g. Pengolahan Sistem Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna. h. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.3 Pengertian Data dan Informasi
2.3.1 Data dan Informasi
Prahasta 2005 mengatakan bahwa istilah data dan informasi seringkali digunakan secara bergantian dan saling tertukar, meskipun kedua istilah ini
sebenarnya merujuk pada masing-masing konsep yang berbeda. Menurut Kadir 2003, perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik
awal untuk memahami sistem informasi.
2.3.2 Data
Menurut Whitten et al. 2004, data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal yang penting dalam organisasi.
Menurut Prahasta 2005, data merupakan bahasa, simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek, manusia, peristiwa,
aktivitas, konsep. Singkatnya data merupakan suatu kenyataan apa adanya.
2.3.3 Informasi
Menurut Whitten et al. 2004, informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi
data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. Menurut Prahasta 2005, informasi adalah data yang telah diorganisasikan ke
dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, manajer, staf atau orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan Jogiyanto, 2005.
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan
sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi Whittenet al, 2004.
2.5 Knowledge Management
Knowledge management adalah pendekatan-pendekatan sistematik yang
membantu mengalirkan informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat agar menciptakan sebuah nilai. Menurut Paul L Tobing 2007 ada
dua jenis knowledge yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit knowledge merupakan segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan dokumentasikan
sehingga lebih mudah untuk didistribusikan dan dikelola. Sedangkan tacit knowledge merupakan knowledge yang terletak di dalam pikiran otak atau melekat di dalam
diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya. Knowledge management
merupakan sebuah proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemilihan, pengaturan, penyaringan dan penyajian informasi dalam sebuah
cara yang dapat meningkatkan pemahaman dari para pekerja dalam sebuah lingkuparea kepentingan yang spesifik Widayana,2005. Sedangkan menurut
Laudon dan Laudon 2002, knowledge management merupakan kumpulan dari proses-proses yang dibangun di dalam perusahaan untuk menciptakan,
mengumpulkan, menyimpan, memelihara serta menyebarkan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan.
2.5.1 Konsep Dasar Pengetahuan
Sebagai pemahaman awal tentang pengetahuan, secara konseptual pengetahuan knowledge, menurut pakar dan ahli, diformulasikan dengan berbagai rumusan yang
berbeda-beda, menurut sudut pandang masing-masing pakar yang bersangkutan. Menurut Probst et al. 2000, pengetahuan adalah keseluruhan kognisi dan
keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Sedangkan definisi yang paling sederhana mengenai pengetahuan adalah kapasitas untuk
melakukan tindakan.
2.5.2 Tingkatan Pengetahuan
Tingkatan pengetahuan digunakan dalam pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Sesuai tingkatannya, Munir 2008 menjelaskan kategorisasi pengetahuan
sesuai tingkatannya, yaitu: Pertama, pengetahuan inti core knowledge adalah tingkatan dan cakupan
pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan di mana organisasi berada. Pengetahuan jenis ini tidak menjamin
keunggulan bersaing organisasi, apalagi kelangsungannya dalam jangka panjang. Namun pada persaingan organisasi sejenis diperlukan sebagai pengetahuan dasar
yang tanpa pengetahuan ini organisasi tidak dapat beroperasi dengan efektif. Misalkan suatu perusahaan produsen kue kering harus mempunyai pengetahuan
khusus untuk memproduksi kue kering, atau perusahaan pelatihan harus mempunyai pengetahuan dalam menyusun bahan pelatihan dan memberikan pelatihan.
Kedua, pengetahuan lanjut advance knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi yang ingin mempunyai kinerja prima. Pengetahuan ini
membuat organisasi bisa melakukan serangan-serangan dalam persaingan. Organisasi yang berada dalam satu industri mungkin mempunyai knowledge yang
sama tingkat, cakupan dan kualitasnya. Namun ada pengetahuan yang spesifik yang mungkin dimiliki oleh lebih dari organisasi, mungkin pula setiap organisasi berbeda-
beda. Dengan mengetahui pengetahuan yang berbeda inilah organisasi dapat melakukan diferensiasi. Misalnya untuk produsen kue kering diperlukan pula
pengetahuan dalam jejaring distribusi pemasaran kue kering.
Ketiga, pengetahuan inovatif innovative knowledge merupakan pengetahuan yang membuat organisasi mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Bedanya
dengan pengetahuan lanjut adalah pengetahuan ini melakukan diferiansiasi yang sangat berarti dibandingkan para pesaingnya. Misalnya untuk membuat kue yang
lezat, mengandung kolesterol rendah, dengan penampilan menarik, dan kemasan yang unik bagi perusahaan kue kering.
2.5.3 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst et al. 2000 untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian
masalah yang ditemui di perusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge management dan terkait satu
dengan lainnya. Dalam proses pengidentifikasi tersebut diperlukan metode analisa yang disebut Core Proccess Knowledge Management Proses Inti Knowledge
Management . Knowledge management memiliki enam unsur proses inti :
1. Knowledge Identification Mengidentifikasi
pengetahuan eksplisit
berarti menganalisa
dan menggambarkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Banyak sekali perusahaan
yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan,
keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal serta membantu
karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. 2. Knowledge Acquisition
Organisasiatau sekolah memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber luar. Hubungan dengan orang tua siswa, kementerian pendidikan, dan
pihak lain disadari mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan yang dimana maksud potensinya adalah jarang secara penuh digunakan. Dalam upaya
tersebut Sekolah melakukan berbagai macam cara agar tiap guru mampu dan memahami pengetahuan yang akan bermanfaat bagi sekolah keseluruhan.
3. Knowledge Development
Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru,
produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pembangunan pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemen yang ditujukan pada cara
menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada keberadaannya di dalam organisasi atau di luar organisasi. Secara tradisional,
pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam melakukan riset pasar dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting juga dapat bersemi
dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block ini kita memeriksa cara umum yang dilakukan
perusahaan dalam berhadapan dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika dipertimbangkan dari sudut pandang knowledge
management , bahkan aktivitas yang dahulu dipandang sederhana seperti proses-
proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.
4. Knowledge Sharing and Distribution Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi
yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja
pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan. Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar
pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan, langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke
group atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.
5. Knowledge Utilization
Seluruh inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk
keuntungan organisasi tersebut. Tetapi ada beberapa hal yang tidak menjadi penentu, yaitu identifikasi yang sukses dan distribusi pengetahuan yang penting
tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi penggunaan pengetahuan
dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah yang harus diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan seperti hak paten atau
license digunakan secara penuh.
6. Knowledge Retention Penyimpanan informasi
yang selektif, dokumen dan pengalaman membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa pengaturan
kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbaharui pengetahuan yang
bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai, keahlian yang berharga dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan pengetahuan
tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management akan berkembang saat penanganan
pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management saat penanganan
knowledge sebagai suatu sumber. Akan ada banyak kesulitan apabila perusahaan
gagal mengimplementasikan knowledge management melalui suatu strategi.
Gambar 2.1 Building Blocks
dari Knowledge Management Probst et al. 2000
Knowledge identification, knowledge retention, knowledge acquisition, knowledge developmennt, knowledge distibution,
dan knowledge utilization merupakan suatu kesatuanyang saling terkait satu sama lain dan tidak dapat dipisahkan.
Knowledge goals dan knowledge assesment akan memperkuat konsep knowledge
management serta mengubahnya menjadi suatu sistem manajemen. Knowledge goals
akan mengklarifikasi arah-arah strategis dari knowledge management dan tujuan dari intervensi-intervensi khusus menjadi nyata. Sedangkan proses dari knowledge
assesment akan menyediakan data-data penting bagi pengendalian strategis dari
proyek-proyek knowledge management.
2.5.4 Konversi Pengetahuan
Kedua jenis pengetahuan explicit knowledge dan tacit knowledge pengetahuan terbatinkan merupakan jenis pengetahuan yang saling melengkapi serta berperan
sangat penting dalam proses kreasi pengetahuan. Kedua jenis pengetahuan ini berinteraksi satu sama lainnya dan berubah dari satu jenis ke jenis lainnya secara
dinamis. Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Munir 2008, interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnya disebut dengan konversi
pengetahuan. Oleh Nonaka dan Takeuchi pengetahuan tersebut dapat di konversi dengan empat cara, yang disebut dengan SECI Model, yaitu: Socialization S,
Externalization E, Combination C dan Internalization I.
Gambar 2.2 SECI Model Munir, 2008
Model pertama, yaitu Socialization atau Sosialisasi, merupakan suatu konversi pengetahuan antara tacit ke Tacit T - T. Munir 2008 mengartikan istilah
sosialiasi untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi tacit knowledge.
Karena pengetahuan tacit terbatinkan sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan terbatinkan dari satu
individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan bersama atau hidup dalam lingkungan yang sama dan bisa juga tanpa menggunakan
bahasa. Misalkan dengan cara meniru, mencontoh, menggunakan bahasa tubuh maupun pelatihan-pelatihan yang digunakan.
Model kedua, yaitu Externalization atau Eksternalisasi, pengubahan pengetahuan tacit
ke explicit T - E. Menurut Sangkala 2007 proses ini terjadi melalui pengombinasian
menyortir, menambahkan,
mengkategorisasikan dan
dikontekstualisasikan kembali menjadi pengetahuan baru beragam explicit
knowledge yang dimiliki oleh seseorang. Sehingga seseorang dapat mempertukarkan
dan mengombinasikan pengetahuan melalui semacam satu kejadian. Dalam proses ini pengetahuan tacit diekpresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, bentuk konsep,
hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dengan mudah dimengerti pihak lain.
Model ketiga, Combination atau Kombinasi. Suatu proses konversi antara pengetahuan explicit ke pengetahuan explicit E - E. Proses ini merupakan
pertukaran dan pengkombinasian melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat, percakapan telepon maupun komunikasi melalui jaringan komputer dan internet.
Munir 2008 menyebutkan ada tiga proses kombinasi yang terjadi dalam praktik konversi kombinasi, yaitu:
Pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi, kemudian dikombinasikan.
Pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi organisasi.
Pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh organisasi melalui berbagai media.
Model keempat, yaitu Internalization atau Internalisasi. Suatu proses konversi antara Explicit knowledge menjadi Tacit knowledge E-T. Pengetahuan ini juga bisa
disebut dengan pembelajaran mandiri, learning by doing dari dokumen-dokumen, data, informasi maupun knowledge yang sudah didokumentasikan. Suatu
pembelajaran individu terhadap suatu pengetahuan dan kemudian menjadi pengetahuan tacit individu tersebut.
2.5.5 Pengertian Knowledge Management Systems
Menurut O’Brien 2005, knowledge management systems merupakan sistem informasi berbasis ilmu pengetahuan knowledge yang dapat mendukung hasil cipta kreasi,
pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer perusahaan.
Tidak berbeda jauh dengan definisi yang dikemukakan oleh O’Brien, Turban et al
. 2001 mengemukakan bahwa knowledge management system merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung kreasi, pengaturan dan penyebaran
dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer dalam perusahaan secara keseluruhan.
2.5.6 Parameter Knowledge Management System
Dalam mendesain Knowledge Management beberapa parameter sistem perlu dipertimbangkan yaitu: Nawawi, 2002
a. Ketersediaan sistem availibility diharapkan mendukung proses dan budaya sharing.
b. Informasi yang ada dalam Knowledge Management harus dapat dijaga keakuratannya.
c. Metode penyimpanan, index dan pencarian harus dapat dilakukan secara mudah dan hasilnya efektif.
d. Sistem sebaiknya dapat selalu terakses dengan mudah. Dalam hal ini jelas pertimbangan perangkat yang dapat mengaksesnya harus seluas mungkin.
2.5.7 Arsitektur KMS
Arsitektur KMS dirancang untuk menangkap knowledge dan memungkinkan proses knowledge management menjadi efektif dan efisien. Gambar berikut ini
menjelaskan arsitektur dari Knowledge Management System pada umumnya, dan dilengkapi dengan Gambar 2.7 dengan komponen- komponen yang terdapat pada
arsitektur Knowledge Management System.
Gambar 2.3 Arsitektur Knowledge Management System Probst et al. 2000
Dalam aristekturnya, antar knowledge worker’s view saling berkomunikasi,
berkolaborasi dan berbagi melalui knowledge portal. Knowledge repository yang berada dalam knowledge presentation layer merupakan penghubung antara knowledge
portal dan knowledge management layer yang berisi proses knowledge management,
proses knowledge management tersebut adalah akuisisi, perbaikan, strategi pencarian kembali, distribusi dan presentasi knowledge.
Knowledge management layer membutuhkan data untuk melakukan proses
tersebut dan data tersebut diambil dari data source layer yang terdiri dari sumber eksternal, web repository, email repository, text repository, relatinal and OO
database dan domain repository.
2.6 Manajemen Pengetahuan Sekolah
