Functional Requirement Nonfunctional Requirement

16. Guru mendatangi bagian tata usaha. 17. Guru bertemu pegawai tata usaha dengan menyerahkan file dan dokumen knowledge untuk disimpan. 18. Pegawai tata usaha menyimpan file dan dokumen knowledge guru yang diterima dari guru.

D. Analisis Persyaratan Requirement Analysis

Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan- persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di SMAN 46 Jakarta. Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta:

a. Functional Requirement

Sistem yang dirancang harus mempunyai functional requirements sebagai berikut: 1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di sekolah. 2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge . 3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya. 4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge . 5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di sekolah sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di sekolah.

b. Nonfunctional Requirement

Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement Jenis Kebutuhan Penjelasan Model tampilan Performance  Mengefisienkan waktu proses pendokumentasian pengetahuan di SMAN 46 Jakarta.  Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data.  Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan oleh user. Model Penyimpanan Data Information  Melakukan penyimpanan data kegiatan belajar mengajar berupa data guru, knowledge dokumen, knowledge hasil belajar, knowledge dari eksternal dan mapping knowledge yang terintegrasi dengan database.  Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant .  Mencegah hilangnya pengetahuan yang selama ini disebabkan karena penyimpanan pengetahuan dilakukan manual dengan menggunakan kertas.  Memudahkan penyajian laporan dengan pembuatan fitur cetak laporan.  Data terdokumentasi dan terstruktur. Model Segi Ekonomi Economic  Mengurangi Biaya yang disebabkan penyediaan media penyimpanan pengetahuan yang masih berupa kertas.  Meningkatkan pelayanan terhadap siswa dengan telah siapnya kinerja guru sehingga tercapai kepuasan siswa yang berdampak pada peningkatan hasil kemampuan siswa. Model Pengontrolan Sistem Control  Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan pengetahuan.  Seluruh guru berperan aktif dalam pelaksanaan entry pengetahuan dan jalannya aktifitas dalam sistem. Model Efisiensi Sistem Eficiency  Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan dokumen.  Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan. Model Pelayanan Sistem Service  Menghasilkan pengetahuan yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi.  Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.

E. Analisis Keputusan Decision Analysis

Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan: 1. Data Guru Proses pendokumentasian seluruh data guru yang ada ke dalam satu database yang mencakup semua data dan informasi yang berkaitan dengan guru tersebut mulai dari data diri guru sampai dengan data pengalaman kerja guru. 2. Pencetakan Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak report hasil belajar dan report knowledge yang ada di sekolah. 3. Dokumentasi Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan dokumentasi terhadap pengetahuan yang dimiliki guru lewat fitur dokumentasi pengetahuan. 4. User Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini dioperasikan oleh seluruh guru. Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi berbentuk web application, dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan dirancang dengan menggunakan UML Unified Modeling Language, dan pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan sistem ini adalah PHP.

4.3.2 Analisa Kebutuhan Sistem

Dari permasalahan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai kebutuhan sistem yang diperlukan, antara lain: 1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di sekolah. 2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge , menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge. 3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya. 4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge . 5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing- masing individu yang ada di sekolah sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di sekolah.

4.3.3 Rekomendasi Sistem Usulan

Dari uraian permasalahan yang ditemui di SMAN 46 Jakarta, penulis mengusulkan untuk membangun sebuah Sistem Manajemen Pengetahuan sekolah yang berbasis web yang dapat menyimpan pengetahuan yang berhubungan dengan guru serta menyediakan fasilitas-fasilitas untuk memudahkan pertukaran pengetahuan guru di lingkungan SMAN 46 Jakarta. Sistem ini diharapkan mampu untuk membantu dalam proses memperoleh pengetahuan, penyimpanan, dan pendistribusian pengetahuan antar guru yang mendukung proses kegiatan pada Sekolah. Adapun deskripsi sistem yang akan dibangun antara lain : a. Menyediakan fasilitas untuk memberikan informasi mengenai berita dan peristiwa yang berkaitan dengan SMAN 46 Jakarta. b. Sistem dibuat secara online dengan berbasis web sehingga dapat diakses oleh para guru yang memiliki hak dan kewenangan untuk melihat dan mendapatkan pengetahuan. c. Menyediakan fasilitas untuk mendapatkan pengetahuan dengan mengunduh file yang sesuai dengan kebutuhan. d. Sistem ini menyediakan fasilitas dalam pertukaran pengetahuan dan media komunikasi antar guru di lingkungan SMAN 46 Jakarta. Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta

4. Melakukan Maintenance dan Monitoring

Guru SMAN 46 Jakarta Admin

1. cek ketersediaan pengetahuan dengan searching pada laman yang disediakan

2. jika dalam cek ketersediaan ada maka guru akan mendapatkan file dokumen yang dibutuhkan dengan

mendownload, jika tidak ada konfirmasi ke admin TU SMAN 46 Jakarta

3. Melakukan pengelolaan dokumen pengetahuan, di dalam sistem.

Gambar 4.4 Rich Picture Rekomendasi Sistem Usulan Penjabaran dari Rich Picture rekomendasi sistem usulan di atas adalah sebagai berikut: 1. Guru membutuhkan pengetahuan guru dengan masuk ke dalam sistem manajemen pengetahuan SMAN 46 sesuai dengan id dan password login masing – masing untuk mengecek ketersediaan pengetahuan, dengan searching pada laman yang disediakan. 2. Saat pengecekan ketersediaan ada maka guru akan mendapat pengetahuan dengan download, jika tidak ada konfirmasi ke admin. 3. Pegawai tata usaha melakukan pengelolaan pengetahuan , memasukan, menghapus, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan di dalam sistem. 4. Admin melakukan maintenance dan monitoring sistem manajemen pengetahuan SMAN 46. Tabel 4.2 Legenda Rich Picture Sistem Usulan Guru SMAN 46 Jakarta Tata usaha SMAN 46 Jakarta Dokumen Sistem manajemen pengetahuan SMAN 46 Jakarta Tabel 4.3 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Identifikasi Knowledge NO Deskripsi Guru Tata Usaha Keterangan 1. 2. 3. Mulai Identifikasi knowledge level struktural Identifikasi knowledge level operasional Identifikasi knowledge level behavioral SELESAI  Guru  Hasil identifikasi  Guru  Hasil identifikasi  Guru  Hasil identifikasi Identifikasi Knowledge Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses identifikasi knowledge: 1. Guru melakukan identifikasi knowledge level struktural. 2. Guru melakukan identifikasi knowledge level oprasional. 3. Guru melakukan identifikasi knowledge level behavioral. Tabel 4.4 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Akuisisi Knowledge NO Deskripsi Guru Tata Usaha Keterangan 1. 2. 3. Mulai Input dokumen pengetahuan Melihat dokumen pengetahuan Input laporan guru SELESAI  Tata usaha  Tabel dokumentasi  Guru  Dokumen pengetahuan  Tabel dokumentasi  Tata usaha  Tabel laporan Akuisisi Knowledge 4. Melihat laporan guru  Guru  Laporan  Tabel laporan Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses Akuisisi knowledge: 1. Bagian tata usaha melakukan input dokumen pengetahuan. 2. Guru melihat dokumen pengetahuan. 3. Bagian tata usaha melakukan input laporan guru. 4. Guru melihat laporan guru. Tabel 4.5 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Knowledge Sharing and Distrubution MULAI SELESAI NO DESKRIPSI GURU TATA USAHA KETERANGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.  Tata usaha  Tabel dokumentasi  Guru  Dokumen Pengetahuan  Tabel dokumentasi  Dokumen Pengetahuan  Tabel dokumentasi  Guru  Tabel dokumentasi  Guru  Tabel dokumentasi  Guru  Dokumen Pengetahuan  Tabel dokumentasi Input dokumen pengetahuan guru Search dokumen pengetahuan guru Cek ketersediaan dokumen Hasil pencarian Lihat hasil pencarian dokumen pengetahuan Download dokumen pengetahuan Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses knowledge sharing and distribution : 1. Bagian tata usaha melakuakan input data dokumentasi pengetahuan. 2. Guru melakukan pencarian dokumen kebutuhan. 3. Cek ketersediaan pengetahuan guru. 4. Menampilkan hasil pencarian. 5. Melihat hasil pencarian dokumen pengetahuan. 6. Download dokumen pengetahuan guru. Tabel 4.6 Legenda Diagram Alir Sistem Usulan Memulai atau mengakhiri sistem Pilihan percabangan Proses Input output Proses

4.4 Pemetaan Fitur Sistem Usulan