4.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab
a. Sekretaris
1. Korespondensi: membuat atau membalas surat, fax dan e-mail. 2. Menjawab dan melakukan panggilan telepon.
3. Menyimpan, mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan oleh pimpinan. 4. Membuat terjemahan untuk surat-surat bila diperlukan.
5. Menyiapkan surat, contoh barang maupun barang pesanan untuk dikirim ke luar. 6. Bertanggung jawab atas ruangan pimpinan.
7. Menyiapkan dan mengirim kartu serta bingkisan hari raya kepada pelanggan serta supplier
. 8. Membuat surat penawaran harga ke pelanggan.
9. Mengatur dan membuat reservasi tiket untuk perjalanan dinas pimpinan. 10. Mengatur dam membuat reservasi hotel untuk tamu maupun pimpinan saat
berdinas di luar kota negeri. 11. Membuat dan mengkonfirmasi perjanjian untuk pimpinan.
12. Membuat surat dan memo untuk internal kantor.
b. Accounting and Finance
1. Menginput data penjualan berdasarkan dokumen sales contract. 2. Menjadwalkan tukar faktur dan tagihan.
3. Menanyakan pembayaran yang akan jatuh tempo. 4. Menginput hasil tagihan dalam buku penjualan dan buku bank note.
5. Cel di bank atas pembayaran melalui transfer. 6. Mengecek saldo bank.
7. Rekonsiliasi rekening Koran bank. 8. Menyiapkan dan membuka cek BG unutk pembayaran dan menjadwalkan
pembayaran. 9. Menyiapkan pengiriman uang.
10. Mengecek hitungan komisi perfile. 11. Membuat dan mengecek tagihan yang akan di kirim ke pelanggan.
12. Menginput dan membuat nota debit ke supplier. 13. Mendokumentasikan data akuntasi dan keuangan.
14. Menginput data untuk laporan keuangan. 15. Menghitung PPN.
16. Membuat laporan pajak. 17. Membuat laporan overprice.
18. Menelepon ke pelanggan untuk hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, seperti penagihan.
19. Cek laporan komisi dari sales. 20. Membuat dan membalas e-mail masuk yang berhubungan dengan keuangan.
21. Meminta tanda tangan dari direksi yang berhak untuk setiap pengeluaran uang. 22. Membuat kas kecil.
23. Mengirim faksimili rangkap TT ke supplier. 24. Membuat jurnal.
Kategori