20
habis masa pinjamnya dengan ketentuan dan tidak ada pengguna lain yang ingin melakukan peminjaman bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjanggan dapat
dilakukan hanya satu kali saja, pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu buku
dan slip pengembalian yaitu dengan memberikan capstempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjanggan bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1.
Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2.
Petugas perpustakaan wajib memeriksa formulir pemesanan. 3.
Jika tidak ada yang memesan, petugas membuat tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali Untuk melakukan perpanjangan koleksi dengan
sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibutuhkan pada kartu peminjaman dan kartu buku.
4. Jika ada pengguna melakukan pemesanan koleksi dengan jangka waktu yang
belum habis, maka petugas perpustakaan tidak wajib memberikan perpanjangan buku yang telah sesuai dengan prosedur perpustakaan Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 59 .
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka dengan tepat waktu yang telah ditentukan, pihak perpustakaan akan melakukan penagihan
bahan pustaka tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan ataupun dengan denda sebab sering terjadi, beberapa pengguna
melakukan kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat
penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang akan ditagih sesuai dengan tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu: 1.
Penagihan pertama 2.
Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3.
Penagihan ketiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan Jika sudah beberapa kali dikirim surat peneguran dan tidak juga berhasil
maka bahan pustaka yang dipinjam wajib diperoleh kembali, dan pihak perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan-tindakan lain sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
21
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan
atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan. Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21
2.6.1.6 Pemberian sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda,
peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari
bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar
4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib pustaka
2.6.1.7 Surat Keteragan Bebas Pinjam
