Struktur Organisasi dan Staf Koleksi

30

BAB III PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUSLIM NUSANTARA UMN MEDAN 3.1 Gambaran Umum Universitas dan Perpustakaan UMN Medan Universitas Muslim Nusantara berdiri pada tanggal 08 Agustus 1996 bersamaan dengan berdirinya perpustakaan UMN Medan. Pada awalnya UMN merupakan salah satu fakultas yang berada pada naungan Universitas Al- Washliyah UNIVA yaitu FKIP UNIVA. Setelah berjalan beberapa lama kemudian berubah lagi, hingga akhirnya pada tahun 1996 berubah lagi namanya menjadi Universitas Muslim Nusantara UMN. Pendiri dari UMN dan sekaligus Rektor pertama yaitu Drs. H Effendy Daulay, MM. Kampus UMN berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di jalan Garu II no.93 Medan dan kampus B berlokasi di jalan garu II no.02 Medan. UMN memiliki enam fakultas ; Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan FKIP, Fakultas Matematika dan Ilmua Pengetahuan Alam FMIPA, Fakultas Ekonomi FE, Fakultas Pertanian FP, Fakultas Hukum FH dan Fakultas Sastra FS. Sejalan dengan perubahan nama lembaga induknya, perpustakaan juga mengalami perubahan nama yang saat ini dinamakan perpustakaan UMN dan berada pada lokasi kampus B yang beralamat di Jalan Garu II No.02 Medan. Perpustakaan UMN didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma perguruan tinggi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bagi sivitas akademik. Perpustakaan UMN memiliki ruangan yang berukuran 24 X 9 m dan semua kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan. Lokasi perpustakaan ini sangat mudah dijangkau oleh sivitas akademika. Pengguna yang ada pada perpustakaaan UMN sebanyak 621 orang dengan jumlah koleksi 1428 judul 3845 eksemplar.

3.2 Struktur Organisasi dan Staf

Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi yang baik dapat diketahui dengan mudah dan juga mempunyai gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisi tersebut. Universitas Sumatera Utara 31 Perpustakaan UMN dalam menjalankan kegiatan yang dikelolah oleh tiga orang petugas. Ketiga orang inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di perpustakaan UMN tersebut. Ketiga orang tersebut adalah: 1. Drs. H. Syafi’i Zaini pendidikan Sarjana, menjabat sebagai kepala perpustakaan 2. Yati Sari Siregar, S.Pd pendidikan Sarjana, menjabat sebagai kepala tata usaha 3. Titik Alaina Sumin pendidikan SMK, menjabat sebagai staf perpustakaa Ketiganya merupakan petugaspustakawan yang bukan dari ilmu perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan. Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang merupakan bawahan yaitu; pelayanan teknis dan pelayanan pengguna. Dimana masing-masing bagian memiliki sub-sub bagian antara lain pelayanan teknis menjadi tiga bagian yaitu; pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan. Sedangkan pelayanan pengguna dibagi dalam dua bagian yaitu; pelayanan sirkulasi dan referensi.Perpustakaan UMN secara makro berada pada lingkungan kerja bagian tata usaha, dimana perpustakaan merupakan lembagabadan bawahan dan tanggung jawab kepada bagian tata usaha tersebut. Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro : Kepala Perpustakaan Kepala Tata Usaha Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna Pegadaan Pengolahan Pemeliharaan Sirkulasi Referensi Universitas Sumatera Utara 32 Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan UMN secara mikro. Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009 3.3 Sarana 3.3.1 GedungRuangan Perpustakaan UMN berada pada lingkungan universitas yang menempati salah satu ruangan perkuliahan sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademik UMN. Ruangan perpustakaan UMN berukuran 24 x 9 meter yang dibagi menjadi lima bagian ruang yaitu: 1. ruangan koleksi : 9 X 4 meter 2. ruangan baca : 5 X 4 meter 3 ruangan sirkulasi : 3 X 4 meter 4. ruangan kepala perpustakaan dan : 4 X 4 meter 5. ruangan layanan internet : 5 X 5 meter

3.3.2 Perabotan

Dalam melaksanakan kegiatan yang ada di perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, perpustakan juga harus memiliki perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan. Perabotan yang dimiliki perpustakaan UMN berupa: Tabel 3.2 Perabotan dan Peralatan No Barang Jumlah 1. Lemari arsip 1 2. Rak buku 4 3. Meja sirkulasi 1 4. Meja kerja perpustakaan 2 5. Meja bacapengguna 4 6. Kursi baca dan kursi petugas 10 7. Komputer dan sambungan internet 41 8. Rak penitipan tas 1 Universitas Sumatera Utara 33

3.3.3 Anggaran

Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan baik meskipun sistemnya bagus dan memiliki pustakawan bermutu. Maka perpustakaan harus mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukan kepada lembaga induknya, atau lembaga lain yang berkewajiban untuk memberi anggaran kepada perpustakaan. Anggaran perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN berasal dari lembaga induk Universitas Muslim Nusantara UMN atau biro Rektor Universitas Muslim Nusantara UMN dan mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan. Biasanya seluruh dana yang diperoleh oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN diserahkan kepada Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara UMN. Apa bila Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN dapat menyerahkan proposal pengajuhan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan Biro Rektor Universitas Muslim Nusaantara UMN. Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan-bahan perpustakaan yang sesuai dengan keiginan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN.

3.4 Koleksi

Koleksi perpustakaan harus lengkap dapat memadai jumlah serta subjeknya, agar dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah dan jumlah pemakai perpustakaan. Perpustakaan UMN memiliki koleksi yang terdiri dari bahan pustaka yang berupa buku dan non buku seperti: Universitas Sumatera Utara 34 • Bahan pustaka berupa buku, misalnya: - buku-buku teks - buku-buku referensi • Bahan pustaka non buku, misalnya: - majalah - jurnal - bulletin - surat kabar - karya ilmiah Tabel 3.3 Jumlah koleksi Perpustakaan UMN No Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar 1. Buku teks 877 3010 2. Referensi 25 34 3. Majalah 6 238 4. Jurnal 4 40 5. Bulletin 1 4 6. Karya ilmiah 515 515 Jumlah 1428 3845 Sumber: Perpustakaan Muslim Nusantara,2009 Selain koleksi-koleksi yang diatas, perpustakaan UMN juga memiliki koleksi yang diterbitkannya sendiri yaitu koleksi terbitan yang dihasilkan oleh lembaga induknya.koleksi terbitan tersebut yaitu: - Karya ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajardosen seperti ,makalah dan laporan hasil penelitian - Diktat-diktat : karya dosen - Buku panduan Universitas Muslim Nusantara UMN Universitas Sumatera Utara 35

3.5 Sistem Pelayanan