustakaan ini disebut dengan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Padatahun 1989 Perpustakaan Politeknik USU diganti namanya menjadi
Pusat Belajar Politeknik USU. Padatahun 1990, Politeknik USU Medan resmi berganti nama menjadi “Perpustakaan Negeri Medan”
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED bertujuan membantu proses belajar dan mengajar di Politeknik Negeri Medan . Upaya yang dilakukan
dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan, pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi.
Pada tanggal 26 Februari 2014 Perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED mengirim permohonan untuk dapat bergabung dalam Forum Kerja
sama Perpustakaan Pergururan Tingggi Negeri FKP2TN se Indonesia telah diterima. Hal ini ditandai dengan diserahkannya Sertifikat Kerjasama oleh Ketua
FKP2TN yang berkedudukan di Malang.Dengan bergabungnya perpustakaan POLMED dalam forum FKP2TN maka perpustakaan POLMED mempunyai
31
kesempatan untuk berbagi bahan pustaka resource sharing dengan 68 Perguruan Tingggi Negeri lainnya yang telah lebih dahulu bergabung dalam forum ini
Adapun sertifikat yang telah diberikan forum FKP2TN kepada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan seperti yang ada pada gambar berikut ini:
Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, selain mengalami perubahan nama
dalam sejarah perkembangannya juga mengalami pergantian kepemimpinan Adapun kepala perpustakaan yang pernah menjabat yaitu:
1. Pada tahun 1983 s.d 1991 perpustakaan dikepalai oleh ibu Dra.
Zaslina Zainuddinn M.Pd 2.
Pada tahun 1991 s.d 2004 perpustakaan dikepalai oleh ibu Rahmizar S. Sos
3. Pada tahun 2004 s.d 2005 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Drs.
Suryadi M Hum
32
4. Pada tahun 2005 s.d 2009 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Okto
Zuhri. SH.M.SI 5.
Pada tahun 2012 perpustakaan Politeknik Negeri Medan POLMED dikepalai oleh Bapak Muhammad Dalim, S.Sos,
menjabat sebagai kepala perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
3.1.1 Visi Perpustakaan
