memperpanjang waktu peminjaman bahan perpustakaan setelah habis masa pinjamnya dengan ketentuan tidak ada pengguna lain yang ingin meminjam bahan perpustakaan
tersebut. Biasanya perpanjangan dapat dilakukan hanya satu kali. Pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan perpustakaan
dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian yaitu dengan stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1.
Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2.
Petugas memeriksa formulir pemesanan 3.
Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual,
tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59.
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan.
Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan sebab sering terjadi pada kelompok tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi.
Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan perpustakaan yang akan ditagih, tanggal batas
pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar. Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan:
1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
Universitas Sumatera Utara
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor
dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut: 1.
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat Surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3.
Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,
2004:21
2.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya.
Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar
mereka menyadari bahwa bahan perpustakaan tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan
bahwa: Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar.
4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
2.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam
