Sistem Pelayanan Terbuka Opac Access Sistem Pelayanan Tertutup Close Access

13

2.5 Sistem Pelayanan

Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, serta dapat mengetahui peraturan tata tertib perpustakaan. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu : 1. sistem layanan terbuka open access 2. sistem layanan tertutup close access.

2.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka Opac Access

Menurut sumardji 1992:70 yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka adalah, ”Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya langsung dapat memilih atau mencari buku pada rak buku”. Pada penjelasan diatas maka sistem pelayanan terbuka, para pengguna secara langsung mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya dari raklemari buku atau koleksi yang tersedia dapat dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah : 1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri. 2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri dapat mencari koleksi buku yang diinginkan oleh pengguna. 3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak. 4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan. 6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam Hs, Lasa 1994:5. Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya. Kerugian menggunakan sistem layanan terbuka adalah : 1. Frekuensi kerusakan lebih besar. 2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukan jarak yang longgar. 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering megadakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung Hs.,Lasa 1994:5-6 Universitas Sumatera Utara 14

2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup Close Access

Menurut sumarji 1992:70 berpendapat bahwa yang dimaksud sistem pelayanan tertutup adalah, ”Setiap anggota perpustakaan akan meminjam buku yang dikehendaki dapat memilih atau mencari lewat kartu katalog dan kemudian bukunya dicarikan atau diambil oleh petugas pada rak buku”. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung masuk kelokasi ruang koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan memiliki bahan pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi. Keuntugan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah : 1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak muda rusak. 3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka. 4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi Hs.,Lasa 1994:5. Menurut Saleh 2001: 4 Kelemahan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah • Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan reliable. Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya. • Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer OPAC atau Online Public Access Catalogue akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain availability. • Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cenderung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas shift. Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat. Universitas Sumatera Utara 15 • Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog pada katalog kartu atau penghapusan data pada katalog OPAC. Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan.

2.6 Jenis-jenis pelayanan perpustakaan