Melakukan monitoring terhadap knowledge yang dimiliki individu di sekolah.
Meningkatkan upaya pengembangan pengetahuan yang dibutuhkan dalam mencapai visi dan misi sekolah.
Membuat sebuah pendokumentasian yang baik sehingga dapat menambah kinerja guru dalam sekolah secara keseluruhan.
3. Operational Knowledge Goals
Memberikan Fasilitas Knowledge Sharing antar guru. Mengurangi pengulangan kesalahan yang mungkin terjadi di dalam
sekolah dan membantu memberikan solusi terhadap permasalahan berdasarkan pendokumentasian yang baik.
Meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki guru dengan mendistribusikan setiap dokumentasi pengetahuan yang ada di
lingkungan sekolah.
4.3 Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan
4.3.1 Analisa Sistem yang Berjalan
A. Mendefinisikan Lingkup Scope definition
Dalam penelitian rancang bangun sistem ini di fokuskan batasan dan ruang lingkup pada bagian tenaga pendidik atau guru. Perancangan sistem ini mengatur
bagaimana pengolahan dan penyimpanan serta pendistribusikan knowledge atau pengetahuan dari mulai proses penginputan file master data guru, penginputan
dokumen yang mengandung sebuah knowledge, kegiatan belajar mengajar,
menyelesaikan sebuah kasus, proses sharing melalui forum hingga mencetak laporan yang terkait dengan sistem.
Sistem ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki guru didasari dengan teknologi pendukung yang dapat
mempermudah dalam proses pendokumentasian, pengelolaan dan pendistribusian pengetahuan yang diperlukan oleh sekolah. Sistem ini akan digunakan oleh
seluruh guru yang berada di lingkungan SMAN 46 Jakarta yang membutuhkan sebuah portal untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada ataupun sebagai
tempat mencari sebuah pengetahuan yang dibutuhkan. Sistem ini akan terhubung dengan jaringan internet dan dilengkapi dengan perlengkapan seperti printer
untuk mencetak laporan di masing-masing client. Sistem ini akan dikelola dan di pertanggungjawabkan penuh oleh semua guru yang mengaksesnya dan dikelola
oleh bagian tata usaha SMAN 46 Jakarta.
B. Analisis Sistem System Analysis
Analisis sistem mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan. Terdapat tiga tahapan analisis sistem dalam
metodologi RAD yang akan digunakan dalam menganalisis sistem informasi yang akan dirancang. Diantaranya adalah Analisis Masalah Problem Analysis,
Analisis Persyaratan Requirement Analysis, dan Analisis Keputusan Decision Analysis
.
C. Analisis Masalah Problem Analysis
Dari hasil wawancara yang dilakukan Penulis kepada pihak-pihak terkait di SMAN 46 Jakarta maka dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang terjadi
di SMAN 46 Jakarta adalah sebagai berikut: a. Terjadi hambatan didalam usaha untuk meningkatkan kinerja guru karena
kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan untuk membangun individu di dalam sekolah, sehingga sekolah harus mengeluarkan biaya ekstra
untuk memberikan pelatihan-pelatihan bagi pengembangan guru. b. Terjadi banyak kehilangan pengetahuan pada saat guru meninggalkan sekolah
dalam hal ini guru tersebut pensiun atau resign. Sehingga sekolah akan mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan training terhadap guru baru.
c. Terjadi pengulangan kesalahan pada saat menghadapi suatu situasi yang sulit, karena tidak adanya pendokumentasian dari permasalahan yang terjadi
beserta solusi, sehingga sekolah mengalami banyak kehilangan waktu, tenaga dan biaya yang seharusnya tidak terulang kembali.
d. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan
yang diinginkan. e. Tidak ada wadah penyimpanan dan pengelolaan semua pengetahuan bagi
guru. f. Tidak ada tempat berkomunikasi penyebaran pengetahuan untuk semua guru.
g. Tidak ada wadah penyampaian ide guru yang berguna bagi sekolah.
Secara visual, proses Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta yang berjalan dapat dilihat Gambar 4.3 dibawah ini.
Guru SMAN 46
3. GuruBertemu Pegawai tatausaha
Guru SMAN 46Jakarta
1. Guru Membutuhkan File Dokumen knowlede guru
5.Guru Mendapatkan file dokumen knowledge guru
yang dibutuhkan
Database Tata Usaha SMAN 46 Jakarta
9. Pegawai Tata Usaha Menyimpan
ke dalam database 4. Pegawai tata usaha
Mengambil file database yang dibutuhkan guru
2. Guru Mendatangi bagian tata usaha
Tata Usaha SMAN 46
Jakarta
6. Guru Ingin menyimpan
File Dokumen knowledge guru
Bagian Tata Usaha
7. Guru mendatangi Bagian tata usaha
8. Guru bertemu Pegawai tatausaha
Gambar 4.3 Rich Picture KMS SMAN 46 Jakarta yang Sedang Berjalan
Penjelasan dari Rich Picture di atas adalah sebagai berikut: 10. Guru membutuhkan file dan dokumen knowledge guru
11. Guru mendatangi bagian tata usaha untuk mendapatkan file dan dokumen knowledge guru.
12. Guru bertemu pegawai tata usaha menanyakan file dan dokumen yang dibutuhkan.
13. Pegawai tata usaha mengambil file dan dokumen yang dibutuhkan guru dalam database yang tersedia.
14. Guru telah mendapatkan file dan dokumen yang dibutuhkan. 15. Guru ingin menyimpan file dan dokumen knowledge guru.
16. Guru mendatangi bagian tata usaha. 17. Guru bertemu pegawai tata usaha dengan menyerahkan file dan dokumen
knowledge untuk disimpan.
18. Pegawai tata usaha menyimpan file dan dokumen knowledge guru yang diterima dari guru.
D. Analisis Persyaratan Requirement Analysis
Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan-
persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di SMAN 46 Jakarta.
Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian
pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah
