4. Prosedur Pembelian
Langkah-langkah transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut:
1. Pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal,
bagian gudang menulis surat permintaan pembelian purchase requestion rangkap 3 tiga dan untuk barang-barang yang
tidak diselenggarakan sistem persediaan di gudang maka surat permintaan diajukan oleh masing-masing yang membutuhkan.
Surat permintaan pembelian yang sudah ditandatangani oleh kepala bagian yang membutuhkan dan selanjutnya
didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 untuk bagian pembelian
Lembar 2 untuk bagian hutang Lembar 3 untuk bagian gudang atau bagian yang membutuhkan
sebagai arsip dan disimpan menurut nomor. 2.
Atas dasar surat permintaan pembelian atau anggaran pembelian, fungsi pembelian menulis surat permintaan
penawaran harga kepada beberapa pemasok. 3.
Jawaban dari pemasok yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan pemasok
mana yang menawarkan harga yang paling menguntungkan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
4. Setelah bagian pembelian menetukan pemasok yang cocok,
selanjutna menulis order pembelian rangkap 6 enam dan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 dan 2 untuk pemasok, lembar 2 akan dikembalikan oleh pemasok sebagai pemberitahuan,
Lembar 3 untuk bagian hutang, Lembar 4 untuk bagian gudang,
Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang, Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian nomor urut digabung
dengan lembar ke dua atau dipisahkan menurut abjad. 5.
Bagian penerimaan barang memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang dikirim pemasok. Apabila barang yang dikirim
pemasok sesuai dengan surat order pembelian, bagian penerimaan barang menulis laporan penerimaan barang
rangkap 3 tiga dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 untuk bagian pembelian,
Lembar 2 untuk bagian penerimaan barang sebagai arsip berdasarkan nomor,
Lembar 3 untuk bagian gudang bersama dengan barang. 6.
Bagian gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan, penerimaan barang mencatat laporan penerimaan
dalam kartu gudang dan kartu barang kemudian menyerahkan
Universitas Sumatera Utara
laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani kepala bagian gudang ke bagian hutang.
7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa
dan dicocokkan denga order pembelian kemudian diberikan persetujuan atas faktur tersebut dan selanjutnya diserahkan ke
bagian hutang. 8.
Bagian hutang memeriksa faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan
permintaan pembelian. Apabila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 tiga dn didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip untuk bagian hutang dan disimpan dalam arsip berdasar tangal jatuh tempo. Lembar 3
untuk bagian akuntansi buku besar.
5. Sistem Pengendalian Intern a. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern
Kategori