3.2 Struktur Organisasi dan Staff
Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi yang baik
dapat diketahui dengan mudah gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisasi tersebut.
Perpustakaan UMN dalam menjalankan roda kegiatannya dikelola oleh tiga orang petugas. Ketiga orang petugas inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di
Perpustakaan UMN tersebut. Ketiga orang tersebut adalah: Tabel 1.1 : Pegawai Perpustakaan UMN
Jabatan Pendidikan
Kepala Perpustakaan Sarjana
Kepala Tata Usaha Perpustakaan Sarjana
Pegawai Perpustakaan SMK
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009 Ketiganya merupakan petugaspustakawan yang bukan dari disiplin ilmu
perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro:
Gambar 1.1: Struktur Organisasi Perpustakaan UMN secara mikro. Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara,2009
Struktur organisasi Perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang merupakan bawahannya yaitu; pelayanan teknis dan pelayanan pengguna. Dimana
masing-masing bagiannya memiliki sub-sub bagian antara lain pelayanan teknis menjadi tiga bagian yaitu; pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan. Sedangkan pelayanan
pengguna dibagi dalam dua bagian yaitu; pelayanan sirkulasi dan referensi. Perpustakaan UMN secara makro berada pada lingkungan kerja bagian tata usaha, dimana
perpustakaan merupakan lembagabadan bawahannya dan tanggung jawab kepada bagian tata usaha tersebut.
3.3 Sarana 3.3.1 GedungRuangan
Perpustakaan UMN berada pada lingkungan universitasnya yang menempati salah satu ruangan perkuliahan sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademika UMN.
Ruangan Perpustakaan UMN berukuran 24x9 meter yang dibagi menjadi enam bagian ruangan yaitu: ruangan koleksi, ruangan baca, ruangan sirkulasi, ruangan kepala
perpustakaan dan ruangan layanan internet.
Kepala Perpustakaan
Kepala Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna
Pengadaan
Pengolahan
Pemeliharaan Sirkulasi
Referensi
Universitas Sumatera Utara
3.3.2 Perabotan
Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan
aktifitas perpustakaan tersebut. Perabotan yang dimiliki Perpustakaan UMN berupa:
1. Lemari arsip 2. Rak buku
3. Meja sirkulasi 4. Meja kerja perpustakaan
5. Meja bacapengguna 6. Kursi baca dan kursi petugas
7. Komputer dan sambungan internet
8 Rak penitipan tas 3.3.3 Anggaran
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan baik meskipun sistemnya bagus dan
pustakawannya bermutu. Maka, semua pustakawan harus mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu
perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya, atau lembaga
lain yang berkewajiban untuk memberi anggaran kepada perpustakaan. Anggaran Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN berasal dari
lembaga induk Universitas Muslim Nusantara UMN atau Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara UMN dan mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya
dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan.Biasanya seluruh dana yang diperoleh oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN diserahkan
kepada Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara UMN.
Apabila perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak perpustakaan Universitas Muslim Nusantara UMN
Universitas Sumatera Utara
dapat menyerahkan proposal pengajuan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan kepada Biro Rektor Universitas Muslim
Nusantara UMN. Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan – bahan perpustakaan yang sesuai dengan perpmintaan Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara UMN.
3.4 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti dapat memadai jumlah serta subjeknya, agar dapat menunjang program perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah dan jumlah pemakai perpustakaan.
Perpustakaan UMN memiliki koleksi yang terdiri dari bahan perpustakaan berupa buku dan bukan buku seperti:
a. Bahan perpustakaan berupa buku, misalnya: - buku-buku teks
- buku-buku referensi b. Bahan perpustakaan bukan buku, misalnya:
- majalah - jurnal
- buletin - surat kabar
- karya ilmiah
Universitas Sumatera Utara
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMN adalah sebagai berikut:
Tabel 1.2 : Jumlah koleksi Perpustakaan UMN
No. Jenis Koleksi
Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Buku teks
877 3010
2. Referensi
25 34
3. Majalah
6 238
4. Jurnal
4 40
5. Bulletin
1 4
6. Karya ilmiah
515 515
Jumlah 1428
3845
Sumber: Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009 Jumlah pengguna Perpustakaan UMN adalah sebanyak 621 orang dengan jumlah
koleksi keseluruhan 1428 judul dengan 3845 eksemplar. Koleksi yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak dapat membantu pengguna
dalam penelusuran informasi. Setiap buku dibuat call numbernya. Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke-18. Penjajarannya dalam rak disusun
berdasarkan nomor kelas. Dalam kegiatan pengadaan bahan perpustakaan, Perpustakaan UMN melakukan
kegiatan pemilihan bahan perpustakaan dengan melibatkan staf perpustakaan dan staf pengajardosen. Sedangkan alat bantu yang digunakan dalam pemilihan bahan
perpustakaan tersebut adalah brosur dan katalog penerbit. Bahan perpustakaan yang ada di Perpustakaan UMN berasal dari:
1. Pembelian 2. Hadiah dan sumbangan
3. Penerbitan sendiri.
Universitas Sumatera Utara
3.5 Sistem Pelayanan
Kategori