39
Gambar di atas jelas menunjukann bahwasannya kelengkapan informasi yang dilayankan perpustakaan kepada pemustaka belum maksimal. Judul koleksi
belum dicantumkan. Padahal judul merupakan bagian penting bagi pemustaka dalam melakukan penenlusuran di OPAC. Hal ini jelas nantinya akan menyulitkan
pengguna dalam temu kembali informasi.
4.2.3 Economy Ekonomi
Indikator ketiga ialah Economy Ekonomi. Penilaian terhadap segi ekonomi mencangkup biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang ada.
Sistem dapat memberikan penghematan operasional dan keuntungan bagi instansi yang menerapkannya. Demikian juga halnya dengan sistem automasi
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Sistem automasi dapat menghemat biaya operasional dan memberikan keuntungan bagi perpustakaan.
Sehubungan dengan hal ini, dapat dilihat jawaban dari informan I
1
menyatakan
bahwa:
“Untuk biaya operasional terjadi penghematan.” Penghematan terjadi pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Medan, namun tidak terlalu signifikan. Hal ini terlihat dari pernyataan lanjutan informan I
1
yang menyatakan bahwasannya masih ada biaya tak terduga yang memerlukan biaya yang cukup mahal. Pengeluaran biaya yang cukup mahal
dikarenakan kurangnya staf ahli pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang menangani sistem automasi apabila terjadi kerusakan
40
maupun perubahan modul. Perpustakaan harus memanggil programmer dari luar. Berikut pernyataan informan I
1
: “Ada pengeluaran biaya tak terduga yang cukup mahal, dikarenakan
setiap terjadi kesalahan atau kerusakan dan ketika ingin melakukan penambahan modul, perpustakaan harus memanggil programmer yang
mengeluarkan biaya cukup besar. Sistem automasi dbangun berdasarkan keinginan perpustakaan.”
Sistem automasi tidak menjamin penghematan biaya pada perpustakaan.
Sistem automasi yang berjalan dapat menghemat biaya namun tidak terlalu signifikan. Ini berarti tidak banyak penghematan atau keuntungan yang diperoleh
dari sistem automasi yang ada.
4.2.4 Control Keamanan
Indikator keempat ialah control keamanan. Fungsi kontrol lebih ditekankan kepada pengelola sistem automasi perpustakaan. Analisis ini meliputi
pengawasan dan pengendalian dari sistem yang diterapkan. Sistem automasi Universitas HKBP Nommensen Medan tentunya memiliki sistem keamanan
sendiri, pengelola harus dapat mengendalikan sistem dari kejahatan data seperti pembajakan, serangan virus yang dapat merusak datainformasi, serta kemudahan
akses untuk pengamanan sistem. Pengendalian yang dilakukan pada perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan belum dapat memberikan kepuasan kepada pemustaka. Pengendalian sistem automasi yang seharusnya dapat meningkatkan kinerja
layanan perpustakaan belum berjalan dengan baik dan menghindari dari kejahatan seperti pembajakan. Sistem ini sejalan dengan Performance, Information dan
41
Economy. Apabila fungsi Control dari perpustakaan belum maksimal maka berdampak pada sistem lainnya. Pada perpustakaan Universitas HKBBP
Nommensen Medan pernah terjadi pembanjakan akun staf perpustakaan yang dinyatakan oleh informan I
1
: “Pernah terjadi penyelewengan pada akun staf.”
Penyelewengan merupakan bagian dari pembajakan. Penyelewengan dapat terjadi karena berbagai alasan. Salah satunya karena kurangnya ketelitian dari staf
perpustakaann. Hal ini terbukti dari pernyataan I
1
bahwa penyelewengan terjadi karena staf tidak menyimpan login mereka, sehingga digunakan oleh pihak lain.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen melakukan fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap sistem automasi mereka yang dipegang
oleh kepala perpustakaan. Keamanan sistem automasi yang dibangun hanya dapat diketahui oleh pengelola saja tidak diorientasikan kepada pemustaka. Hal ini
bersifat privasi dan tertutup karena merupakan bagian pengawasan dan pengendalian dari sistem yang diterapkan. Seperti peryataaan informan I
1
yang menyatakan :
“Sistem control berada ditangan kepala perpustakaan. Saya dapat mengontrol pekerjaan seluruh staf dari jarak jauh kecuali bagian
pengadaan dan pengolahan. Staf perpustakaan harus login ketika mereka bekerja sehingga pekerjaan mereka dapat saya pantau dengan jarak yang
jauh. Password setiap staf berbeda.”
Hal diatas juga dibenarkan oleh I
4
. Bahwa pemegang control ialah kepala perpustakaan. Sementara bagian PSI hanya sebagai penghubung antara
perpustakaan dengan programmer. Berikut pertanyaan yang diberikan.
42
“Kontrol perpustakaan dipegang oleh kepala perpustakaan. Kami hanya memfasilitasi jaringan dan server penyimpanan saja. kontrol sistem
automasi ada pada kepala perpusstakaan.”
Setiap membangun sistem yang baru tentu memiliki kendala bagi setiap instansi termasuk perpustakaan. Membangun sistem automasi tentunya juga
menyiapkan server dan hardware yang sesuai. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tidak luput dari kendala dalam penerapan sistem automasi
mereka. Seperti pernyataan I
1
, bahwa kendala utama perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan ialah server dan jaringan. Kendala tersebut terjadi
karena server dan jaringan perpustakaan sama dengan server dan jaringan lembaga yang menaunginya. Hanya ada satu server untuk seluruh aktivitas yang
ada dibagian PSI. Hal ini dijelaskan oleh I
1
yang menyatakan sebagi berikut : “Kendala yang sering dihadapi ialah jaringan. Ketika terjadi kerusakan
di bagian PSI , maka perpustakaan tidak dapat menjalankan sistem automasi sistem kerumahtanggan. Selain itu, server perpustakaan dan
universitas hanya memiliki 1 server yang ada di bagian PSI.” Kendala ini sangat mengganggu aktifitas dari perpustakaan. Apabila
jaringan rusak, maka perpustakaan tidak dapat melaksanakan aktifitasnya dengan maksimal. Hanya divisi pengembalian yang dapat menjalankan pekerjaannya. Hal
ini dibenarkan dengan pernyataan informan I
2
yang menyatakan sebagai berikut : “Bila jaringan rusak, perpustakaan bekerja tidak maksimal. Hanya
bagian sirkulasi pengembalian yang berjalan.” Hal lain yang menjadi kendala ialah data yang ada di perpustakaan tidak
dapat ditampung sepenuhnya yang menyebabkan penyimpanan data kurang maksimal. Hal ini diutarakan oleh informan I
1
bahwasannya selain jaringan yang menjadi kendala ialah server penyimpanan data.
Pendapat tersebut
43
memperlihatkan, bahwa perpustakaan tidak dapat bekerja secara optimal dikarenakan perpustakaan tidak memiliki server dan jaringan sendiri. Sehingga,
dalam melakukan input, proses dan output mereka terkendala. Sementara itu, masalah lain yang ditemukan pada perpustakaan HKBP
Nommensen Medan ialah sering terjadi kerusakan pada sistem atau error sistem yang menyebabkan kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan menjadi terhambat.
Staf perpustakaan HKBP Nommensen Medan mengetahui hal tersebut, namun tidak memperbaiki kerusakan yang terjadi. Hal ini bukan karena perpustakaan
tidak ingin memperbaiki kerusakan yang terjadi melainkan, karena perpustakaan tidak mempunyai staf yang ahli dalam menangani masalah ini. Perpustakaan harus
memanggil programmer dari luar, yang menyebabkan perpustakaan memerlukan waktu yang cukup lama dalam memperbaiki kerusakan yang terjadi.
4.2.5 Efficiency Efisiensi
