23
bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul 08.00
sampai 17.00 WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat
laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi: -
Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya -
Jumlah anggota keseluruhannya -
Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal -
Jumlah pengunjung diruang baca. Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data
dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirtjen pendidikan tinggi 2004:86 dinyatakan bahwa: “Pelayanan referensi adalah
kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan
cepat, melakukan penelusuran informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia
secara optimal“. Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena adanya
komunikasi antar petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis pertanyaan-
pertanyaan oleh pengguna perpustakaan. Petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan cepat, petugas perlu berhati-hati
memberikan jawaban informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 87 agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas sebagai
berikut: 1.
Adanya komunikasi yang baik antara petugas dengan pengguna 2.
Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat
Universitas Sumatera Utara
24
3. Pengenalan secara menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan
4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada diperpustakaan maupun diluar
perpustakaan 5.
Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi. Pelayanan referensi menyediakan koleksi yang memberi informasi berupa
fakta dan data yang disajikan dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang disajikan dalam uraian yang panjang menyerupai essai. Susunan buku referensi
umumnya berdasarkan urutan abjad nama pengarang, nomor kelas dan urutan dari subjek, meskipun ada buku referensi yang disusun menurut satu pembagian
sistematik, karena sifatnya ini yaitu memberi informasi singkat mengenai berbagai perihal yang disusun menurut urutan-urutannya, buku referensi tidak
dimaksudkan untuk dibaca dari halaman pertama sampai akhir, melainkan khusus digunakan untuk mencari keterangan tertentu. Karena tiap halaman dalam satu
buku referensi tidak berkesinambungan halaman yang satu dengan halaman yang lain.
Memiliki koleksi referensi sangat penting, akan tetapi bukan titik akhir. Pustakawan harus siap untuk memperkenalkan buku referensi yang diperlukan.
Maka itu dapat dikatakan bahwa dalam pekerjaan referensi ada tiga unsur yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Pertanyaan yang diajuhkan
2. Bantuan dalam penelusuran
3. Bahan pustaka sebagai sumber informasi penting.
Setiap pustakawan perlu melatih dirinya dalam mempergunakan koleksi referensi, mempelajari bagaimana susunannya, bagaimana isinya dan bagaimana
ciri-ciri khasnya dalam setiap koleksi. Karena semakin dalam pengetahuan yang dimiliki pustakawan tersebut maka semakin baik pula bantuan yang akan
diberikan kepada penggunanya. Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu :
1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan
umum maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensi. 2.
Memberikan informasi yang bersifat spesifikkhusus atau konsultasi kepada para pustakawan diperpustakaan tersebut mengenai suatu sujek.
3. Memberikan bantuan penelusuran informasi sampai ditemukan informasi yang
dibutuhkan para pemakaipengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang
lain.
Universitas Sumatera Utara
25
4. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang
diperlukan oleh para pemakaipengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya.
5. Memberikan bantuan pengarahan kepada para penggunapengunjung
perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan pustaka koleksi referensi.
6. Memberikan bimbingan kepada para penggunapengunjung perpustakaan
untuk mengenai berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukanmencari informasi
yang diperlukan. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial Pamuntjak, Rusina 2000:109 menyatakan bahwa “buku referensi adalah karya
yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi“. Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina, 2000:109-112 koleksi referensi
dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab yaitu: 1.
Ensiklopedi, Cakupan isi: memberi informasi atau uraian tentang berbagai bidang ilmu
pengetahuan, dan ada ensiklopedia umum dan ensiklopedi yang terbatas pada satu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang
tersebut. Susunanya menurut abjad dan dilengkapi indeks yang biasanya diberi ilustrasi. Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi
peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
2. Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, defenisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, dan contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus
duabahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan dari satukata ke kata bahasa lainnya.Ada pula kamus yang khusus memuat istilah dengan uraian
arti dalam bidang-bidang ilmu tertentu.
3. Sumber biografi
Cakupan isi: Sumber-sumber yang mengandung bermacam isi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum dan bersifat terbatas
pada satu negara dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari sekelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang-orang tekenal, atau orang-
orang satu profesi. Susunannya biasa menurut nama orang yang dibahas.
4. Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi lembaga atau orang terkemuka
dalam satu profesi. Susunanya memuat sesuai dengan urutan abjad nama atau menurut suatu bagan klasifikasi.
5. Buku tahunan dan almanak
Cakupan isi: Buku referensi jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan pengembangan selama tahun yang baru berlalu, baik
yang bersifat umum maupun terbatas pada satu negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya dilengkapi dengan statistik dan data lain.
6. Sumber ilmu bumi
Universitas Sumatera Utara
26
Cakupan isi : Informasi dalam sumber ilmu bumi berupa keterangan mengenai nama tempat, letak geografis, deskripsi, identifikasi dan jarak. Sumber
informasi jenis ini dapat berbentuk atlas yang memuat dipeta, kamus geografi yang memuat uraian dan buku wisatawan yang memuat informasi mengenai
objek wisata, tempat rekreasi, hotel, restaurant dan hal-hal lain yang berguna bagi wisatawan.
7. Buku Pedoman
Cakupan isi : Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi
umum dalam bidang tertentu.
8. Bibliografi
Cakupan isi : bibliogarfi memberikan informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama
pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Bibliogari tersebut ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang.
Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada satu bidang.
9. Indeks dan Abstrak
Cakupan isi : Buku referensi semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah, indeks hanya memberi keterangan lokasi yaitu nama pengarang,
judul karangan, dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu didapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya
terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
10. Penerbitan Resmi
Cakupan isi : Data fakta resmi, undang-undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual
