Wewenang dan Tanggung Jawab
c. Marketing and Sales
1. Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon pelanggan. 2. Mengecek e-mail yang masuk.
3. Menjawab dan membuat e-mail yang belum sempat dikerjakan oleh bagian sales support
. 4. Menghubungi pelanggan melalui e-mail maupun telepon.
5. Membuat perjanjian dengan pelanggan. 6. Mengkomunikasikan permintaan pelanggan ke bagian sales support untuk
dibantu. 7. Membuat surat jalan untuk pembelian local.
8. Mengirimkan contoh barang ke pelanggan. 9. Mengunjungi pelanggan.
10. Membuat penawaran harga ke pelanggan. 11. Menawar harga ke supplier.
12. Membuat laporan kerja ke kepala marketing sales setiap minggu. 13. Membuat laporan komisi tiap tiga bulan sekali.
14. Membuat laporan sales tiap bulan. 15. Memperbaharui contoh barang, penawaran dan harga yang telah diberikan pada
pelanggan. 16. Mencari pelanggan baru.
17. Mencari produk baru dan perkembangan produk di pasar. 18. Memantau komunikasi dan hubungan dengan pelanggan lama.
19. Mengecek dan mencari informasi produk pasar. 20. Mengantar sendiri barang yang jumlahnya sedikit dan dokumen pada saat semua
pemgantar dalam keadaan sibuk. 21. Memantau pembayaran dari pelanggan ke perusahaan.
22. Mengecek barang yang datang apakah ada yang rusak atau memerlukan pengepakan ulang.
23. Mencatat harga-harga baru yang didapat dari supplier. 24. Membandingkan harga dari supplier yang satu dengan supplier yang lainnya.
25. Mengkomunikasikan apa yang telah didapat dari supplier ke pelanggan. 26. Menyampaikan keluhan pelanggan atas barang yang diterima ke supplier,
demikian juga klaim dan sebagainya. 27. Memperhatikan jadwal pengiriman utnuk barang-barang yang telah dikontrak dan
bagaimana dengan pembayarannya.
d. Sales Support
1. Meminta penawaran harga ke supplier berdasarkan permintaan barang yang diterima oleh sales.
2. Membuat balasan e-mail mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sales, seperti penawaran dan permintaan harga, serta komunikasi dengan supplier.
3. Menyampaikan setiap permintaan barang dan harga ke supplier dan mengkomunikasikan setiap perkembangan kepada sales.
4. Membandingkan harga dari supplier yang satu dan lainnya.
5. Membantu sales untuk memasarkan barang. 6. Membuat dan menginput kontrak penjualan dengan menggunakan program yang
telah disepakati. 7. Mengirim duplikat dokumen melalui faksimili.
8. Mengirim dokumen asli. 9. Memeriksa apakah setiap dokumen yang dikirim telah diterima oleh orang yang
dituju. 10. Mengubah dokumen bila diperlukan.
11. Membuat file. 12. Mendistribusikan file k bagian finance agar dapat ditagih sesuai dengan
waktunya. 13. Meng-update harga-harga barang.
14. Mencari dan membuat surat perkenalan ke supplier baru. 15. Membuat surat jalan.
16. Bertanggung jawab kepada sales. 17. Menginformasikan jadwal pengiriman barang ke pelanggan.
e. Shipping Departement
1. Membuat shipping instruction atas semua pemesanan barang. 2. Meminta LC.
3. Meminta dokumen asli dan rangkap. 4. Menginput data dan meng-update data.
5. Membuat laporan penjualan. 6. Membalas dan membuat e-mail yang berkaitan dengan masalah pengiriman.
7. Meminta persetujuan dari kepala sales untuk perubahan pembayaran atau perubahan lain yang di luar peraturan.
8. Membuat jadwal keberangkatan kapal dan penundaan kapal.
f. Human Resource Development
HRD 1. Menanggulangi keluhan-keluhan dan keresahan karyawan.
2. Menyeleksi, merekrut karyawan baru dan mempersiapkan pada posisi yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.
3. Mengusahakan dan mempertahankan suasana gairah kerja yang baik. 4. Mengadakan perbaikan lingkungan kerja dan mengadakan bimbingan kerja
kepada karyawan.
g. General Affairs
1. Mengurus absensi. 2. Membuat kas kecil.
3. Memeriksa pekerjaan dari office boy. 4. Bertanggung jawab atas gudang, barang yang masuk dan keluar gudang.
5. Mencatat contoh barang yang masuk dan menyimpannya. 6. Mengurus file yang telah selesai diproses.
7. Memastikan persediaan perlengkapan kantor serta air minum.
8. Membeli perlengkapan kantor. 9. Menerima laporan dari office boy tentang keadaan peralatan dan perlengkapan
kantor dan mengadakan perbaikan jika ada yang rusak. 10. Bertugas keluar jika diperlukan untuk membeli atau mengantar barang.
h. IT Departement
1. Menentukan bagian-bagian perusahaan yang memerlukan IT. 2. Menentukan software yang dibutuhkan oleh setiap bagian perusahaan.
3. Membuat program aplikasi. 4. Membuat rancangan layar user interface.
5. Merancang database yang digunakan untuk menyimpan data. 6. Menguji program yang telah dibuat.
7. Memperbaiki error yang telah ada. 8. Menjalankan program di satu bagian perusahaan.
9. Mengintegrasikan semua aplikasi ke seluruh bagian perusahaan. 10. Menghubungkan semua aplikasi dengan database perusahaan.
11. Memelihara sistem secara berkala. 12. Meng-update database secara berkala.