21
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan
atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan. Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21
2.6.1.6 Pemberian sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda,
peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari
bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar
4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib pustaka
2.6.1.7 Surat Keteragan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan,
pemberian surat keteragan bebas pinjam dimaksutkan agar koleksi terpelihara dan
Universitas Sumatera Utara
22
pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
1. Ujian akhir
2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keteranggan bebas pinjam dari tagihan
perpustakaan. Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keteragan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keteragan “bebas pinjam“ menyerahkan tanda
pengenal. 2.
Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada
kartu pinjam. 4.
Kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam“.
5. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam“ dengan identitas pengguna Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27. Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas
merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi non aktif.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai aktivitas-aktivitas bagian pelayanan perpustakaan kepada pengunjung perpustakaan, perlu dikumpulkan
data tentang berapa jumlah pengunjung yang datang diperpustakaan, yang melakukan kegiatan membaca dan juga melakukan peminjaman koleksi, setiap
perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan beberapa fasilitas yang dapat mendukung daya tarik minat pengunjung juga jumlah pengunjung yang berada
diruang baca, dan jumlah bahan pustaka yang dipinjam serta jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya pencatatan dilakukan pada akhir hari.
Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari pada perpustakaan yang jam
Universitas Sumatera Utara
23
bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul 08.00
sampai 17.00 WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat
laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi: -
Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya -
Jumlah anggota keseluruhannya -
Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal -
Jumlah pengunjung diruang baca. Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data
dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
