16
Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut : 1.
Sistem peminjaman yang dipilih 2.
Petugas yang terampil 3.
Peraturan peminjaman yang jelas Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut :
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan
4. Pencatatan peminjaman dengan tertip dan teratur
Bahan pustaka yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan pustaka dapat dibedakan atas
beberapa bagian yaitu : 1.
Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. 2.
Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1.
keanggotaan 2.
Peminjaman 3.
Pengembalian 4.
Perpanjagan masa pinjam 5.
Penagihan 6.
Pemberian sanksi 7.
Memberikan keteragan bebasbersih pinjaman bahan pustaka. Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan
untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.6.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi
pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi, perpustakaan perlu melakukan percatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan
peminjaman.
Universitas Sumatera Utara
17
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjungpengguna
perpustakaan dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan pustaka tersebut, maka mereka harus mendaftar
untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota
harus membaca tata tertip yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama,
alamat, fakultas atau jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal pemintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan pemintaan
anggota diperpustakaan tersebut.
2.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut syahrial-pamuntjak dalam buku pedoman
penyelenggaraan perpustakaan 2000:97 dinyatakan bahwa: “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedara koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca
didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.” Menurut jangka waktu, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan
menjadi tiga macam : 1.
Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2.
Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari 3.
Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi 2004:74 prosedur
meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1.
Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2.
Petugas memeriksa tanda pegenal pengguna a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langka ketiga
berlangsung sebagai berikut: -
Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi -
Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang meganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsungsebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
18
- pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku
yang tersimpan pada kantong buku. -
Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lenbar tanggal kembali.
- Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali.
3. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka
4. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut pada pengguna
5. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
- Menurut tanggal kembali bahan pustaka
- Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutan kode bahan perpustakaan 6.
Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: 1.
Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan pustaka, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem
tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang dipinjamnya
2. Stempel tanggal kembali menurut tanggal, bulan dan tahun
3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar
mudah dijalankan. Dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan oleh syahrial
pemuntjak, rusina 2000:97 dinyatakan bahwa : Administrasi dari peminjam harus diatur sedemikian rupa sehingga:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang
diperlukan dengan cepat dan tepat. 2.
Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam. 3.
Dapat megetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu. 4.
Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. 5.
Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman. Setiap bahan pustaka yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat
terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya.
Universitas Sumatera Utara
19
2.6.1.3 Pengembalian
