2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor
dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut: 1.
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat Surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3.
Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,
2004:21
2.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya.
Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar
mereka menyadari bahwa bahan perpustakaan tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan
bahwa: Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar.
4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
2.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat
keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
1. Ujian akhir
Universitas Sumatera Utara
2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keterangan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan.
Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keterangan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘bebas pinjam’ menyerahkan tanda
pengenal 2.
Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada
kartu pinjam 4.
Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel ‘bebas pinjam’
5. Petugas mengisi tanda bukti ‘bebas pinjam’ dengan identitas pengguna Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27. Setelah persyaratan bebas pinjaman perpustakaan terpenuhi, maka petugas
merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi alumni.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai kesibukan dan aktivitas bagian pelayanan kepada pembaca, perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan bagian ini. Untuk
keperluan ini, setiap hari jumlah pengunjung ruang baca, jumlah bahan perpustakaan yang dipinjam dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya
pencatatan dilakukan pada akhir hari. Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari pada perpustakaan yang buka sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini
dapat ditentukan jam buka yang paling efektif. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulana. Pada akhir tahun bagian peminjaman
ini memberi laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi: - jumlah anggota baru yang terdaftar dalam tahun ini
- jumlah anggota seluruhnya - jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal
Universitas Sumatera Utara
- jumlah pengunjung di ruang baca. Bersama dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan
untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan Kepala Perpustakaan mengenai aktivitas
selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
